文件记录管理制度

文件记录管理制度1.前言本制度旨在规范企业文件记录的管理流程，提高文件记录的质量和保密性，确保文件记录的准确性和及时性。本制度适用于本企业全部部门和员工，在文件记录的创建、存储、保管、传递和销毁等方面均需严格遵守。2.文件记录的定义与分类2.1文件记录的定义文件记录指企业在运营过程中产生的各种纸质或电子形式的文件，包含但不限于报告、合同、备忘录、会议纪要、工作计划、决策文书等。2.2文件记录的分类文件记录依据内容和用途可分为以下几类：—公司级文件记录：用于全公司范围的管理和决策，如公司章程、战略计划等；—部门级文件记录：用于部门内部的管理和决策，如部门工作计划、会议纪要等；—项目级文件记录：用于特定项目的管理和决策，如项目计划、进展报告等；—个人级文件记录：用于个人工作的记录和备查，如个人备忘录、日报等。3.文件记录管理流程3.1文件记录的创建文件记录的创建应遵从规范的格式和内容要求，并注明文件的名称、编号、创建日期、创建人、审批人等信息。文件创建人应确保文件记录的准确性、完整性和合法性，并及时送审。3.2文件记录的送审与批准创建人应将文件记录送交给相应的审批人或部门，由其进行审查和批准。审批人或部门应及时对文件记录进行审查，确保文件记录符合相关要求，如内容准确、合规性强等。审批人或部门应依照相关程序和时限对文件记录进行批准，并在文件上签字确认。3.3文件记录的存储与保管公司级和部门级文件记录应存放于特地的文件存储室或文件柜中，以确保文件的安全性和机密性。文件柜应进行分类存放，并在柜内标明文件的类别和编号，以方便查找和归档。文件存储室或文件柜应定期进行清理和整理，将已过期或无效的文件进行销毁或归档。3.4文件记录的传递与通知文件记录的传递应通过正规的渠道和方式进行，确保传递的准确性和及时性。需要传递文件记录的人员应将文件记录交给相关人员，并在文件上注明传递的时间和接收人的姓名。紧要通知类的文件记录应通过正式的会议或邮件等方式进行通知和确认。3.5文件记录的销毁与归档文件记录在到达保管期限后，应依据相关规定进行销毁或归档。销毁的文件记录应进行合规处理，如碎纸机碎纸、磁盘清除等，确保文件的安全性和机密性。归档的文件记录应依照分类和编号进行归档，方便以后的查找和使用，并标识归档日期和归档人。4.文件记录管理的责任与追溯4.1文件记录管理责任公司负责人对文件记录管理负有最终责任，应确保文件记录管理制度的有效实施和监督。各部门负责人应对本部门的文件记录管理负责，并进行监督和评估。4.2文件记录追溯与审计文件记录的管理应具有可追溯性，确保相关操作和决策的可追溯性和合规性。定期进行文件记录的审计，检查文件记录的完整性、合规性和保密性，并对发现的问题及时进行整改和处理。5.文件记录管理制度的修订与生效5.1修订对文件记录管理制度的修订应经过相关部门的评估和审批，并进行全员知悉和培训。如对文件记录管理制度进行较大修订，应召开相关部门会议，并征求看法后进行讨论和决策。5.2生效文件记录管理制度经修订后，应由公司负责人签署并下发，确保全员知晓和遵守。新制度的生效日期应提前通知全体员工，并在制度发布后的肯定期限内进行培训和过渡。6.附则本制度自发布之日起执行，如有其他相关规定与本制度不符，以本制度为准。以上即为文件记录管理制