采购-费用和报销制度

采购,费用和报销制度财务付款和费用及报销管理制度一、目的：为了使财务付款及报销流程明晰化、规范化。二、范围：适用于总部、分公司、各部门。三、报销办法⒈报销范围商品类采购(指商品等)、办公用品类采购(包括文化用品、劳保用品、花卉等)、固定资产采购(包括汽车、电脑、打印机、办公家具等)、图书音像资料、差旅费、运费、广告费、其他(如业务招待费、伙食费、零星支出等)。⒉报销凭证报销时应提供购货合同书、购货协议书、购货订单、物品申购审批单、出差申请审批表及其他相应资料。3.报销流程⑴报销人填写企业微信审批后，经公司相关部门经理审批通过后，每周六上缴凭证下周一至出纳员处领款或划拨，最后交财务中心会计账务处理。⑵流程图报销人→相关部门经理→会计→出纳员→账务4.特别规定（1）员工因公出差可以借差旅费。由出差人申请“费用”，注明出差地点、时限、事由，并由部门主管批准，由财务部批准，到出纳处办理。（2）出差较为频繁（如外围业务员）及业务费较多（如分公司经理），可采用定额备用金方式。其中各公司经理不超过5000元，业务员不超过1000元，当其岗位变动时或年终放假时扣回。（3）当月连续几次出差，在上次借款未还清的，不予再借款。试用期不足一月人员单独出差，不予借差旅费。特殊情况经部门主管同意可借不超过本人半个月的工资。（4）借款人员终结事务，在报销时扣回借款，当时不能扣回的，在本月开资时就借款总额一并扣回。（5）大额借款（大于5000元）需经公司总经理批准。四、报销办法1、差旅费报销办法（1）员工出差交通工具标准为：火车硬坐、汽车普客、轮船三等舱位。在晚上8：00到次日7：00之间出差，乘车船超过4小时，可以乘坐火车卧铺、汽车卧铺或豪华空调、轮船二等舱。但同时扣减一夜住宿费补贴。员工符合乘坐卧铺或豪华空调，轮船二等舱的，非主观原因未能乘坐的，可按硬坐车票或三等舱票价的50%发给补贴。（2）各公司领导因公出差，所发生的招待费、车资费、住宿费等合理费用凭票据报销；远距离出差，可乘坐火车硬卧或经集团公司总经理批准可以乘坐飞机普通舱。如果员工与公司领导一起出差，所有与业务相关的开支均由公司统一支付。（3）出差期间补助标准：公司内部所有员工为早餐5元、中餐15元、晚餐15元，即伙食补助35元/天，住宿标准120元/天；如遇长期驻地，可就近租房居住。出差到经济发达地区如深圳、广州、上海、南京等地，住宿标准可上浮30元/天。出差时间不足一天，视实际误餐数执行。出差在50公里以内（含市内），不享受伙食补助。如果在公司食堂就餐或在标准内报销餐费（不含对外宴请，宴请需要直接领导批准），则不享受对应伙食补助。多人共同出差，同住一间房的，可按同住人中职务最高的人员标准报销住宿费。（4）出差人员出差回来，凭有效车船票据实报销。有效车船票指出发点到目的地区间车票，时间上符合出差时限，中途不得绕路办其他事宜。应优先选择出差地分公司宿舍住宿，当不能解决时凭有效票据在规定标准内据实报销住宿费，超过部分自负。2、办公用品、低值易耗品报销办法（1）每月底由各使用部门负责人根据工作需要填写“办公用品、低值易耗品使用计划表”，交各公司办公室汇总，提请各公司领导审批后购买。专业性、技术性强的物品，可委托相关人员购买。（2）所购办公用品、低值易耗品，实行定人验收、保管、领用登记的办法。（3）购买后由各公司办公室有关经办人按财务规定粘贴有关报销单据，经有关领导签字批准或企业微信批准、财务审核后，予以报销。3、固定资产购置费用报销办法（1）各下属公司原则上没有直接采购固定资产的决策权。（2）由各有关部门提出书面申请，并做出可行性分析报告，报公司各对口部门审核，报公司总经办批准后，到企业微信上申请费用购买。（3）固定资产购买、安装、调试、验收合格后，主管部门应尽快将有关单据到各公司财务部办理报销手续。（4）所购固定资产纳入公司，统一管理。4、业务招待费报销办法公司因工作、业务需要，经公司领导安排，接待客户及相关人员，本着不浪费的前提下，所发生的招待费，经办人应在招待费发票上背书其招待人员及人数，经各部门领导审核批准后，予以报销。5、交通费报销办法（1）原则上应优先坐公交车，特殊情况经部门经理以上（含）事先批准，可以乘坐出租车。（2）出租车票上需背书从哪里到哪里，做什么事，经部门领导审核，报主管领导签字批准后，予以报销。公交车，地铁等交通工具最后出业绩做奖励，不再单报。6、通讯费报销办法（1）手机通讯补助每月通过工资发放，不再报销。凡由公司委托银行代扣手机费的，在其工资中自动扣减相关费用。7、其它费用报销办法（1）采购物品报销时，除提供费用报销单外，还应提供经物品管理人员签字的验收单或入库单。（2）未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由各公司经理酌情处理。四、有关费用和采购（1）费用是指即将需要支出的花销部分，因为出差外地或者数额固定或者数额较大需要提前支取可以进行费用申请。企业微信上此功能目前仅限用于工程上的支出，比如单项工程差旅费和工人工费。（2）采购目前是项目工程专用，主要用于申请采购工程主材，辅材，设备等一切单项工程专用物资。（3）申请人工费用等为固定日每周六申请周一出纳付款给工人。费用需要工人提前写收据和备注电话。（4）申请采购为了不耽误材料或设备采购时间需提前申请以便及时支付。材料采购需要供货商开发票或者提前写收据盖章并备注电话。五、注意事项1、凭证填写要求（1）应用蓝色或黑色签字逐项填写，禁止使用红色笔、圆珠笔或铅笔；（2）字迹要清晰，不得涂改。2、发票规定（1）通过银行结算(如：转账支票、电汇等)的款项，申请人在申请款项同时需向财务部提供详细的收款单位名称、帐号、开户行。（2）公司员工采购商品所取得的发票必须符合税务局相关规定。发票取得人应对其所取得发票的真实性、合法性负责。对不符合财务规定的票据，财务人员有权拒绝接受，予以退回，并向有关领导报告。（3）购货单位：要填写全称，应准确无误或者可以不填。（4）发票日期：应如实填写。（5）金额：大小写数字应一致、无误。（6）发票上应清楚盖有“发票专用章”或“财务专用章”。如是增值税专用发票，必须符合国家有关规定。3、结算规定（1）财务部对所有公司经济业务负审核和签署责任，总经办对公司经济业务负审核和签署责任。当其超越权限或不符合制度规定签署时，财务人员有权拒绝报销付款，并以适当渠道反映。（2）公司员工在其编制机构报销，对于新调人员，调入机构除调遣差旅费外不得报销调入人员调入前发生的一切费用。