采购部规章制度及工作流程

采购部规章制度及工作流程一、制定目的及范围为确保采购工作高效、规范、有序进行，制定本规章制度，旨在明确采购流程，提升采购管理水平，降低采购风险。适用范围包括所有部门的项目采购、日常采购、紧急采购等。二、采购原则采购活动应遵循以下原则：1.公正性：所有采购活动应在公平、公正的环境下进行，确保供应商选择透明。2.经济性：在保障质量的基础上，优先选择价格合理的供应商，做到节省采购成本。3.合法性：所有采购行为必须符合国家法律法规及公司内部规定。4.质量优先：优先选择信誉良好的供应商，确保采购物资的质量符合标准。三、采购流程1.采购申请流程库存查询：申购人需先检查现有库存，确认所需物资缺乏。填写申购单：申购人依据实际需求填写“申购单”，详细列明物资名称、规格、数量及用途。部门审批：申购单需经部门负责人审核并签字确认，确保采购的必要性和合理性。2.询价与选择供应商询价方式：采购人需向至少三家符合资质的供应商询价，确保选择的供应商能够提供合适的产品和服务。报价记录：将所有报价记录在“询价记录表”中，便于后续比较与分析。核价：采购人需对报价进行核价，参考历史价格和市场行情，确定合理价格区间。3.审批流程填写流转单：在询价及核价后，采购人需填写“流转单”，并附上申购单及询价记录。逐级审批：流转单需经过部门负责人、财务审核及公司高层的逐级审批，确保采购的合规性与必要性。审批反馈：如审批未通过，需及时反馈原因并进行修改，重新提交审批。4.采购实施下单采购：审批通过后，采购人应及时与选定的供应商联系，确认订单并下单。跟踪订单：采购人需定期跟踪订单进度，确保供应商按时交货。5.验收与入库验收标准：物资到货后，相关人员应依据验收标准进行验收，确保货物数量、质量符合要求。入库处理：验收合格后，及时将物资入库，并更新库存记录。未通过验收的物资应及时退货或处理。6.报销与结算报销流程：采购人需在物资到货后一个月内完成报销，提交相关凭证，包括采购单、发票等。财务审核：财务部门对报销申请进行审核，确保流程合规。四、特殊采购流程1.集中采购各部门每月25日前需提交集中采购需求，由采购部统一进行采购，确保采购数量和价格优势。2.紧急采购在特殊情况下需要立即采购，采购人应向应急小组申请，简化流程，确保及时采购，避免生产或运营受到影响。3.年度采购针对定期需求的物资，采购人需提前编制年度采购计划，并向财务部门报备，确保预算合理。五、采购记录及档案管理1.档案保存所有采购相关文件应按类别、时间进行分类存档，包括申购单、询价记录、流转单、验收单及发票等。采购记录需保存至少三年，方便日后查阅和审计。2.绩效评估采购部定期对供应商进行绩效评估，记录供应商的供货质量、交货时间及服务态度，为后续采购提供数据支持。六、采购纪律1.采购人员职责采购人员需建立并维护供应商档案，定期进行市场调研，确保采购物资符合质量标准。采购人员不得与供应商进行不当交易，如接受贿赂、回扣等，一经查实，严肃处理。2.信息保密采购过程中涉及的商业机密、价格信息等需严格保密，非相关人员不得泄露。七、反馈与改进机制1.流程反馈各部门可针对采购流程提出反馈和建议，采购部定期收集意见，进行流程优化。设立投诉渠道，确保采购环节的问题能够及时被发现和解决。2.定期评审每年组织一次采购流程评审，分析流程执行情况，针对发现的问题