人力资源档案移交管理规定

人力资源档案移交管理规定合同编号：__________甲方（转让方）：__________地址：__________联系电话：__________乙方（接收方）：__________地址：__________联系电话：__________鉴于甲乙双方在__________（项目名称）项目中达成合作，为确保项目顺利进行，经双方友好协商，就人力资源档案移交管理事项达成如下规定：一、人力资源档案的含义及范围1.1本合同所称人力资源档案，是指甲方在项目实施过程中形成的，与乙方员工有关的各类纸质及电子文档，包括但不限于：（1）员工基本信息资料；（2）员工劳动合同及相关协议；（3）员工入职、离职、调动等人事变动记录；（4）员工培训、考核、奖惩等人事管理资料；（5）其他与员工权益相关的资料。1.2人力资源档案分为纸质档案和电子档案，双方应分别予以妥善保管。二、档案移交的条件及时间2.1甲方应在本合同签订后____个工作日内，将本项目范围内乙方员工的人力资源档案向乙方完整移交。2.2甲方应确保档案的真实性、完整性和准确性，不得隐匿、篡改、损毁档案。2.3甲方在档案移交过程中，应提供必要的技术支持和协助，确保乙方顺利接收并使用档案。三、档案移交的方式及内容3.1甲方将人力资源档案分为纸质档案和电子档案，分别进行移交。3.2纸质档案以邮递方式寄送至乙方指定地址，电子档案通过网络传输至乙方指定的服务器或邮箱。3.3档案移交内容应包括：（1）纸质档案：原始档案及其复印件；（2）电子档案：电子版档案文件及其备份。四、档案的保管及使用4.1乙方应妥善保管接收的人力资源档案，确保档案的安全、保密和完整。4.2乙方在未经甲方同意的情况下，不得将档案提供给第三方，不得泄露档案内容。4.3乙方在项目实施过程中，应按照甲方提供的档案内容进行人事管理，确保员工权益的落实。五、档案的归还及处置5.1项目结束后，乙方应将人力资源档案归还给甲方，双方办理档案交接手续。5.2若项目继续延期或转为长期合作，双方可就档案的继续使用和保管事宜进行协商，并签订补充协议。5.3档案归还时，双方应对档案的完整性、准确性进行核实，如有缺失或损坏，应予以补正或赔偿。六、违约责任6.1甲方未按照本合同约定时间、方式、内容移交档案，乙方有权要求甲方支付违约金，违约金计算方式为：违约金额×违约天数×0.5%。6.2乙方未按照本合同约定保管、使用档案，导致档案丢失、损坏或泄露，甲方有权要求乙方支付违约金，违约金计算方式同上。七、争议解决7.1双方在履行本合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。八、其他约定8.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年。8.2本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（转让方）：__________乙方（接收方）：__________签订日期：__________一、附件列表：1.人力资源档案清单2.员工基本信息资料模板3.员工劳动合同模板4.人事变动记录模板5.员工培训、考核、奖惩等管理资料模板6.其他与员工权益相关的资料模板7.档案移交确认表8.档案接收确认表9.违约金计算公式说明二、违约行为及认定：1.甲方未按照合同约定时间、方式、内容移交档案。2.甲方未确保档案的真实性、完整性和准确性。3.甲方在档案移交过程中未提供必要的技术支持和协助。4.乙方未按照合同约定保管、使用档案，导致档案丢失、损坏或泄露。5.乙方未按照合同约定时间将档案归还给甲方。三、法律名词及解释：1.人力资源档案：指甲方在项目实施过程中形成的，与乙方员工有关的各类纸质及电子文档。2.纸质档案：以邮递方式寄送至乙方指定地址的档案。3.电子档案：通过网络传输至乙方指定服务器或邮箱的档案。4.违约金：一方未履行合同约定义务，应向对方支付的违约赔偿。5.合同有效期：本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为一定年限。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.档案移交过程中出现技术问题：联系专业技术人员协助解决，确保档案顺利移交。2.档案丢失或损坏：及时补办相关档案资料，确保档案完整性。3.档案泄露：加强档案保管措施，对泄露情况进行调查并采取补救措施。4.逾期归还档案：双方协商延长归还时间，并根据违约金计算公式支付违约金。5.争议解决：通过友好协商解决，协商不成的，向有管辖权的人民法院提起诉讼。五、所有应用场景：1.项目合作期间的人力资源档案