公司采购制度及流程

公司采购制度及流程一、制定目的及范围为提升公司采购管理水平，规范采购行为，降低采购成本，确保采购工作的透明、公正和高效，本制度特制定。制度适用范围包括项目采购、年度采购、零星采购及应急采购。这些采购类型涵盖了日常运营所需的各类物资，旨在为公司各部门提供高效的服务支持。二、采购原则采购过程中应遵循以下原则，以确保采购工作的科学性和合理性：必须秉持“公正、公平、公开”的原则，综合考虑质量、价格及服务，选择最优供应商。所有采购物资必须从合法、正规渠道获取，确保采购物资的质量和合规性，且所有采购均须索取正规发票。各部门需指定专人负责采购事宜，申购人与采购人不得为同一人，以防止利益冲突，确保采购工作的透明度和公正性。三、采购流程1.一般采购流程采购申请：申购人在提出采购申请前，需向仓库确认库存情况。确定所需物资后，填写“申购单”，并说明采购理由。申购审批：项目类采购需提交预算审批，其他采购则需经部门主管审核后填写流转单，确保每笔采购都有明确的预算依据。询价：各部门负责询价，需从至少三家供应商处获取报价。此阶段需对比报价，确保选择性价比高的供应商。核价：采购人员参考历史价格及市场行情进行核价，并将核价结果记录在流转单上。核价的合理性是后续流程顺利进行的基础。审批：流转单需逐级审批，最终由公司负责人审核确认。此环节确保了采购决策的合理性和合规性。采购实施与验收入库：经过审批后，采购人下单，物资到货后需由相关人员进行验收。验收合格后，物资入库，并及时更新库存信息。报销：采购物资应在货物到达后一个月内完成报销，逾期将不予受理，确保采购流程的及时性。2.特殊采购流程集中计划采购：办公用品采购由各部门在每月25日前提交流转单，由办公室统一进行集中采购，减少采购成本和时间浪费。零星采购：适用于金额较小、偶发性需求的采购。采购人需在执行前征得部门负责人同意，以确保采购行为的合理性。应急采购：针对突发状况需进行的紧急采购，由应急处置小组负责。此类采购可免于询价，优先考虑时效性。年度采购：涉及定期需求的采购，需提前编制年度预算，并向财务部报备，确保资金的合理安排和使用。四、备案所有采购完成后，采购人需将采购单、流转单、入库单及发票复印两份，一份交由财务审核，另一份存档以备日后查阅。此项措施确保了采购记录的完整性和可追溯性，有助于后续的审计和监督。五、采购纪律采购人职责：采购人需建立供应商资料档案，进行市场调研，确保采购物资的质量和价格公允。采购人员行为规范：采购人员不得接受来自供应商的任何形式的赠品或回扣，违者将受到严肃处理。此项规定旨在维护采购工作的公正性，防止腐败行为的发生。六、监督与评估为确保采购流程的有效实施，公司应设立专门的监督机制，对采购过程进行定期检查与评估。监督的内容包括但不限于采购的合规性、效益分析、供应商绩效等。通过建立反馈机制，收集各部门对采购流程的意见和建议，进行持续优化，提升整体采购效率。七、培训与宣传为了保证员工对采购流程的充分理解和执行，定期开展采购制度及流程的培训。通过培训，使员工熟悉采购的各个环节，提高其参与采购的积极性和责任感。同时，通过内部宣传，提升全员对采购制度的重视程度，营造良好的采购文化氛围。八、总结与改进采购制度的实施过程应不断进行总结与改进，结合市场变化和公司发展需求，适时调整采购流程和政策。每年进行一次全面评估，分析采购过程中遇到的问题，总结经验教训，确保采购制度始终与公司战略目标保持一致，促进公司持续健康发展。通过以上制度和流程的建立与实施，旨在为公司提供高效、透明