高等学校仪器设备采购流程解析

高等学校仪器设备采购流程解析摘要:仪器设备作为高等学校办学最重要的物质条件保障之一,为高等学校教学、科研和人才培养发挥了不可替代的作用。随着我国高等教育的发展,国家对高等学校实验室建设的投入日益增大。高等学校如何使用好与日俱增的办学资金,培养出更多具有创新意识和能力的适应社会主义经济建设的人才,将具有非常重要的现实意义和社会意义。本文重点阐述了近年来高等学校实验室建设和发展面临的机遇并以中国地质大学(北京)仪器设备采购程序为例,详细解读了仪器设备采购流程。关键词:高等学校;实验室建设;设备采购;流程一、近年来高等学校实验室建设和发展面临的三大机遇1.教育振兴行动计划为高等学校实验室建设和发展注入了动力2004年3月国务院批转了《2003-2007年教育振兴行动计划》,提出重点推进高水平大学和重点学科建设。提出今后5年要充分集成各方面资源,统筹协调学科建设、人才培养、科技创新、队伍建设和国际合作等各方面工作,深化改革,开拓创新,使重点建设高等学校和重点学科的水平显著提高,带动全国高等教育持续健康协调快速发展。继续实施“985工程”和“211工程”,努力建设一批高水平大学和重点学科。“985工程”和“211工程”建设为高校投入了大批资金,也促进了地方政府和学校的自身投入,这些经费的投入同时也用在了高等学校实验室建设,并为高等学校实验室建设和发展注入了动力。2.本科教学工作水平评估为高校实验室建设和发展增添了活力教育部《普通高等学校本科教学工作水平评估方案(试行)》将教学条件与利用作为7个一级指标之一,明确要求各高校实验室、实习场所的配置能满足教学基本要求,生均教学科研仪器设备值及新增教学科研仪器设备所占比例达到合格规定。从推动实验室建设的效果来看,本科教学工作水平评估对推动实验室建设步伐起到的作用是毋庸置疑的。我校在迎接本科教学工作水平评估期间,实验室建设年均投入1800万元,比以往年度增加了约1000万元。可以说本科教学工作水平评估促进了实验室的硬件建设,为高校实验室建设和发展增添了活力。3.高等学校本科教学质量与教学改革工程为高校实验室建设和发展加强了内力教育部、财政部2007年1月联合推出了“高等学校本科教学质量与教学改革工程”,要求各高等学校认真贯彻教育部制发的《进一步深化本科教学改革全面提高教学质量的若干意见》(以下简称《意见》),全面提高高等教育质量,努力办好让人民满意的高等教育。《意见》要求各地各高校必须扎实推进三方面工作,其中之一是加大教学投入。加强对教学工作的领导和精力投入,继续加大教学经费投入,要在国家“质量工程”的激励引领和示范辐射下,安排资金建设各地各校“质量工程”。“质量工程”建设内容之一就是大力加强实验、实践教学改革,重点建设500个左右实验教学示范中心,推进高校实验教学内容、方法、手段、队伍、管理及实验教学模式的改革与创新。2005年开始实施的示范中心建设,极大地推动了高等学校实验室建设的进程,为高校实验室内涵式建设和发展加强了推动力。二、高等学校仪器设备政府采购流程随着国家对高等学校的投入日益增大,高等学校每年用于实验室购置仪器设备的经费也呈逐年增长态势。如何使用好经费,将有限的经费投入到学校学科发展的关键之处,成为各高校越来越关注的问题。高校仪器设备采购工作是一项艰巨而复杂的工作,具有较强的政策性和技术性,建立操作性较强的流程和内控对做好仪器设备采购工作异常重要。下面以我校仪器设备采购流程(如图1所示)为例,对仪器设备采购中发生的主要过程作一阐释,以供同行参考。图1中国地质大学(北京)仪器设备招标采购工作流程图笔者认为做好仪器设备采购工作,需做好采购调研与论证、采购组织、采购实施与采购备案4个环节的工作。1.采购调研与论证这一环节主要由用户来完成,用户教师要根据不同经费来源填写设备购置审批表。属于教学实验室建设经费的要填写中国地质大学(北京)实验室建设项目申请书,对项目建设的意义和作用,项目建设目标、建设内容、实施步骤、预期效益,建设所需要的条件和已经具备的条件(原有基础条件、人员、设备和用房等),建设经费预算,设备、家具购置计划等逐一描述。属于“211”“985”建设经费的要填写中国地质大学(北京)“211工程”建设项目设备申购报告,主要阐述申请目的和必要性,预计工作量及预期效益(说明服务于重点学科建设情况及带动相关学科建设情况),现有技术力量及引进设备后实验技术人员培训计划等。属于科研项目经费的主要提供项目合同和设备购置计划书。对于单台价值超过10万元的仪器设备购置还要求填写大型精密贵重仪器设备可行性论证报告,对申购理由论证(教学和科研任务,对学科建设和专业建设的意义以及应用领域和应用前景),选型论证、预计使用效率(时/年)及预算依据、设备共享方案。(分教学、科研和社会服务),设备辅助条件及技术力量等方面进行充分论证。以上所有设备申购与论证表均需相关部门和相关校领导签字审核。在此基础上,用户教师提交仪器设备调研相关信息表,包括详细的设备采购清单(品名、数量、型号和规格等技术指标)。2.采购组织与实施我校对批量或单台超过5万元的仪器设备(可以执行政府采购协议供货或网上竞价的设备项目除外)均要由学校公开采购领导小组采购。具体根据项目的实际情况采取政府采购的合适方式,目前主要以公开招标和邀请招标为主。编制招标文件时,资产处负责其中的商务部分,用户负责技术部分。单台或批量120万元以上项目必须采取公开招标方式,50万～120万元项目首先采用公开招标方式,并委托招标代理公司进行招标,相应商家不足3家采取政府采购法规定的其他方式。50万元以下项目可由学校自行组织招标,并在学校公网上发布招标公告,充分做到信息公开。我校在仪器设备招标采购中始终有财经、审计部门参与并在学校纪检部门的监督下进行,在招投标方面切实做到了“公开、公平、公正”,近年来设备采购工作得到了学校各方及供应商等的好评。3.采购实施资产处及用户与中标人签订技术服务协议(合同),若为外贸设备要委托外贸公司与中标人签订外贸合同,所有免税手续由资产处代办,用户提供进口仪器设备免税申请确认表(见表1)及相关材料。在内、外贸合同的签订方面,务必要注意以下4点:(1)合同的完整性;(2)供应商供货时间和付款方式;(3)仪器设备技术指标和配置清单;(4)售后服务条款。注意以上4个方面,可以给合同执行比较大的保证。合同签订后,重点对借款、免税和到货验收等环节进行监控。采购实施阶段在仪器设备采购过程中时间跨度较大,为不耽误用户教师的使用,一定要对各个时间节点予以控制,如有条件最好以软件系统形式建立时间表(具有提示功能),任何一个环节的时间延误,都有可能导致设备到货和使用的延误,同时给学校和商家造成不必要的损失。表1进口仪器设备免税申请确认表项目名称及型号 序号 类目 存档情况 备注1 项目申报书/大型精密仪器设备论证书 2 招标项目委托代理协议 3 招标文件 4 招投标情况原始记录单/评标报告 5 与代理商签订的技术服务协议 6 委托进口代理合同 7 外贸合同(中、英文) 8 免税科教用品使用承诺书 9 进出口货物征免税申请表 10 中华人民共和国自动进口许可证 11 进出口货物征免税证明 12 外商发货单、装箱单 13 中华人民共和国海关进口货物报关单 14 北京市服务业、娱乐业、文化体育业专用发票 15 外贸公司进口结算单 16 验收报告 4.采购备案我校对仪器设备采购中形成的档案建立了较为完备的档案(见表2),极大地方便了学校及上级相关部门的查阅,同时对设备后续维修,管理的有序延续提供了极大的便利。表2中国地质大学(北京)进口仪器设备备案材料表档案编号 合同号 使用单位 进口时间 数量 价格(USD) 经费来源 安装地点 项目负责人 联系电话 仪器设备的采购是一个连续的系统过程,除了用户教师的调研时间,内贸仪器设备的采购一般需要3～6个月的时间,外贸仪器设备的采购一般需要6～12个月的时间甚至更长。做好每一环节的工作对提