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文档简介

项目部材料采购管理制度及流程一、制定目的及范围为提升项目部材料采购管理的规范性与高效性，确保采购过程的透明、合规，以及材料质量的可靠，特制定本制度。本制度适用于项目部所有与材料采购相关的工作，包括但不限于常规材料采购、紧急材料采购、年度采购及零星采购。二、采购原则1.采购活动应遵循“公开、公平、公正”的原则，确保各类材料的质量与价格合理。2.所有采购必须从合法合规的供应商处进行，确保其提供合法有效的发票。3.各项目应指定专人负责采购工作，申购人与采购人应为不同人员，确保职责分明。三、采购流程1.一般采购流程1.1需求确认：项目负责人需对所需材料进行确认，并向仓库核实现有库存情况。1.2填写申购单：确认需求后，申购人需填写《材料申购单》，并附上相关需求说明。1.3申购审批：申购单需提交项目经理审核，项目经理确认后方可进入下一步。1.4询价与选择供应商：依据项目需求，采购人联系至少三家供应商进行询价，并收集报价。1.5比较与核价：对收集到的报价进行比较，参考历史价格和市场情况进行核价，填写《报价比较表》。1.6审批流程：采购人需将《报价比较表》及相关材料提交部门负责人审批，部门负责人审核后报公司主管审批。1.7采购实施：审批通过后，采购人下单，确保材料按时送达。1.8验收与入库：材料到货后，由项目负责人及采购人共同验收，确认无误后入库。1.9报销处理：采购人需在材料到货后一个月内完成报销，逾期不予受理，并需提交相关凭证。2.特殊采购流程2.1紧急采购：在突发情况下，项目部可启动紧急采购流程，由项目经理直接联系供应商，不需进行询价，采购人需在事后补充相关材料。2.2零星采购：适用于小额、偶发的材料采购，采购人需征得部门负责人同意后可直接采购。2.3年度采购计划：针对定期需求的材料，项目部需提前编制年度采购计划并提交财务部审核，以便于预算控制与资源配置。四、备案制度所有采购活动结束后，相关人员需将《材料申购单》、入库单、发票等资料复印两份，分别交财务部审核与项目部存档，以备后续查询和审计。五、采购管理职责与纪律1.采购人职责：负责建立有效的供应商档案，进行市场调研，确保采购材料的质量符合要求。2.行为规范：采购人员在执行采购过程中不得接受供应商的任何形式的贿赂或回扣，违者将受到公司纪律处分。3.信息保密：采购过程中涉及的商业秘密与供应商信息需严格保密，不得随意泄露。六、流程优化与反馈机制在实施过程中，项目部将定期对采购流程进行评估，收集各方反馈，针对流程中存在的问题进行调整与优化。采购人员需定期参与培训，提升采购技巧与市场敏感度，以适应不断变化的市场环境。通过以上制度和流程的

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