人事档案管理

项目一人事档案管理

2021/6/271学习目标人事档案收集、鉴别、排序编目、保管、查阅与转递流动人员人事档案的管理2021/6/272第一节认识人事档案

一、定义、特点及作用

人事档案产生于人事管理活动。自从有了国家政权，有了对人的管理，就有了对人进行记录和管理的人事档案。人事档案是在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位集中保存起来以备考查的文字、表格及其它各种形式的历史记录。（德能勤绩廉）

1.定义2021/6/273第一节认识人事档案2.人事档案特点（1）现实性（2）真实性（3）动态性（4）机密性3.人事档案的作用（1）考察、了解员工的重要手段（2）解决当事人个人问题的凭证（3）编写人物传记和专业史的宝贵资料2021/6/274分为干部档案、职工档案、学生档案《干部档案工作条例》及中组部《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》2021/6/275

我国人事档案实行集中统一、分级负责的管理体制。管理人事档案是组织、人事、劳动部门的职责，人事档案应有各级组织、人事、劳动部门集中统一管理。第六条干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上(含县)机关、单位的干部档案要按照干部管理权限集中统一管理（中央管省部级、省管厅级、地市管处级）;县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。干部档案被纳入综合档案室管理的单位，其干部档案要固定专人管理，业务工作要接受本单位组织人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。

《干部档案工作条例》1.国家级、省部级、厅局级、县处级、乡科级2.中组部、省委组织部、市委组织部、县委组织部2021/6/276机构和人员配备

建立相应的干部档案管理工作机构：1.每管理1000人的档案需配备1名专职干部；2.配备政治可靠、作风正派、责任心强专兼职党员干部管理人事档案。2021/6/277第二节人事档案管理的一般操作流程

（一）人事档案的收集与补充（二）人事档案的鉴别（三）人事档案的分类（四）人事档案的整理（五）人事档案的保管保护和信息化建设（六）人事档案的统计（七）人事档案的提供利用（八）人事档案的转递（九）人事档案的审核整改2021/6/278一、人事档案的分类正本与副本

人事档案正本的内容主要包括十大类

人事档案副本由正本的七类主要材料的复制件及重复件构成。一般高级领导或同时受几个部门管理的干部要建立副本。2021/6/2792021/6/2710注：正本与副本的区别2021/6/2711

正本和副本之间有着明显的区别：

（1）从内容构成来看，干部档案正本是由历史地、全面地反映干部情况的全部档案材料(原件)构成，包括十大类材料。干部档案副本则是由正本中主要材料的复制件(或重复件)构成。

（2）从管理范围来看，干部档案正本，由干部的主管部门保管；干部档案副本，由主管或协管干部的部门保管。2021/6/2712中组部1991年制定的《干部档案工作条例》，把干部人事档案材料正本按其内容性质分为十大类：

第一类履历材料；第二类自传材料；第三类鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料；第四类学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩和评聘专业技术职务、成绩、审批材料）；第五类政治历史情况审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；2021/6/2713第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；第七类奖励材料（包括科技和业务奖励，英雄模范先进事迹）；第八类处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；第九类录用、任免、聘用、专业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会登记表等材料。

第十类其他可供组织参考有保存价值的材料。2021/6/2714二、人事档案归类人事档案材料的归类，就是按照分类的规定，将经过鉴别的档案材料归入所属类别，就是将材料“对号入座”。《干部人事档案材料收集归档规定》中共中央组织部2009年下发文件2021/6/2715（一）常见的干部档案归类第一类履历材料：干部履历表（书）、简历表、干部、工人、教师、军人、学生登记表，应征公民入伍登记表、退伍登记表、接受再教育审批表、招工登记表等各类人员登记表，更改姓名材料。第一类在进行干部档案归类时，还应注意以下几点：带自传的履历表与其他自传内容不重复的归第二类；涉及干部政历问题或记载审查情况的登记表归第五类；有任免职务内容的登记表归第九类。2021/6/2716第二类自传及属于自传性质的材料第三类鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料：

以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料，作为干部任免、调动依据的正式考察材料；年终考核登记表（工作总结可不归档），公务员考评表，干部考核和审计考核的综合材料。2021/6/2717第四类学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料；报考高等学校学生登记表、审查表，毕业登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表；专业技术职务任职资格申批表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表；套改和晋升专业技术职务（职称）审批表；干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录。下列材料不应归入本人档案：评定专业技术职务时干部本人写的论文、技术报告、技术设计及图纸；报考和毕业的各科试卷、毕业设计、实习报告、毕业证、学位证、准考证、结业证。2021/6/2718第五类政审材料：审查干部政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证材料，甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更改干部的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。第五类中不应归入档案的材料：信封、调函、外调提纲、调查线索、外调介绍信、审查结论和调查报考的草稿，未经查证的有关干部政历问题的检举材料。2021/6/2719第六类加入党团的材料：

中国共产党入党志愿书，入党申请书（1－2份全面系统的）和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；加入民主党派的有关材料。

一般性的入党思想汇报不归档。2021/6/2720第七类奖励（包括科技和业务奖励）材料：

各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。荣誉证书不归档。

第八类干部违犯党纪、政纪、国法等材料：

处分决定（免于处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；通报批评材料，甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。2021/6/2721第十类其他可供组织参考有保存价值的材料：有残疾的体检表、残废等级材料；干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书，大、中专分配报到证等。必须要注意，十类材料必须精炼和确有参考价值，不能把第十类当作“回收站”。一般性体检表和超过五年以上的体检表、结婚证明、探亲报告表、干部调动介绍信、工资调动介绍信不归档。2021/6/2722

（1）完整。一是要将记载干部本人德、能、勤、绩、廉的各方面材料收集齐全，使干部档案能够反映干部本人的基本面貌。二是收集到的每份档案材料要齐全。系列材料要系统成套，特别是结论性的材料、主要证据或过程性关键材料，都必须全部收集、有头有尾；单份材料不缺页、无损坏。三是收集归档的材料数量要适当。凡是正、副本均要求收集的材料，需收集2份，不建副本的只需收集1份，既不要多也不要少。

（二）干部人事档案材料收集归档要求2021/6/2723

（二）干部人事档案材料收集归档要求（2）真实“真实”是指档案材料由法定作者形成，材料文字清楚、所指对象明确，材料内容符合干部的客观实际。档案材料没有涂改造假，没有模棱两可的语言，没有与实际情况不符合的信息。归档材料上的姓名、出生时间、参加工作时间、入党时间、民族、籍贯等自然情况应当与档案记载一致。2021/6/2724

（二）干部人事档案材料收集归档工作（3）及时“及时”是指在各项工作过程中，要有时间观念，随时注意收集需要归档的材料，做到随办、随收、随审、随归。

2021/6/2725

（二）干部人事档案材料收集归档工作“规范”是指要保证档案材料收集归档工作质量：

a.归档材料必须是属于同一立卷对象，避免张冠李戴归入他人档案。

b.归档材料必须是《收集归档规定》确定的归档范围内的材料。

c.归档的材料必须是办理完毕的正式材料。

d.归档材料的手续要完备。

e.干部人事档案材料的载体和记录材料应当符合档案保护要求。

f.归档材料一般不得使用复制件。三种情况例外：一是各类证书、证件;

二是全国统考科目成绩单;

三是补充收集的历史久远的材料。2021/6/2726

（二）干部人事档案材料收集归档工作要求案例一：出生日期填写错误填写不规范2021/6/2727案例二：手续不完备

（二）干部人事档案材料收集归档工作要求2021/6/2728

（二）干部人事档案材料收集归档工作要求案例三：张冠李戴（姓名用字中“明”与“民”）2021/6/2729

（二）干部人事档案材料收集归档工作要求案例四：

错装材料（把一工人的材料装进领导干部档案中）2021/6/2730案例五：

文号与材料形成时间不一致

（二）干部人事档案材料收集归档工作要求2021/6/2731(三）人事归档的鉴别1.判定文件是否属于人事档案2021/6/27322.判定是否是同一对象的人事档案3.判定材料是否真实、准备、完备2021/6/27334.审核文件的质量2021/6/2734三、人事档案整理工作

（一）整理工作的基本概念

1．定义人事档案的整理，是指根据一定的原则和方法，将收集起来的档案材料，以个人为单位，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订等，使之成为系统化和条理化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。

2021/6/2735三、人事档案整理工作

（一）整理工作的基本概念

2．作用（1）使干部人事材料成为规范的干部人事档案；（2）有利于干部人事档案材料的保管和保护；（3）方便干部人事档案的利用。

3．类型两种常见的类型：一是对新建干部档案的整理。二是因补充归档材料而对原有的档案进行局部整理。2021/6/2736三、人事档案整理工作

（二）整理工作的具体方法步骤

1.分类

2.排序

3.编目

4.技术加工

5.装订6.档案编号2021/6/2737三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤

1.分类

第四类：学历学位材料；职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务(职称)材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。第九类：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国(境)材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。包括干部职务变化、工资待遇、出国(境)等材料，以及各种代表会议代表登记表等材料。

2021/6/2738三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤

材料分类应注意两个问题：（1）第四类、第九类材料的二级分类问题。

第四类材料可再分为：

a．学历学位材料；

b．职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务(职称)材料；

c．反映科研学术水平的材料；

d．培训材料等。2021/6/2739三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤

1.分类

材料分类应注意两个问题：（1）第四类、第九类材料的二级分类问题。

第九类材料可再分为：

a．工资材料；

b．任免材料；

c．出国(境)材料；

d．参加会议的代表登记表等其它材料。2021/6/2740三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤

1.分类

（2）内容交叉材料的分类部分档案材料，特别是一些制式表格，存在内容交叉的情况，可以根据材料的主要内容或用途来确定类别：

a．以自传为主的履历或简历表归第二类；

b．学生登记表、学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第四类；

c．享受政府特殊津贴材料归第七类；

d．干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类；

e．中央和地方各级党委委员(候补委员)简历，人大常委会委员、政协委员简历归第一类。

2021/6/2741三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤

2.排序将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。2021/6/2742三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤

2.排序排序的具体方法：

(1)按材料形成的时间排序适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。注意，第四类、第九类材料排序时，是在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。

2021/6/2743三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤

2.排序排序的具体方法：

(2)按材料的内容以及材料之间的内在联系排序

适用于第五、六、八类材料。其中，第五类、第八类材料的排列顺序一般为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。2021/6/2744三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤

2.排序每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号（如1-1、4-1-1、4-2-2、9-1-2等，并在其右下角逐页编写页码。

页码的编写方法为:凡有图文的页面，每面作为一页；有封面的材料从封面开始编写；空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复印件和原件应视为一份材料，统一编写页数。2021/6/2745

3.编目

具体要求是：

（1）档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。（2）每类目录应首先注明材料类号和类别名称。（3）“类号”下再依次填写排列顺序号。规范的序号栏填写方法应该是：材料类号用汉字的“一”至“十”，二级分类的类号用(一)至(四)，顺序号用阿拉伯数字。

2021/6/2746干部档案正本目录序号材料名称材料形成时间页数备注年月日九任免、出国(境)、工资等材料

(一)-1

(一)-2

(一)-3

第三、四、九类留足空格，不在同一页填写其他类材料。

(二)-1

(二)-2

2021/6/2747三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤

3.编目具体要求是：（4）“材料名称”根据材料题目填写。没有题目的要自拟题目。（5）“材料形成时间”填写材料落款时间。（6）“页数”填写材料的页数。按照编好的页数如实填写。（7）“备注”填写需要说明的情况。（8）书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。2021/6/2748三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤

4.技术加工（1）对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保持材料原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制后的材料应清晰，所用材料要符合档案保护要求，经久耐用。复制件应附在原件后，与原件作为一件。2021/6/2749三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤

4.技术加工

（2）幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。2021/6/2750三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤

4.技术加工（3）幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。裱糊2021/6/2751三、干部人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤

4.技术加工（4）档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。（5）为方便档案利用和后续材料补充，每份档案材料在整理时必须保证各自独立，禁止将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

2021/6/2752三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤

5.装订（1）档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。（2）档案材料应左边、下边对齐。（3）档案如果太厚，应该分成两卷装订。分卷装订时，必须保证同一类材料分在同一卷中。（4）档案卷夹为A4可移动式。

（5）归档材料左边应留出2.5厘米装订边2021/6/2753三、人事档案整理工作5.装订

2021/6/27542021/6/27552021/6/2756三、人事档案整理工作2021/6/27572021/6/2758三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤

5.装订不合格档案2021/6/27592021/6/2760三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤

A4型档案盒的规格

2021/6/2761三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤

2021/6/2762三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤

2021/6/2763三、人事档案整理工作（二）整理工作的具体方法步骤

2021/6/2764新型人事档案案卷2021/6/2765三、人事档案的整理工作为方便统计，在一级类目下设二级类目，即：

干部职工档案GZ2职工档案3离退档案4死亡档案1干部档案2021/6/2766三、人事档案的整理工作每个二级类目各是一个流水号,表示方法为：

GZ1-001GZ2-001GZ1-002GZ2-002GZ3-001GZ4-001GZ3-002GZ4-0102021/6/2767四、人事档案利用工作

（一）开展人事档案查借阅工作的基本原则：

严格管理安全保密规范程序方便利用（二）档案查借阅工作中存在的问题及要求。2021/6/2768四、人事档案利用工作（一）开展人事档案查借阅工作的基本原则

1.严格管理。对于本部门保管的干部人事档案，要建立健全查借阅制度，按照干部管理权限，明确可以查借阅档案的单位范围，规定可以查借阅档案的事由，对查档人员的身份要严格审查。

2.安全保密。

a.涉及党和国家秘密的信息必须严格保密。

b.组织内部掌握的信息需要严格保密。

c.干部个人的私密信息不能扩散。2021/6/2769四、人事档案利用工作（一）开展人事档案查借阅工作的基本原则

3.规范程序。查档人员首先要在本单位履行报批手续；管档部门对查档需求要进行审查，确保符合规定、手续完备，并按程序报领导批准后提供相应的查借阅服务。

4.方便利用。不能过分强调安全保密而限制利用。要“正确把握干部人事档案保密和开放之间的关系，区别不同情况，满足社会化利用需求”。2021/6/2770四、人事档案利用工作（二）档案查借阅工作存在的问题及要求1．使用不规范的查档审批表2.“查阅对象”栏填写不规范3．“查档人员”栏填写不规范4.“查借阅事由”栏填写不规范5.“查档内容”栏填写不规范6.“查档单位意见”栏签批不符合要求2021/6/2771五、人事档案转递工作（一）人事档案转递工作指干部所在单位或主管部门发生变化后，人事档案管理部门将其档案转给新的主管单位人事档案管理部门的一项工作。2021/6/2772五、人事档案转递工作（二）具体要求

1．合格。档案转出单位要按照档案审核的标准，把握信息准确、材料齐全、手续完备、整理规范的要求，对需要转出的档案严格进行审核，对不符合要求的档案认真进行整改。2021/6/2773五、人事档案转递工作（二）具体要求

2．及时。因职务变动而改变档案主管单位的，应按有关要求在两个月内将其人事档案正本报送新的档案主管单位。因工作调动而改变档案主管单位的，应在解除或终止劳动合同之日起十五天内为其办理档案转移手续。2021/6/2774五、人事档案转递工作（二）具体要求

3．安全。人事档案必须严密包封，通过机要交通转递或派专人递送，严禁邮寄或交本人自带。对个人携带档案的，档案管理部门应拒绝接收。接收单位发现档案有拆封痕迹的，要会同原单位上级主管部门进行调查核实。对违反转递规定，造成档案丢失或出现抽取、更换档案材料等造假行为的，要严肃追究当事人和有关管档人员的责任。2021/6/2775五、人事档案转递工作（二）具体要求

4．规范。

转递干部人事档案，要严格履行相应的审批、登记程序,统一填写“干部人事档案转递通知单”。接收单位对转来的档案审核无误后，应在干部档案转递单的回执上签名盖章，立即退回原单位；逾期一个月未退回，档案转出单位要进行催问，以防档案丢失。2021/6/2776六、人事档案审核整改工作（一）审核原则

以法律法规和中央有关人事工作及人事档案工作的文件为依据，结合形成材料的历史条件和材料的主要内容、用途及其保存价值，严格进行审核，做到取之有据，舍之有理。2021/6/2777六、人事档案审核整改工作（二）审核的主要内容

1.审核材料是否应归入干部人事档案；

2.审核材料是否属于某一立卷对象；

3.审核材料是否齐全完整；

4.审核材料是否真实准确；

5.审核材料是否填写规范、手续是否完备。2021/6/2778六、人事档案审核整改工作（三）审核依据

1.近期填写的《干部履历表》内容；

2.最新的职称评审表所填内容；

3.最近的《干部任免审批表》的内容。2021/6/2779六、人事档案审核整改工作（四）审核整改的基本方法

1.逐卷审核

2.登记分析；

3.补充完善；

4.整理归档；

5.总结提高。2021/6/2780七、

流动人员人事档案管理1996年12月中共中央组织部、人事部印发《流动人员人事档案管理暂行规定》

☆流动人员人事档案范围（1）辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；（2）与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；（3）待业的大中专毕业生的人事档案；（4）自费出国留学人员的人事档案；（5）外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案；（6）外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；（7）其他流动人员的人事档案。2021/6/2781遵循“集中统一，归口管理”原则，接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。（1）管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。（2）跨地区流动的，可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理，也可由其现工作单位所在地的人才流动服务机构管理。（3）尚未建立人才流动服务机构的地区，流动人员人事档案仍由原人事档案管理单位管理。（4）人才流动服务机构应认真做好流动人员档案收集、整理、保管、利用、转递等工作，做好与有关人员身份认定、档案工资记载、出国（出境）政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。☆流动人员人事档案管理机构2021/6/27821．转递（1）人才流动服务机构凭符合国家有关规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函15天内，将档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。人才服务机构经审核后，及时将档案转递通知单回执退回原单位。（2）流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交由流动人员本人自带。（3）人才流动服务机构接管流动人员人事档案，须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。（4）人才流动服务机构开具的转档手续