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文档简介

采购询价管理流程一、制定目的及范围为提升采购效率，确保采购过程的透明与规范，特制定本采购询价管理流程。该流程适用于公司所有采购活动，包括但不限于材料采购、设备采购及服务采购。通过明确各环节的职责与操作步骤，确保采购询价的高效与合规。二、采购询价原则采购询价应遵循以下原则：1.公正性：确保所有供应商在询价过程中享有平等的机会。2.透明性：询价过程应记录在案，确保可追溯性。3.竞争性：通过多方询价，确保选择最优供应商。4.合规性：遵循公司内部规定及相关法律法规，确保采购行为合法合规。三、采购询价流程1.需求确认在进行询价之前，相关部门需明确采购需求，包括物资的规格、数量及交货时间。需求确认后，填写《采购需求单》，并由部门负责人签字确认。2.供应商选择根据采购需求，采购部门需对潜在供应商进行初步筛选。选择标准包括供应商的资质、信誉、历史合作记录等。确保至少选择三家合格供应商进行询价。3.询价准备采购部门需准备询价文件，内容包括采购需求、询价截止日期、报价要求等。询价文件应清晰明了，避免因信息不全导致的报价偏差。4.发出询价函将询价文件通过电子邮件或其他方式发送给选定的供应商。询价函应明确询价的截止时间，确保供应商有足够的时间准备报价。5.报价收集在询价截止日期后，采购部门需收集所有供应商的报价。报价应包括价格、交货期、付款条件及其他相关条款。确保报价的完整性与有效性。6.报价评审采购部门对收集到的报价进行评审，重点关注价格、质量、交货期及售后服务等方面。评审过程中可邀请相关技术人员参与，确保评审的专业性。7.核价与决策根据评审结果，采购部门需对报价进行核价，参考历史价格及市场行情，确保报价的合理性。最终选择合适的供应商，并形成《采购决策报告》，报部门负责人审批。8.合同签署在采购决策获得批准后，采购部门与选定的供应商签署采购合同。合同应明确双方的权利与义务，包括交货时间、质量标准、违约责任等条款。9.采购实施与验收供应商按合同约定进行交货，采购部门需组织相关人员对到货物资进行验收。验收内容包括数量、质量及其他合同约定的标准。验收合格后，办理入库手续。10.付款与结算验收合格后，采购部门需及时向财务部门提交付款申请，附上相关的验收单、发票等资料。确保付款流程的顺畅与及时。11.档案管理所有采购相关文件，包括采购需求单、询价函、报价单、合同及验收单等，需进行归档管理。确保采购过程的可追溯性与合规性。四、反馈与改进机制在采购询价流程实施过程中，需定期收集各部门的反馈意见。通过召开反馈会议，分析采购过程中存在的问题，提出改进建议。根据实际情况对流程进行优化调整，确保流程的高效与适应性。五、采购纪律与责任采购人员需遵循公司采购纪律，确保询价过程的公正与透明。采购人员不得接受供应商的任何形式的贿赂或回扣，违者将受到严肃处理。各部门应指定专人负责采购询价工作，确保责任明确，流程顺畅。六、总结通过制定详细的采购询价管理流程，确保采购活动的规范化与高效化。各环节的清晰定义与责任划分

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