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文档简介

酒店采购管理制度及流程一、制定目的及范围为提升酒店的采购管理水平，确保采购流程的规范性与高效性，特制定本制度。该制度适用于酒店内所有采购活动，包括日常物资采购、设备采购、服务采购等，旨在通过科学合理的流程，降低采购成本，提高物资质量，确保酒店运营的顺畅。二、采购原则采购活动应遵循以下原则：1.公正性：所有采购活动应在公平、公正的基础上进行，确保选择的供应商具备相应的资质与能力。2.透明性：采购过程应公开透明，确保各环节可追溯，避免不当行为的发生。3.经济性：在保证质量的前提下，优先选择性价比高的供应商，控制采购成本。4.合规性：所有采购活动必须遵循相关法律法规，确保合同的合法性与有效性。三、采购流程1.采购需求确认各部门根据实际运营需要，提出采购需求。需求应详细列明所需物资的规格、数量及预算。部门负责人审核后，填写《采购申请表》，并提交至采购部。2.采购计划制定采购部根据各部门的采购申请，汇总需求信息，制定月度或季度采购计划。计划应包括采购项目、预算、时间节点等内容，并报酒店管理层审批。3.供应商选择采购部根据采购计划，进行供应商的筛选与评估。应至少选择三家合格供应商进行询价，评估其资质、信誉、供货能力及售后服务等。询价结果应记录在《询价记录表》中。4.价格谈判与合同签署采购部与选定的供应商进行价格谈判，确保采购价格合理。谈判达成一致后，双方签署《采购合同》，合同中应明确交货时间、质量标准、付款方式等条款。5.采购实施与验收供应商按合同约定进行供货，采购部负责跟踪物资的运输与交付。物资到达后，由相关部门进行验收，确保物资符合合同要求。验收合格后，填写《验收报告》，并将物资入库。6.付款与报销采购部在确认物资验收合格后，向财务部提交付款申请。财务部根据合同及验收报告进行付款，确保资金流动的合规性。所有采购单据应妥善保存，以备后续审计。7.采购记录与反馈采购部应建立完整的采购档案，包括采购申请、合同、验收报告及付款凭证等。定期对采购流程进行评估与反馈，收集各部门对采购工作的意见与建议，持续优化采购流程。四、特殊采购流程针对特殊情况，酒店可采取以下采购流程：1.紧急采购：在突发情况下，需迅速采购物资时，由部门负责人提出申请，采购部可直接联系供应商进行采购，事后补充相关手续。2.集中采购：对于常用的办公用品、清洁用品等，采购部可定期进行集中采购，降低采购成本。各部门需提前提交需求清单。3.年度采购：对于年度需求量较大的物资，采购部应提前制定年度采购计划，并向管理层报备，确保物资的及时供应。五、采购纪律1.采购人员职责：采购人员应保持专业素养，确保采购过程的公正与透明，定期进行市场调研，更新供应商信息。2.行为规范：采购人员不得接受供应商的任何形式的贿赂或回扣，违者将受到严厉处罚。所有采购活动应记录在案，确保可追溯性。六、流程优化与改进为确保采购流程的持续改进，酒店应定期召开采购工作会议，评估采购流程的执行情况，分析存在的问题，提出改进措施。通过建立反馈机制，鼓励

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