广告公司设计部文件管理制度

广告公司设计部文件管理制度第一章总则第一条规章制度订立目的为了加强广告公司设计部的文件管理工作，提高效率和效果，保障正常运营和业务开展，特订立本制度。第二条适用范围本制度适用于广告公司设计部的全部工作人员，包含部门负责人、设计师等。第三条文件管理原则文件管理应遵从以下原则：规范性：订立和执行文件必需符合国家法律法规和企业规范。统一性：统一使用特定格式、文档模板进行文件管理。即时性：文件的收发、归档等程序必需及时完成。完整性：文件应包含必需的内容和签章，确保完整性和真实性。保密性：对涉及商业机密或敏感信息的文件，必需严格保密。第二章文件策划与起草第四条文件策划设计部负责人应当订立文件策划计划，明确文件的种类、编号、命名等规定，并提交备案。文件策划计划应依据业务需要和管理要求订立，经过设计部负责人审核后实施。第五条文件起草文件起草应明确文件的类型、目的、内容、格式和呈现方式。文件起草应无错别字、符合语法和逻辑，表述准确、详实。文件起草应尽量使用简练的语言，避开冗长的句子和多而杂的词汇。文件起草应注意格式的规范性，如标题、字体、行间距等。第六条文件审核文件起草完成后，需要经过设计部负责人或指定人员的审核确认。文件审核包含内容的准确性、清楚度、规范性等方面的检查。审核人员应当及时提出修改看法并帮助起草人员完成修改。审核人员对文件的审核看法必需进行记录，便于后续参考。第三章文件传送与接收第七条文件传送文件传送应采用官方邮箱、办公软件等正规渠道进行，严禁使用个人邮箱和传输工具。传送文件时，应明确文件的标题、文件类型、传送目的等信息，并填写传送记录。传送文件时，需要确认文件的收件人和抄送人，并及时发送通知邮件。第八条文件接收收到文件后，接收人应及时查看、确认。接收人应定时查看公司邮箱以及办公软件等通信工具，确保收到全部文件。接收人应依据文件的紧急程度和工作负荷合理布置阅读和处理次序。第九条文件保管文件应依照肯定的目录和分类方式进行归档和保管。文件保管应统一编号、分类，并附上归档记录，便于查找和追溯。公司要建立完善的文件保管制度，确保文件的安全和防止遗失。第四章文件审批与签发第十条文件审批设计部负责人或指定人员应对需要审批的文件进行审核，并填写审批看法。文件审批应符合企业的规定和权限，确保主管及领导层的授权和签字。第十一条文件签发文件签发应由设计部负责人或指定人员进行，签发之前应核对文件的完整性和准确性。文件签发时，应在文件上盖章或签字，并注明签发日期和签发人。第五章文件的保管与销毁第十二条文件的保管依据文件的紧要性和需求，文件应依照不同的保管期限进行分类存储。保管期限实现后，文件应进行定期归档，并填写归档记录。第十三条文件的销毁文件的销毁应依照公司的文件销毁规定和流程进行。文件销毁应由专人负责，销毁程序应留下销毁记录和证明。第十四条文件的备份紧要文件应进行定期备份，以防止文件丢失或损坏。文件备份应存储在安全可靠的介质上，并设有相应的存储记录。第六章监督与违规处理第十五条监督检查公司应建立定期的文件管理检查制度，对设计部的文件管理工作进行检查。监督检查工作应由相关负责人或内部审计人员进行，并填写检查报告。第十六条违规处理对于未按规定执行文件管理制度的人员，将予以相应的纪律处分。违规处理包含口头警告、书面警告、通报批判等，情节严重者将予以行政惩罚。第七章附则第十七条法律法规遵守广告公司设计部的文件管理应遵守国家法律法规的规定。对于与法律法规相冲突的规定，依照法律法规的规定执行。第十八条本制度的解释权和修改权归广告公司全部对于本制度的解释权和修改权归广告公司全部。对于本制度的修改，广告公司将及时通知设计部的相关人员并进行培训。第十九条本制度自颁布之日起执行本制度自颁布之日起执行，而且废止之前的相关规定。备注：本制度最终解释权归广告公司全部。以上为广告公司设计部文件管理制度的内容。本制度的订立，旨在规范文件管理工作，提高工作效率和质量，保