机关档案管理制度

机关档案管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范机关档案的管理，有效保护机关档案的完整性、机密性和连续性，提高档案利用效率，保障机关工作的顺利进行，订立本制度。第二条适用范围本制度适用于本企业全部机关部门的档案管理工作，包含纸质档案和电子档案。第三条定义机关档案：指机关部门拟备、生产、接收和保管的文件、资料及其他记录，以及与机关工作有关的纸质或电子载体；档案管理：指对机关档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作的组织和实施；档案管理员：指被授权负责机关档案管理工作的人员；机关档案室：指特地用于机关档案管理的场合。第二章档案的收集与整理第四条收集范围机关各部门应依据工作需要，将产生的文件、资料及其他记录作为机关档案收集，并及时归档。第五条文件的分类与整理机关档案应依照文件的性质、用途、时效等因素进行分类、整理；文件的整理应遵从规范化的文件命名规定和档案文件夹、盒的编号规定，确保文件的有序存放和检索。第六条文件的登记与归档机关档案室应建立档案登记簿，对收取的文件进行认真记录，包含标题、起草部门、制表日期等信息；档案管理员应依据文件的分类和整理标准，将文件进行归档，确保档案的完整性和易于管理。第三章档案的保管与使用第七条档案的保管机关档案室应配备保管设施，对纸质档案进行安全保管，保证档案的防火、防水、防盗；电子档案应依照规定的安全备份机制进行保护，确保文件的机密性和可用性。第八条档案的借阅机关档案室应建立借阅登记制度，借阅人员应填写借阅申请表，并供应有效证件；档案管理员应核实借阅人员的身份和借阅事由，进行档案的借出，并在借出登记簿上做好相应记录；借阅人员归还档案时，档案管理员应认真核对档案的完整性和数量，确保无缺失。第九条档案的销毁在档案的保管期限届满后，机关档案室应及时对其进行鉴定，决议是否进行销毁；档案的销毁应依照规定的程序和标准进行，确保销毁工作的合法性和规范性；档案的销毁记录应认真记录销毁的文件名称、数量和销毁时间，并加盖销毁证明章。第四章档案的安全与保密第十条档案的安全机关档案室应实行封存制度，对紧要和机密档案进行密封，确保档案的安全性；机关档案室应加强值班和监控，确保档案室的安全和无人冲入。第十一条档案的保密机关档案室应设立保密区域，对涉密档案进行特地管理；档案管理员应签署保密承诺书，并熟识有关保密法律法规，确保档案的保密性。第五章档案的移交与转送第十二条档案的移交当机关部门调整或撤销时，应将其档案移交至机关档案室，由档案管理员进行接收和登记；移交的档案应依照统一的移交清单进行确认，确保档案的完整性和准确性。第十三条档案的转送当机关部门需要将档案转送至其他单位时，应提出书面申请，并经相关领导批准；转送的档案应填写转送清单，确保档案的完整性和准确性。第六章监督与评估第十四条监督检查上级机关或特地机构应定期对机关档案的管理工作进行检查和评估；档案管理员应乐观搭配监督检查工作，如实供应档案管理情况和档案利用情况的报告。第十五条档案管理的评估机关档案室应定期对档案管理工作进行自查和评估，发现问题及时整改；档案管理员应及时提出改进看法和建议，不绝完善档案管理制度。第七章附则第十六条违规处理对于违反本制度的行为，机关档案室有权依照相关规定进行处理，包含批判教育、通报批判、追究责任等。第十七条本制度的解释权本制度解释权属于本企业主管部