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文档简介

样品订单作业流程一、制定目的及范围为提升样品订单的管理效率，确保样品的及时交付与质量控制，特制定本作业流程。该流程适用于所有涉及样品申请、审批、采购及交付的部门，旨在规范样品订单的操作，减少错误，提高工作效率。二、样品订单的基本原则1.样品订单的处理应遵循“高效、准确、透明”的原则，确保每个环节都能顺利进行。2.所有样品必须经过严格的质量审核，确保符合公司标准。3.各部门需明确责任，确保样品申请、审批、采购及交付的各个环节都有专人负责。三、样品订单流程1.样品申请申请人需根据项目需求填写“样品申请单”，并附上相关的项目背景资料。申请单应包括样品名称、数量、用途及交付时间等信息。申请人需向相关部门确认样品的必要性，确保申请的合理性。2.申请审核申请单提交后，相关部门负责人需对申请进行审核。审核内容包括样品的必要性、预算情况及项目进度等。审核通过后，申请单需签字确认，并转交至采购部门。3.采购准备采购部门在收到审核通过的申请单后，需进行市场调研，选择合适的供应商。采购人员需收集至少三家供应商的报价，并进行初步筛选。报价信息应记录在“采购报价单”中，供后续审批使用。4.报价审核采购报价单完成后，需提交给财务部门进行预算审核。财务部门需确认样品采购是否在预算范围内，并对报价的合理性进行评估。审核通过后，报价单需返回采购部门。5.下单采购在报价审核通过后，采购部门可向选定的供应商下单。下单时需明确样品的交付时间、数量及质量要求。采购人员需与供应商保持沟通，确保订单的顺利执行。6.样品验收样品到货后，相关人员需对样品进行验收。验收内容包括样品的数量、外观及质量等。验收合格后，需填写“样品验收单”，并将样品入库。若样品不合格，需及时与供应商沟通，进行退换处理。7.样品使用记录样品验收合格后，使用部门需对样品的使用情况进行记录。记录内容包括样品的使用时间、用途及效果等。使用记录应定期汇总，供后续分析与改进使用。8.反馈与改进在样品使用结束后，相关部门需对样品的质量及使用效果进行反馈。反馈信息应记录在“样品反馈表”中，供采购部门及管理层参考。根据反馈信息，采购部门可对供应商进行评估，必要时进行调整。四、备案与存档所有样品订单的相关文件，包括样品申请单、采购报价单、样品验收单及样品反馈表等，需进行备案。备案文件应分类存档，以备后续查阅与审计。五、样品订单的纪律要求1.申请人职责：申请人需对样品的必要性负责，确保申请的合理性与合规性。2.采购人员行为规范：采购人员不得接受供应商的任何形式的贿赂或回扣，违者将受到严肃处理。3.验收人员职责：验收人员需对样品的质量负责，确保不合格样品不被入库。六、流程优化与改进机制为确保样品订单流程的持续优化，定期对流程进行评估与改进。各部门应定期召开会议，分享样品订单的执行情况与存在的问题，提出改进建议。根据实际情况

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