信息通讯与协同办公管理制度

信息通讯与协同办公管理制度一、总则为了规范企业内部信息通讯和协同办公的管理，提高工作效率和信息安全保障，特订立本《信息通讯与协同办公管理制度》（以下简称“本制度”）。本制度适用于企业内部全部员工，包含全职员工、兼职员工、实习生等。二、信息通讯管理1.通讯设备的使用1.1员工在工作期间应当使用指定的办公设备和通讯设备进行工作，包含电脑、办公电话、打印机、传真机等。使用个人设备应经过相关部门批准，并遵守相应的使用规定。1.2员工对使用的通讯设备负有保管责任，不得私自转移、借用、损坏或丢失设备。如发生设备损坏或丢失，应及时向上级主管报告，并依照规定程序办理相关手续。1.3禁止将任何非法的、有损企业形象的或与工作无关的信息发送或接收。2.电子邮件和网络使用2.1公司电子邮件系统仅限于公务使用，禁止发送或接收个人业务、赌博、色情、政治敏感等违规信息。2.2员工使用企业电子邮件系统发送公务邮件时，应当明确邮件主题，简明扼要地表达邮件内容，避开引起误会。2.3禁止在企业电子邮件系统中发送包含病毒、恶意软件或垃圾邮件的信息。2.4在使用公司网络时，应当遵守网络安全规定，禁止访问非法、不安全或可能破坏网络安全的网站或应用程序。3.信息保密与知识产权3.1员工应当保守企业的商业秘密和机密信息，不得泄露给外界。3.2禁止员工在离职后未经授权擅自使用或揭露企业的商业秘密和机密信息。3.3员工创作的与工作相关的文档、软件、设计等作品属于企业知识产权，员工无权擅自复制、传播或出售。三、协同办公管理1.共享文档和文件1.1员工在办公过程中，可以通过公司指定的协同办公软件进行在线文档的创建、编辑、共享等操作。1.2共享的文档和文件应当依照规定进行分类和命名，并进行适当的权限设置，保证机密性和安全性。1.3员工在使用共享文档和文件时，应当遵从预定的版本掌控规定，避开由于版本混乱带来的问题。2.会议和日程布置2.1定期召开部门或团队会议，通过协同办公软件提前公布会议议程和相关资料，确保会议的高效进行。2.2员工需要参加会议时，应当定时参加，并提前准备相关内容，确保会议效果的最大化。2.3充分利用协同办公软件的日程布置功能，合理布置工作时间和任务，提高工作效率和时间管理本领。3.项目管理和任务调配3.1在协同办公软件中设置项目和任务，明确项目目标、任务分工和进度布置。3.2调配任务时，应当依据员工的专业本领和工作负荷合理布置，并予以必需的支持和帮助。3.3员工在执行任务时，应当定时按质完成，并及时向上级主管报告进度、问题和需求。四、违规处理1.违规行为的认定1.1对于违反本制度的行为，包含但不限于违反通讯设备使用规定、发送违规邮件或信息、泄露商业秘密等，将视情节轻重进行违规行为的认定。1.2违规行为的认定应当经过证据充分、程序合法、公正公平、实事求是的审查。2.违规行为的处理2.1对于细小的违规行为，将进行口头警告和纪律教育。2.2对于严重的违规行为，将视情节轻重进行相应的纪律处分，包含但不限于书面警告、停职检查、降级调整、辞退等。2.3对于损害公司利益或犯罪行为的违规行为，将依法追究民事、刑事责任。五、附则本制度的订立、修改和解释权归企业管理负责人。本制度自发布之日起生效，并适用于企业全体员工。员工应当认真学习、遵守本制度，并承当相应的法律责任和纪律处分。本制度解释权归企业管理负责人全部，并可