人事档案资料保管制度

人事档案资料保管制度合同编号：__________甲方（用人单位）：__________地址：__________法定代表人：__________联系电话：__________乙方（员工）：__________身份证号码：__________联系电话：__________鉴于甲乙双方遵循平等自愿、公平公正的原则，就乙方的人事档案资料的保管事宜，经双方协商一致，特订立本合同，以共同遵守。第一条档案资料的种类和内容1.1乙方的人事档案资料包括但不限于：身份证复印件、学历证书、资格证书、工作经历证明、体检报告、劳动合同、工资单、奖惩记录等。第二条档案资料的保管2.1甲方应对乙方的人事档案资料进行妥善保管，确保档案资料的安全、完整和秘密。2.2甲方应指定专门部门和专人负责档案资料的保管工作，实行责任制，确保档案资料的管理规范、高效。2.3甲方应建立档案资料的查阅制度，严格控制查阅范围和权限，禁止未经授权的查阅、复制、泄露或损坏档案资料。第三条档案资料的利用3.1甲方应对乙方的人事档案资料进行定期审核，确保档案资料的真实性、准确性和完整性。3.2甲方应依据国家法律法规和双方的约定，合理利用乙方的人事档案资料，不得将其用于其他目的。3.3甲方在利用乙方的人事档案资料时，应尊重乙方的隐私权，不得泄露乙方的个人隐私信息。第四条档案资料的转移4.1乙方在解除或终止与甲方的劳动关系后，应将其人事档案资料完整、准确地移交给甲方。4.2甲方在收到乙方的人事档案资料后，应继续履行保管职责，直至乙方的新用人单位或相关机构接替保管。第五条档案资料的归还5.1乙方在变更用人单位或需要归还人事档案资料时，应向甲方提出书面申请。5.2甲方在核实乙方身份和用人单位信息后，应在五个工作日内将乙方的人事档案资料归还给乙方或新用人单位。第六条保密和责任6.1甲方、乙方应严格保守对方的人事档案资料秘密，未经对方书面同意，不得向第三方披露。6.2甲方、乙方违反本合同约定，导致对方人事档案资料泄露、损坏或丢失的，应承担相应的法律责任。第七条合同的变更和解除7.1本合同的有效期为自双方签字（或盖章）之日起至乙方与甲方解除或终止劳动关系之日止。7.2本合同的变更或解除应书面签署，并经双方协商一致。第八条争议解决8.1双方在履行本合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。第九条其他约定9.1本合同一式两份，甲乙双方各执一份。9.2本合同自双方签字（或盖章）之日起生效。甲方（用人单位）：__________乙方（员工）：__________签订日期：__________一、附件列表：1.乙方身份证复印件2.乙方学历证书复印件3.乙方资格证书复印件4.乙方工作经历证明复印件5.乙方体检报告复印件6.乙方与甲方签订的劳动合同复印件7.乙方工资单复印件8.乙方奖惩记录复印件二、违约行为及认定：1.甲方未按合同约定妥善保管乙方人事档案资料，导致资料泄露、损坏或丢失。2.甲方未按合同约定定期审核乙方人事档案资料的真实性、准确性和完整性。3.甲方未按合同约定合理利用乙方人事档案资料，将其用于其他目的。4.甲方未按合同约定在规定时间内归还乙方人事档案资料。5.乙方未按合同约定向甲方移交完整、准确的人事档案资料。6.乙方未按合同约定保密甲方的人事档案资料秘密。三、法律名词及解释：1.人事档案资料：指乙方在甲方工作期间形成的与劳动关系相关的各种文件和资料。2.保密义务：指甲方、乙方在合同有效期内对对方的人事档案资料保守秘密，未经对方书面同意，不得向第三方披露。4.法律责任：指违约方因违约行为而应承担的法律后果，包括但不限于赔偿损失、支付违约金等。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.问题：甲方未指定专门部门和专人负责档案资料的保管工作。解决办法：甲方应指定专门部门和专人负责档案资料的保管工作，并建立责任制。2.问题：甲方未建立档案资料的查阅制度，导致查阅范围和权限不明确。解决办法：甲方应建立档案资料的查阅制度，明确查阅范围和权限，并加强对查阅人员的管理。3.问题：乙方在解除或终止劳动关系后，未将其人事档案资料完整、准确地移交给甲方。解决办法：乙方应按照合同约定，在解除或终止劳动关系后将其人事档案资料完整、准确地移交给甲方。4.问题：甲方未在规定时间内归还乙方人事档案资料。解决办法：甲方应按照合同约定，在核实乙方身份和用人单位信息后，在规定时间内将乙方的人事档案资料归还给乙方或新用人单位。五、所有应用场景：1.甲方为乙方提供人事档案资料的保管服务。2.甲方利用乙方的人事