文件与资料档案管理制度

文件与资料档案管理制度一、总则为保证企业文件与资料档案的完整、有序、安全、便捷和及时取得，提高工作效率和信息管理水平，依据公司的发展需求，订立本文件与资料档案管理制度。二、适用范围本制度适用于公司内全部部门和人员的文件和资料档案管理工作。三、文件管理1.文件的定义文件是公司日常工作中产生的各类书面资料，包含但不限于会议纪要、合同文件、工作报告、决策备忘录等。2.文件的保管2.1紧要文件应采取电子存档和纸质存档相结合的方式保管，电子存档应保管在公司的信息管理系统中，纸质存档应放置于指定的文件柜或资料室。2.2文件应依照统一的分类、编号和归档规定进行保管，确保文件的连续可查和存取便捷。2.3文件应依照不同的保密级别进行分类，并设置相应的权限，保障信息的安全性。3.文件的归档流程3.1文件的归档应依照文件的编号和归档规定进行，由文件管理员负责具体的归档工作。3.2文件的归档流程包含文件的整理、审核、盖章、归档和存档备份环节，确保文件的完整和准确性。3.3归档文件的数量和存放位置应有明确的记录，并定期进行盘点和整理。4.文件的传递与沟通4.1文件的传递和沟通应采用公司统一的通信工具和平台，如电子邮件、企业微信等。4.2传递文件时，应注明发送人、接收人和发送时间，并附上文件的重要内容和相关附件。4.3紧要文件的传递应进行确认，确保文件的准确转达和及时回复。四、资料档案管理1.资料档案的定义资料档案是公司历史性、综合性和紧要性的各类文件，包含公司章程、规章制度、合同协议、财务报表、审计报告等。2.档案的分类与管理2.1资料档案应依照文件的内容和用途进行分类，包含组织档案、会计档案、人事档案等。2.2档案管理人员应负责档案的整理、编目、归类、存放和借阅管理，确保档案的完整和准确性。2.3档案应依照肯定的规定进行存放，确保档案的安全，并定期进行巡查和保养。3.档案的存储与保密3.1档案应采取防尘、防潮、防火、防震等措施进行存储，确保档案的安全。3.2档案室应设置门禁系统，并限制非授权人员的进入。3.3档案存储设备的使用和维护应依照相关规定进行，确保设备正常运行。3.4档案的保密级别应依据需要进行分类，设置相应的权限，确保档案的安全性和机密性。4.档案的利用与借阅4.1档案的利用应遵从合法、规范和实际需要的原则，确保档案的科学利用和合理应用。4.2档案的借阅应依照规定的流程和权限进行申请，须注明借阅目的和借阅期限。4.3借阅的档案应及时归还，如有特殊需要可申请延期，但不得超出规定的期限。五、违规处理与责任追究1.违规行为的种类1.1未依照规定的流程和权限进行文件和资料档案的管理。1.2有意窜改、伪造或销毁文件和资料档案。1.3泄露、散布或滥用公司文件和资料档案。2.违规处理方法2.1对违规行为，依法进行调查、调解和处理，维护公司的利益和声誉。2.2进行相应的纪律处分，并追究相关人员的责任，包含警告、记过、降级、辞退等。2.3对于严重违规行为，可依法追究法律责任。六、附则1.本制度的解释权归公司管理层全部。2.本制度的修订和修改应经公司管理层的批准。3.本制度自颁布之日起施行，作为公司的基本管