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文档简介

公司合同存档管理流程一、制定目的及范围为确保公司合同的有效管理与存档，提升合同的使用效率，减少合同纠纷，特制定本流程。该流程适用于公司所有部门的合同管理，包括但不限于销售合同、采购合同、服务合同及其他法律文件。二、合同管理原则1.合同管理应遵循“规范、透明、安全”的原则，确保合同的合法性与有效性。2.所有合同必须经过合法审批流程，确保合同内容符合公司政策及法律法规。3.各部门应指定专人负责合同的起草、审核、签署及存档工作，确保责任明确。三、合同存档流程1.合同起草合同的起草由相关部门根据业务需求进行，起草人需参考公司标准合同模板，确保合同条款的完整性与合规性。起草完成后，需进行初步自审，确保内容准确无误。2.合同审核合同起草完成后，需提交至法务部门进行审核。法务部门应对合同的法律条款、风险控制及合规性进行全面审查。审核意见应在合同上进行标注，必要时需与起草人进行沟通，确保合同内容的合理性。3.合同签署合同审核通过后，需由相关负责人进行签署。签署时，需确保合同的每一页均有签署人签名及日期，必要时附上公司公章。签署完成后，合同应及时归档。4.合同存档合同签署后，需将纸质合同及电子版合同进行存档。纸质合同应按照部门及合同类型分类存放，确保易于查找。电子版合同应上传至公司合同管理系统，确保数据的安全性与完整性。5.合同管理与跟踪合同存档后，相关部门需定期对合同进行管理与跟踪。包括合同的履行情况、到期提醒及续签事宜。合同管理系统应设置提醒功能，确保合同到期前及时通知相关人员。6.合同变更与解除如需对合同进行变更或解除，需按照公司规定的变更流程进行。变更或解除合同需经过法务部门审核，并由相关负责人签署确认。变更或解除的合同应重新进行存档，确保记录的完整性。7.合同归档与销毁合同履行完毕后，需进行归档处理。根据公司档案管理规定，合同的保存期限应遵循法律法规及公司政策。超过保存期限的合同应进行销毁，销毁过程需记录在案，确保信息安全。四、备案与记录所有合同的存档、变更及销毁情况需进行详细记录。相关人员应定期对合同管理系统进行数据备份，确保信息的安全性与完整性。合同管理记录应包括合同编号、合同名称、签署日期、存档日期及相关责任人信息。五、合同管理纪律1.合同起草人职责：确保合同内容的准确性与合规性，及时更新合同模板。2.审核人员职责：对合同进行全面审核，确保法律风险的控制。3.签署人员职责：确保合同的合法性与有效性，签署时需认真审阅合同内容。4.存档人员职责：确保合同的安全存档，定期检查存档情况，防止合同遗失或损毁。六、反馈与改进机制为确保合同存档管理流程的有效性，需定期收集各部门的反馈意见。根据实际情况对流程进行优化调整，确保流程的适应性与高效性。建立定期培训机制，提高员工对合同管理流程的认识与执行

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