离职与人事档案管理制度

离职与人事档案管理制度1.背景与目的离职与人事档案管理制度的订立旨在规范对员工离职流程的处理，并确保人事档案的完整性和保密性，以维护公司的利益和员工的权益。本制度适用于全体公司员工的离职管理和人事档案的归档与保管。2.离职流程2.1提交离职申请员工如需离职，应提前向所属部门经理提交书面离职申请，并注明离职原因、离职日期和希望进行离职手续的日期。2.2部门经理审核部门经理在接到离职申请后，应及时与员工进行沟通，了解离职原因，核实申请的真实性，并与人力资源部门进行协商。2.3人力资源部门处理人力资源部门收到离职申请后，应尽快布置离职面谈，了解员工离职的真实原因，并依据离职原因的分类进行相应的处理。2.3.1员工自动离职若员工出于个人原因自动提出离职申请并通过相关程序审批，人力资源部门应依据实际情况做出相应的决策，并将离职决议及相关料子记录于员工人事档案。2.3.2公司自动解聘若员工被公司自动解聘，人力资源部门应依据相关法规与公司规定进行处理，并将解聘决议及相关料子记录于员工人事档案。2.3.3合同到期自然离职若员工的合同到期并选择不续签劳动合同，人力资源部门应及时与员工确认离职意向，并依据合同商定的事项进行处理，将离职决议及相关料子记录于员工人事档案。2.4离职手续办理离职手续办理包含但不限于以下内容：2.4.1工作交接离职员工应与接任者或上级领导进行充分的工作交接，确保工作平稳过渡，将相关工作进展、文件和资料交接清楚明确。2.4.2员工福利结算人力资源部门应与财务部门合作，对离职员工进行工资、奖金、假期等相关福利的结算，并确保款项定时支出给离职员工。2.4.3资产归还离职员工应按规定归还公司的设备、资产和文件等，并将相关资产的交接清单交给人力资源部门进行审核。2.5离职通知和离职交接确认离职员工在离职日前，应将个人离职通知书提交给部门经理，并与部门经理进行离职交接确认，确保离职手续的完备。3.人事档案管理3.1档案归档离职员工的人事档案应由人力资源部门进行归档，并依照有关法规规定的期限进行保管。3.2档案内容人事档案包含但不限于以下内容：3.2.1基本人事信息包含员工个人信息、身份证件、学历、工作经过等。3.2.2薪酬和福利信息包含员工薪资、奖金、津贴、社会保险、住房公积金等信息。3.2.3培训与绩效信息包含员工培训记录、绩效评估等相关信息。3.2.4工作业绩和表扬信息包含员工工作业绩记录、嘉奖、荣誉等信息。3.3档案保密人事档案应妥当保管，未经授权人员不得查阅或调取档案。相关人员在查阅档案时应记录相关事由，并依照规定进行审批。3.4档案处理员工离职后，人力资源部门应依据法律法规和公司规定，合理处理相关档案。无需保存的档案按规定的期限予以销毁。4.法律法规遵从与违纪处理4.1法律法规遵从离职流程和人事档案管理应遵从国家法律法规和公司内部规章制度的相关规定，确保合法合规。4.2违纪处理离职员工如在离职过程中存在违反公司规定、员工行为准则或任职双方合同的行为，将依据公司规定予以相应处理，包含但不限于违纪记录、追究法律责任等。5.审批与修改5.1审批本制度的订立、修改和废止须经公司高级管理层审批，并附有相应的文号。5.2修改对本制度的修改应符合实际需求，并经公司高级管理层审批。5.3废止本制度的废止须经公司高级管理层审批，并及时通知相关部门。6.生效与执行6.1生效本制度自公司高级管理层批准之日起生效。6.2执行全体员工应严格遵守本制度的相关规定，人力资源部门应负责制度的执行和监督，并对违反规定的情况进行相应处理。6.3监督与反馈公司高级管理层对本制