办公软件操作培训

OFFICE2007入门培训

2016-11-162021/6/271OFFICE20072021/6/272EXCEL20072021/6/273EXCEL

2021/6/274OFFICE2007新特性2021/6/275

工作界面

整体布局介绍：2021/6/276功能区布局功能区有三个部分组成。选项卡功能区顶部有七个选项卡。组每个选项卡都包含一些组。命令命令是指按钮、用于输入信息的框或菜单。2021/6/277“开始”选项卡

“开始”选项卡包含七个组：剪贴板、字体、对齐方式、数字、样式、单元格、编辑。其中样式组中套用格式和单元格样式都提供了丰富的格式样本。

在编辑组中提供了常用函数、排序和筛选、查找和选择等常用功能命令，便于用户使用。

2021/6/278“插入”选项卡“插入”选项卡包含六个组：表、插图、图表、链接、文本、特殊符号。其中插图组中SmartArt图形是您的信息的视觉表示形式，您可以从多种不同布局中进行选择，从而快速轻松地创建所需形式，以便有效地传达信息或观点。

2021/6/279“页面布局”选项卡“页面布局”选项卡包含五个组：主题、页面设置、调整为合适大小、工作表选项、排列。页面布局主要用于打印时进行格式的调整。2021/6/2710“公式”选项卡“公式”选项卡包含四个组：函数库、定义的名称、公式审核、计算。“函数库”对各种类别的函数进行了一个分类，使用户能够方便快捷的找到所需函数，excel2007较2003版本提供一些新函数，如countifs，sumifs等。2021/6/2711“数据”选项卡“数据”选项卡包含五个组：获取外部数据、连接、排序和筛选、数据工具、分级显示。在数据选项卡中，提供了排序和筛选，数据合并计算，组合，分类汇总等常用功能。2021/6/2712“审阅”选项卡“审阅”选项卡包含四个组：校对、中文繁简转换、批注、更改。在审阅选项卡中，提供了一些文字处理功能。2021/6/2713“视图”选项卡“视图”选项卡包含五个组：工作薄视图、显示/隐藏、显示比例、窗口、宏。在窗口组中，提供了冻结、拆分等功能。2021/6/2714

使用键盘操作功能区例如，在EXCEL中可使用按键提示居中对齐文本。1.按Alt可以显示键提示。2.然后按H选择开始选项卡。3.按A，然后在“对齐”组中按C以居中对齐所选文本。2021/6/2715OFFICE按钮

通过使用“office按钮”可以打开或创建excel工作薄。点击右下方的EXCEL选项可以对工作表进行各项设置。

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更丰富的模板新建EXCEL2007时有更加丰富的模板以供下载选择。2021/6/2717

另存为功能

点击office按钮，另存为，可保存为PDF或XPS格式。同时也可以保存为EXCEL97-2003等版本。2021/6/2718

快速访问工具栏Excel2007的快速访问工具栏中包含最常用操作的快捷按钮，方便用户使用。单击快速访问工具栏中的按钮，可以执行相应的功能，也可以在后面的下拉菜单中自定义快速访问工具。2021/6/2719

输入与编辑数据2021/6/2720数据的快速填充方法填充一系列数字、日期或其他项目。

在同一行或列中填充数据。2021/6/2721

同步录入1、选中工作表中需要录入相同内容的单元格2、录入内容3、按住ctrl键，单击回车2021/6/2722

选择性粘贴的应用粘贴值：1.选择需要复制的单元格，复制2.选择需要复制的目的单元格3.在“开始”选项卡的“剪贴板”组中，单击“粘贴值”2021/6/2723

选择性粘贴的应用粘贴运算：1.在任一空白单元格录入1000，复制该单元格2.选择需要运算范围3.在“开始”选项卡的“剪贴板”组中，单击“选择性粘贴”，选择“运算”中的“除”，单击确定。2021/6/2724

选择性粘贴的应用表格转置：1.选择原始数据表，复制2.选中要粘贴位置3.在“开始”选项卡的“剪贴板”组中，单击“转置”2021/6/2725

数据的分析和管理2021/6/2726排序对数据清单排序：如果按照单列的内容进行排序，可以直接“开始”选项卡的“编辑”组中完成排序操作。如果要对多列内容排序，则需要在“数据”选项卡中的“排序和筛选”组中进行操作。2021/6/2727数据的高级排序：

数据的高级排序是指按照多个条件对数据清单进行排序，这是针对简单排序后仍然有相同数据的情况进行的一种排序方式。排序2021/6/2728

筛选自动筛选：自动筛选为用户提供了在具有大量记录的数据清单中快速查找符合某种条件记录的功能。2021/6/2729自定义筛选：使用Excel2007中自带的筛选条件，可以快速完成对数据清单的筛选操作。但是当自带的筛选条件无法满足需要时，也可以根据需要自定义筛选条件。筛选2021/6/2730筛选

数据的高级筛选：使用高级筛选功能，必须先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据所需满足的条件。条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字段名，这些字段名与数据清单中的字段名必须完全一样。2021/6/2731

删除重复值

选择单元格区域，在“数据”选项卡上的“数据工具”组中单击“删除重复项”。2021/6/2732分类汇总

在数据选项卡上的分级显示组中，单击分类汇总。在分类汇总框中单击要计算分类汇总的列。在汇总方式框中，单击要用来计算分类汇总的汇总函数。在选定汇总项框中，对于包含要计算分类汇总的值的每个列，选中其复选框。2021/6/2733创建数据透视表：

在Excel2007工作表中创建数据透视表的步骤大致可分为两步：第一步是选择数据来源；第二步是设置数据透视表的布局。

数据透视表2021/6/2734数据透视表

筛选数据表：单击透视表标题旁边的，可以按“标签”和“值”两种方式来筛选。2021/6/2735数据透视表

改变数据汇总方式：在想要的数据上点击右键，从弹出的快捷菜单中选择“值字段设置”改变数据汇总方式。在“值字段设置”中设置相应函数即可。2021/6/2736按日期分组：

单击报表中某个日期。然后在“选项”选项卡上“分组”组中单击“将所选内容分组”。在“组合”对话框中，可按月、季度、年份分组查看数据，可以多选。

数据透视表2021/6/2737

公式、函数2021/6/2738新增功能可调整的编辑栏：编辑栏会自动调整以容纳长而复杂的公式，从而防止公式覆盖工作表中的其他数据。2021/6/2739新增功能函数记忆式键入：使用函数记忆式键入，可以快速写入正确的公式语法。2021/6/2740公式数组的操作：数组的操作方式以CTRL+SHIFT+回车来表示确认2021/6/2741函数函数名功能Sum求和Average平均值Count计数Counta计数Max最大值Min最小值Product连乘常用函数：2021/6/2742函数语法：=if（逻辑判断式，真值，假值）说明：“逻辑判断式”是进行判断的条件；“真值”是当判断条件为真时的操作；“假值”是当判断条件为假时的操作。IF函数：2021/6/2743统计函数单条件计数：Countif函数语法：=Countif（条件范围，条件）说明：“条件范围”是用来计数的数据范围；“条件”是指明需要的数据的类型或范围。多条件计数：Countifs函数语法：=Countifs（条件范围1，条件1，条件范围2，条件2）说明：“条件范围”是用来计数的数据范围；“条件”是指明需要的数据的类型或范围。2021/6/2744统计函数单条件求和：Sumif函数语法：=Sumif（条件范围，条件，求和范围）说明：“条件范围”是用来指定条件筛选的数据范围；“条件”是指明筛选的条件；“求和范围”用于指定与筛选条件相对应的用于求和的数据范围。多条件求和：Sumifs函数语法：=Sumifs（求和范围，条件范围1，条件1，条件范围2，条件2）

2021/6/2745函数语法：=Vlookup（查询值，数据源，显示序列，匹配参数）说明：“查询值”是用于指定查询的条件；“数据源”是查询的原始数据；“显示序列”用于指定需要显示的内容，位于“数据源”的第几列上，通常是一个数字；“匹配参数”用于指定查询时使用精确匹配或大致匹配，只有“false”或者“true”两个值。查找函数Vlookup：2021/6/2746

辅助功能2021/6/2747条件格式突出显示单元格规则：选择单元格区域，在“开始”选项卡的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，然后单击“突出显示单元格规则”。选择所需命令，输入要使用的值，然后选择格式。2021/6/2748

限制输入内容的数据有效性设置文本长度：选择你想设置时间有效性的单元格，点击“数据”选项卡，“数据工具”中“数据有效性”。在设置数据有效性的对话框中，在“允许”下选择“文本长度”。2021/6/2749

限制输入内容的数据有效性设定序列：在一个连续的单元格区域输入列表中的项目。单击“数据有效性”，在“允许”下选择“序列”。在“来源”中选择数据，单击“确定”。2021/6/2750

限制输入内容的数据有效性设定出错提示信息：在“数据有效性”对话框的“出错警告”选项卡中，可以输入在出错时弹出的警告信息。2021/6/2751

数据的安全性

保护工作表：在“审阅”选项卡上的“更改”组中，单击“保护工作表”。打开如下保护工作表对话框，输入密码即可。2021/6/2752

数据的安全性

保护工作薄：在“审阅”选项卡上的“更改”组中，单击“保护工作薄”，选择“保护结构和窗口”。打开保护工作薄对话框，输入密码即可。2021/6/2753使用SmartArt获得视觉效果在工作表中插入SmartArt图形可便于演示流程、循环、关系以及层次结构。在“插入”选项卡的“插图”组中单击SmartArt按钮，即可打开“选择SmartArt图形”对话框。在对话框中选择一种SmartArt图形样式，然后单击“确定”按钮，即可将其插入至当前工作表中。2021/6/2754EXCEL常用快捷键一览表序号快捷键功能1Tab在选定区域中从左向右移动2Shift+Tab在选定区域中从右向左移动3Ctrl+；输入当天日期4Ctrl+Shift+；输入当天时间5Ctrl+Enter用当前输入项填充选定区域6Alt+Enter在单元格内换行7Ctrl+方向键定位数据表的方向8Ctrl+A选定整张工作表9Alt+向下键显示下拉列表10Shift+F11插入工作表11Enter在选定区域中从上往下移动序号快捷键功能12F4或Ctrl+Y重复上一次操作13Ctrl+D向下填充14Ctrl+R向右填充15Ctrl+F3定义名称16Ctrl+K插入超链接17Ctrl+Z撤销上一次操作18F2在单元格内容末尾编辑19F11或ALT+F1创建所选区域数据的图表20Shift+Enter在选定区域中从下往上移动21Alt+；选取当前区域的可见单元格

2021/6/2755WORD20072021/6/2756Word2007的基本操作Word2007是Microsoft公司最新推出的文字处理软件。它继承了Windows友好的图形界面，可方便地进行文字、图形、图像和数据处理，制作具有专业水准的文档。用户需要充分掌握Word2007的基本操作，为以后的学习打下牢固基础，使办公过程更加轻松、方便。2021/6/2757Word2007的工作界面

启动Word2007后，将打开如图2-1所示的工作界面。该界面主要由Office按钮、快速访问工具栏、功能选项卡和功能区、标题栏、文档编辑区及状态栏和视图栏等部分组成。2021/6/2758Office按钮

Office按钮是Word2007新增的功能按钮，位于界面左上角。单击Office按钮，将弹出Office菜单(如下图)，在其中选择相应命令后即可执行相应操作。Word2007的Office菜单中包含了一些常见的命令，例如新建、打开、保存和发布等。2021/6/2759快速访问工具栏

Word2007的快速访问工具栏中包含最常用操作的快捷按钮，方便用户使用。在默认状态中，快速访问工具栏中包含3个快捷按钮，分别为“保存”按钮、“撤销”按钮、“恢复”按钮。快速访问工具栏显示在功能区下方2021/6/2760功能选项卡和功能区

每个选项卡对应不同的功能区。在Word2007中，单击功能选项卡中的某个选项卡可打开相应的功能区。默认状态下，功能选项卡主要包含“开始”、“插入”、“页面布局”、“引用”、“邮件”、“审阅”、“视图”和“加载项”7个选项卡。下图所示为“视图”选项卡对应的功能区。2021/6/2761图片工具格式新特性之一：在文档编辑栏内插入或者粘贴图片后，功能菜单会多出一个“图片工具”格式功能栏，上面功能栏内可以对图片做出各种相对应的操作处理。小提示：在office2007各种办公软件内，都有这样的新特性，凡是做一些特殊功能操作的时候，功能菜单栏内会相对应的多处功能栏给用户方便操作。图片功能栏选择的图片2021/6/2762标题栏标题栏位于窗口的顶端，用于显示当前正在运行的程序名及文件名等信息，如下图所示。标题栏最右端有3个按钮，分别用来控制窗口的最小化、最大化和关闭应用程序。2021/6/2763文档编辑区就是输入文本、添加图形、图像以及编辑文档的区域，用户对文本进行的操作结果都将显示在该区域。文档编辑区文档编辑区2021/6/2764

状态栏和视图栏位于Word窗口的底部，显示了当前文档的信息，如当前显示的文档是第几页、第几节和当前文档的字数等，如图2-7所示。在状态栏中还可以显示一些特定命令的工作状态，如录制宏、当前使用的语言等，当这些命令的按钮为高亮时，表示目前正处于工作状态，若变为灰色，则表示未在工作状态下，用户还可以通过双击这些按钮来设定对应的工作状态。另外，在视图栏中通过拖动“显示比例滑杆”中的滑块，可以直观地改变文档编辑区的大小。状态栏和视图栏2021/6/2765查找和替换文本在文档中查找某一个特定内容，或在查找到特定内容后将其替换为其他内容，是一项费时费力又容易出错的工作。Word2007提供了查找与替换功能，使用该功能可以非常轻松、快捷地完成操作。2021/6/2766文档格式化规范选择文本或对象方法效果双击选择一个单词CTRL+鼠标单击左键选择一句话在文档选择区单击左键选择鼠标所在的一行文字在文档选择区双击左键选择鼠标所在的一段文字在文档选择区三击左键或CTRL+A全选整篇文档CTRL+鼠标左键选择间断文字SHIFT+键盘左右键以字母为单位选择SHIFT+键盘上下键以行为单位选择ALT+鼠标左键选择以列为单位选择文字2021/6/2767文档段落设置段落对齐格式

在工具栏上提供了四种对齐方式的选项按钮，分别是：“两端对齐”、“居中对齐”、“右对齐”、和“分散对齐”。

分散对齐与两端对齐的区别是，使用分散对齐的时候，如果一行内容不满一行，它将拉开字符的间距，使该行的文本在一行内均匀分布。而使用两端对齐的时候，如果一行内不满，将靠左排版。2021/6/2768段落缩进格式首行缩进悬挂缩进段落缩进

段落缩进指定的是正文与页边距之间的距离，由标尺上的游标来控制。如图所示：“首行缩进”控制段落的第一行的缩进“悬挂缩进”控制出了段落第一行以外的其他的行“段落缩进”控制整个段落的缩进，并保持“首行缩进”与“段落缩进”的相对位置不变。

使用段落缩进，只需要用鼠标选中相应的缩进游标，用左键在标尺上移动即可。文档段落设置2021/6/2769段落的行间距

行间距表示文本行之间的垂直间距，在默认情况下，WORD采用1倍行距，并且行距你的调整只对标准的五号字起作用。设置段落文字的行间距的时候，可以采用以下快捷键：CTRL+1:1倍行距CTRL+2:2倍行距CTRL+5:1.5倍行距文档段落设置2021/6/2770长篇文档的规范制作页眉和页脚是文档中每个页面的顶部、底部和两侧页边距（即页面上打印区域之外的空白空间）中的区域，如图所示。

可以在页眉和页脚中插入或更改文本或图形。例如，可以添加页码、时间和日期、公司徽标、文档标题、文件名或作者姓名。如果要更改已插入的页眉或页脚，在“页眉和页脚工具”下的“页眉和页脚”中可以找到更多的页眉和页脚选项。

页眉页脚的制作2021/6/2771在整个文档中插入相同的页眉和页脚：

在“插入”命令标签上的“页眉和页脚”组中，单击“页眉”或“页脚”按钮，如图2所示，单击所需的页眉或页脚设计，页眉或页脚即被插入到文档的每一页中。

2021/6/2772使用“文档结构图”浏览文档文档结构图可以显示Word文档的标题结构，可以帮助用户快速掌握Word文档的大致内容。要想在文档结构图中显示文档标题结构，用户首先需要设置Word文档的各级标题。在Word2007中显示文档结构图的步骤如下所述：

第1步，打开Word2007窗口，切换到“视图”功能区。在“视图”功能区的“显示/隐藏”分组中选中“文档结构图”复选框，如图1所示。

使用“文档结构图”浏览文档2021/6/2773第2步，在打开的“文档结构图”窗格中可以看到文档的标题结构，如图2所示。2021/6/2774自动生成目录1、点右下方的大纲视图按钮，切换到大纲视图。2、光标停在某个第一级标题上，左上角的下拉框拉开，选1级。同样，光标停在某个第二级标题上，下拉框