《销售发货通知单》课件

《销售发货通知单》PPT课件本PPT课件旨在帮助您创建一份规范的销售发货通知单，涵盖内容包括通知单的基本要素、格式、内容和注意事项，并提供示例和模板。课程目标理解发货通知单掌握发货通知单定义、作用和重要性。掌握制作步骤熟练填写发货通知单各栏内容，并能规范制作。了解法律属性理解发货通知单的法律效力及相关规定。掌握操作规范了解发货通知单审核流程、存档管理和电子化流程。发货通知单概述发货通知单是企业在销售商品或提供服务后，向客户发送的书面通知，告知货物已发货或服务已提供。它记录了发货日期、货物名称、数量、收货地址等关键信息，是货物交付的重要凭证。发货通知单重要性确认货物交付发货通知单作为货物交付的凭证，明确双方对货物内容、数量和交货时间的确认，避免纠纷发生。规范物流流程发货通知单规范了货物出库、运输和签收等环节，提高物流效率，降低出错率，确保货物安全、及时送达。记录交易信息发货通知单记录了订单信息、商品信息、物流信息等重要数据，为后续财务结算、库存管理和售后服务提供重要依据。发货通知单的法律属性11.交易凭证发货通知单是货物交付的凭证，记录交易双方关于货物交付的关键信息，如货物名称、数量、价格等。22.证明文件发货通知单可作为货物已交付的证明，在发生货物运输纠纷时，可作为证据使用。33.权利义务依据发货通知单明确了交易双方在货物交付过程中的权利和义务，如收货人有义务签收货物，发货人有义务确保货物安全送达。44.追偿依据当货物发生丢失、损坏等情况时，发货通知单可作为追偿的依据，证明货物已经交付。发货通知单的作用与功能确认收货作为货物交付的凭证，确认卖方已将货物送达买方。追踪货物提供货物运输信息，方便买方追踪货物状态，提高物流效率。法律效力作为双方交易的法律文件，保障买卖双方的利益，防止纠纷。财务管理为财务部门提供发货记录，便于核对账目，进行库存管理。制作发货通知单的步骤信息准备收集客户信息、商品信息、物流信息和发票信息，确保准确无误。模板选择选择合适的发货通知单模板，根据实际情况调整模板内容。信息填写认真填写发货通知单，确保所有信息完整清晰，并进行复核。审核签字由相关人员对填写的信息进行审核，并在相应位置签字确认。打印存档将填写好的发货通知单打印出来，留存一份存档，并将另一份交给物流公司。客户信息填写客户姓名准确填写收货人姓名，确保货物顺利送达。联系方式提供准确的电话号码和邮箱地址，方便及时沟通。收货地址详细填写收货地址，包括省份、城市、街道、门牌号等。其他信息如有特殊要求，例如送货时间、注意事项等，请详细填写。商品信息填写商品名称填写商品的完整名称，例如：T恤，牛仔裤，笔记本电脑。商品型号填写商品的具体型号，例如：T恤尺码，牛仔裤颜色，笔记本电脑型号。商品数量填写发货的商品数量，准确填写，避免错误。商品单价填写商品的单价，确保与销售合同一致。物流信息填写运输方式填写货物运输方式，例如快递、物流、自提等。物流公司填写具体的物流公司名称，例如顺丰、圆通、德邦等。运单号填写物流公司提供的运单号，以便追踪货物运输状态。收货地址填写客户的完整收货地址，确保货物能顺利送达。法定信息填写11.发货单位填写公司全称，确保与营业执照信息一致。22.收货单位填写客户全称，确保准确无误。33.发货日期填写实际发货日期，确保信息准确。44.签字盖章授权人员签字并盖章，确保信息真实有效。其他补充信息联系方式例如，客户联系电话、传真号码、邮箱地址等。交货日期清晰明了地标注预计交货日期。送货地址确保送货地址准确无误，方便物流配送。付款方式例如，银行转账、现金支付等。发货通知单的审核流程1确认信息核对所有信息2审核部门销售部门或物流部门3审核标准信息准确、完整、规范4授权签字相关人员签字确认发货通知单需要经过严格的审核流程，确保信息准确无误。发货通知单的存档管理归档方法纸质发货通知单需分类整理并装订成册，便于查找和管理。电子版发货通知单可存储于共享文件夹或专业档案管理软件中。存档期限根据相关法律法规要求，发货通知单需保留一定期限，一般为3-5年，以便将来查询和核实。备份措施建议对电子版发货通知单进行定期备份，防止数据丢失，确保信息安全。发货通知单的电子化纸质到电子传统的纸质发货通知单逐步被电子化代替，方便快捷，提高效率。信息化管理电子化后，信息管理更加高效，可追溯性强，方便查询和统计分析。安全可靠电子化的发货通知单数据存储安全可靠，减少丢失和损坏的风险。成本降低减少纸张使用，降低印刷、邮寄等成本，环保节能。发货通知单的注意事项信息准确性发货通知单上信息必须准确无误，确保货物、客户信息准确无误，避免出现错误。清晰完整发货通知单内容需完整清晰，包含必要的信息，避免信息缺失或模糊不清。妥善保存发货通知单应妥善保存，以便日后查询或作为证据使用，建议留存电子版和纸质版。常见问题与解答本节内容将解答关于销售发货通知单的常见问题，例如：如何填写发货通知单？哪些信息是必填的？发货通知单有什么法律效力？通过这些问题的解答，帮助您更好地理解和掌握销售发货通知单的制作和使用技巧。案例分析1某公司销售了一批商品，需要制作销售发货通知单。该通知单包含了货物信息、收货人信息、物流信息等。公司内部审核后，将该通知单发送给客户，同时作为公司内部存档。案例分析2销售公司出货后未及时开具发货通知单，导致客户无法确认货物运输情况，出现延误。客户认为货品未按时收到，向销售公司提出投诉，要求赔偿损失。销售公司无法提供发货通知单作为证据，最终承担了赔偿责任。案例分析3案例分析3讲述了某公司在制作发货通知单时，未按规定填写商品信息，导致货物无法及时送达客户。案例中，公司忽略了商品信息填写的重要性，导致货物滞留，影响了客户体验。此案例警示我们，制作发货通知单时，需认真填写商品信息，确保信息的准确性和完整性。案例分析4案例分析4可以围绕“跨境电商发货通知单”展开。例如，一家中国企业向美国客户销售了一批服装。企业需要制作一份发货通知单，包含货物清单、物流信息、付款方式等。此外，还需考虑跨境电商平台的特殊要求，如商品代码、运单号等。案例分析可以重点讲解跨境电商发货通知单的特点和制作流程，并展示相关文档示例。实操演练11准备材料准备好所需的销售发货通知单模板2模拟场景模拟客户下单、商品发货的场景3填写信息根据场景填写销售发货通知单4审核流程模拟审核流程5存档管理模拟存档管理实操演练21案例模拟模拟实际业务场景，例如：客户订购了一批产品，需要填写发货通知单。2填写练习根据案例内容，使用模板软件填写发货通知单，并进行保存。3小组讨论小组成员互相检查填写内容，讨论填写过程中的注意事项。实操演练31创建新文件使用Excel新建一个空白工作簿，并命名为“发货通知单”。2填写信息在Excel表格中创建相应的栏目，并根据实际情况填写货物名称、数量、规格、单价等信息。3格式化使用Excel的格式化功能，将表格美观地展示出来。4保存文件将完成的“发货通知单”文件保存为Excel格式，方便后续使用。在完成以上步骤后，您可以将生成的电子版“发货通知单”打印出来，方便进行签署和传递。实操演练41模拟场景假设您需要为客户发出一个销售发货通知单，包括产品信息、物流信息和付款信息。2填写信息根据模拟场景，您需要填写销售发货通知单上的所有相关信息，确保内容完整准确。3审核确认完成填写后，请进行自检和审核，确保信息无误，并提交给相关部门进行最终确认。课程总结知识回顾本课程全面讲解了销售发货通知单的制作、审核、管理等流程，并结合实际案例进行分析。技能提升通过课程学习，学员能够熟练掌握销售发货通知单的制作方法，并能有效提高工作效率。交流互动课程鼓励学员积极参与讨论，分享经验，提升团队协作能力。考试与测评知识掌握通过测试评估学员对发货通知单的理解和应用。测试内容包括基本知识、流程、案例分析等。实践能力通过实际操作考核学员制作和处理发货通知单的能力。模拟真实工作场景，检验学员的动手能力和应变能力。答疑与交流培训结束后，我们会提供答疑与交流环节，以便解答学员们在课程中