供应商选择管理制度与流程

供应商选择管理制度与流程一、制定目的及范围为了提升供应商选择的科学性和有效性，确保采购物资的质量和成本控制，特制定本管理制度。本制度适用于所有与供应商选择相关的流程，包括初步筛选、评估、选择以及后续的考核与反馈，适用于公司所有部门的采购活动。二、供应商选择原则1.供应商选择应遵循公平、公正、公开的原则，综合考虑供应商的资质、信誉、价格及服务能力。2.选择供应商时需重视其过往业绩与市场声誉，确保其提供的产品和服务符合公司的质量标准。3.各部门需指定专人负责供应商的选择与管理，避免利益冲突，确保过程的透明性和规范性。三、供应商选择流程1.需求确认各部门在确定采购需求时，需提前与相关部门沟通，明确具体需求，包括物资的种类、规格、数量及交货时间。需求确认后，填写《采购需求表》，提交给采购部门。2.初步筛选采购部门收到《采购需求表》后，根据需求信息进行市场调研，初步筛选出符合条件的供应商。筛选标准包括但不限于以下几点：法人资质：供应商是否具备合法的营业执照和相关资质证书。经营年限：供应商的成立时间及在行业内的经营历史。客户评价：通过网络、行业协会或客户反馈收集对供应商的评价信息。3.供应商评估经过初步筛选后，采购部门需要对潜在供应商进行详细评估。评估内容包括：质量管理体系：供应商是否通过ISO等国际质量管理体系认证。生产能力：供应商的生产设施、人员素质及生产工艺水平是否满足需求。财务状况：评估供应商的财务报表，以判断其经济实力与稳定性。交货能力：供应商的交货周期及其在紧急情况下的响应能力。4.价格询价在评估合格的供应商中，采购部门需向至少三家供应商询价，收集报价单并记录。为了确保报价的准确性与可比性，询价时应提供相同的物资规格、数量和交货条件。5.报价分析与比较收到报价后，采购部门需对各供应商的报价进行分析与比较。分析内容包括：报价合理性：结合市场行情及历史采购价格，判断报价的合理性。总成本分析：考虑到运输费用、关税、售后服务等因素，进行全面的成本分析。服务承诺：评估供应商的售后服务及技术支持能力。6.评审与选择采购部门将报价分析结果与评估结果汇总，形成《供应商评审报告》。根据报告，召开评审会议，涉及相关部门负责人共同参与讨论，最后确定供应商名单。选择时需确保每个供应商的选择理由清晰、合理。7.合同签署确定供应商后，采购部门与供应商进行合同谈判，明确合同条款，包括交货时间、质量标准、价格、付款方式及违约责任等。合同签署后，双方各执一份，确保合同的合法性与约束力。8.供应商绩效评估合同履行过程中，采购部门需定期对供应商进行绩效评估。评估标准包括：产品质量：按照合同约定的质量标准进行验收，记录不合格率。交货及时性：对照交货时间进行统计，记录延迟交货的情况。服务水平：收集使用部门对供应商服务的反馈意见，评价其响应速度与问题处理能力。9.反馈与改进评估结果应形成《供应商绩效评估报告》，报告中应包括对供应商的评分及改进建议。对于表现不佳的供应商，采购部门需及时与其沟通，提出整改措施。对于优秀供应商，可以考虑给予推荐或长期合作的机会。四、备案与档案管理所有与供应商选择相关的文件，包括《采购需求表》、《供应商评审报告》、《合同文本》及《供应商绩效评估报告》等，应由采购部门进行统一管理与存档。通过建立完整的档案，确保供应商选择过程的可追溯性，为未来的审计与评估提供依据。五、供应商管理纪律1.采购人员职责：采购人员需认真履行职责，确保每个环节的合规性与透明度，维护公司的利益。2.信息保密：采购人员需对供应商的商业秘密保持保密，不得随意透露有关供应商的敏感信息。3.利益冲突：采购人员不得与任何供应商有利益关系，如接受贿赂或其他不当利益，违者将受到严厉处罚。结语通过建立科学、