集团公司员工管理手册

集团员工手册共页，第页

编号：第1版，第1次修订

集团公司

员工管理手册

批准：审核：编制：

实施日期：修订日期：指定日期：

刖B.

员工朋友：

欢迎您加入XX!

XXXX集团是一家致力于XXXXXXXX为主导的多元化集团公司。

谨希望全体员工在XX集团尽其所学，发挥自己最大的工作潜能，

为XXX成为中国最具影响力的多元化发展公司而努力。XXX也将为您

提供展示个人才华的舞台，祝你攀登事业的高峰。这本手册将

指导您了解公司的发展历史、企业文化、政策福利、行为规范、办事

程序等。它是你步入XX的向导，通过这本手册，您将对公司有更清

晰的认识，包括公司对您的期望。

再次欢迎您成为XX大家庭的一员，衷心祝愿您与公司一同成长c

总裁：

2

员工手册管理须知

1.基本要求

XXXX集团员工手册（以下简称“手册”）由XXX集团行政人事部负责制

作，属于XXX集团内部资料，未经集团总裁书面授权，任何人不得将手

册带离公司；不得借阅XXX以外人员；不得涂改、勾画、裁剪、抽取、

拆卸、调换、拍照或复印手册内容。

2.保管与存放

XXX集团及各子公司行政人事部承担手班的保管、存放、日常管理责任。

3.查阅与借阅

各子公司及各部门应当参照《图书报刊管理制度》中的借阅管理规定，

对手册的日常借阅进行管理，建立借阅登记表，并确定手册保管的责任

人。责任人岗位变动时，应当对手册办理移交手续。

4.维护与更新

手册由XXX集团当前正在生效的制度、规定、工作条例等内容组成，其

中绝密文件或绝密章节由行政人事部保留。

当手册中的部分内容有变更或新增时，由集团行政人事部进行汇编排

版、打印后装订入册。当手册中的内容有删除或失效时，由集团行政人

事部进行删减销毁工作，删减销毁时遵照两人以上员工在场的原则共同

进行。

承载手册内容的活页夹保质期为两年，自各子公司及各部门收到手册

起，保质期内发生活页夹损坏的，由保管部门承担修复或重新购置的费

用，保质期后发生活页夹损坏的，由集团行政人事部承担修复或重新购

置的费用。

3

目录

-a-

刖百

员工手册管理须知3

第一章行政办公管理制度...........................14

总则.............................................14

一、印章管理制度................................15

1.目的........................................15

2.适用范围....................................15

3.权责........................................15

4印章的种类及用途............................15

5.印章的刻印与启用..........................16

6.印章的管理................................16

7.印章保管员的职责...........................17

8.各类印章的使用规定.........................18

9.其他事项....................................19

10.附贝IJ.....................................20

附件1：印章刻制申请表........................20

附件2：：公司印章交接单.......................21

附件3：关于启用有关专用章的通知...21

附件4：公司印章留样备案表.....................22

4

附件5：印章使用登记表.........................23

附件6：关于停用有关专用章的通知23

附件7：印章保管人交接单.......................24

二、证照管理制度................................25

三、文件管理制度................................26

1.公司文件包括：外部文件、内部文件...........26

2.文件的编制规范.............................27

3.文件的收发处理程序........................29

4.行文与打印管理.............................29

5.发文管理...................................29

6.收文管理...................................29

四、电话管理制度..............................31

1.移动电话....................................31

2.固定电话...................................31

五、工装管理制度................................32

1.目的........................................32

2.适用范围：集团所有员工.....................32

3.权责........................................32

4.工装分类：按季节不同，工装原则上分为秋冬装和春

夏装。.........................................32

5.着装时间与着装标准.........................33

6.着装的检查与监督...........................34

5

7.工装配发与工装费用.........................34

8.工装保管与注意事项.........................34

9.附则........................................35

六、办公设施及办公用品管理制度..................36

1.办公设施管理................................36

2.办公用品管理...............................36

3.办公用品的分类.............................38

4.办公用品的库存管理.........................38

5.办公用品盘存...............................38

6.其他事项...................................38

七、图书报刊管理制度............................40

1.图书、报刊种类..............................40

2.图书、报刊的订购管理.......................40

八、档案管理制度................................41

1.公司档案的范畴：............................41

2.档案由专人负责管理.........................41

3.人事档案...................................41

4.其它档案的保存期限.........................41

5.档案借阅...................................43

6.档案的销毁.................................43

九、会议管理制度................................45

1.公司例会（计划/总结工作会）.................45

6

2.会议组织部门：行政人事部..................45

3.会议内容...................................45

4.会议记录...................................46

5.督促检查...................................46

6.会议纪律...................................46

7.会议纪律...................................46

8.其他会议参照公司例会执行...................46

9.会议汇报...................................46

十、车辆/驾驶员管理制度........................47

1.车辆的调度与管理............................47

4.车辆派遣条件与使用范围.....................47

5.车辆维修...................................48

6.车辆油耗与费用.............................48

7.车辆保养与检查.............................49

8.车载量严格按规定限制，不得超载.............49

9.注意车内卫生、保持车内清洁.................49

10.违规的处理................................49

12.安全行车...................................49

13.驾驶人员行为规范...........................50

十一、来宾接待管理制度..........................51

十二、请示报告制度..............................52

十三、办公室卫生管理制度........................53

7

第二章业务洽谈签定合同有关规定...............54

一、关于对外进行业务洽谈与签订经济合同（协议）的有

关规定..........................................55

二、关于严禁在业务交往中收受贿赂拿回扣的规定.一56

第三章计算机网络及办公自动化管理制度......58

一、计算机网络使用及电子化办公管理制度........59

1.计算机的使用：..............................59

2.服务器的使用：.............................60

3.软件的使用：...............................60

4.网络工具的使用：...........................60

5.网络使用规定...............................61

6.设备维修：.................................61

7.设备报废：.................................61

8.设备采购：.................................61

第四财务管理制度................63

一、货币资金管理................................64

二、低值易耗品的账务管理........................66

三、应收款项管理................................67

四、合同管理....................................69

五、税务和发票管理..............................70

8

1.发票领用、保管..............................70

2.发票开据、作废.............................70

3.支票管理...................................70

六、财务开支管理................................72

1.财务开支审批原则和管理办法.................72

2.费用报销手续...............................72

3.本制度最终解释权归集团行政人事部所有。.・・・・72

七、借支管理规定及借支流程....................73

1.借款管理规定................................73

2.借款流程...................................73

八、财务报销制度及流程..........................74

1.财务报销包括专项支出和非专项支出。........74

2.软件及固定资产购置报销财务制度及流程。.....74

3.其他专项支出报销制度及流程................74

4.报销时间的具体规定.........................75

九、差旅费报销制度..............................76

1.差旅费报销制度及流程。......................76

第五章人力资源管理制度......................78

一、制度的目的..................................79

二、员工礼仪行为规范............................80

1.礼仪行为....................................80

9

2.办公环境要求：.............................81

3.日常行为礼仪：.............................82

三、员工招聘管理制度............................83

1.招聘目标和原则..............................83

2,招聘负责人的职责............................83

3,招聘管理的基本制度和工作流程................84

四、新员工入职工作流程..........................89

1•目标........................................89

2.行政人事部在新员工入职前的准备.............89

3.行政人事部在新员工入职当天的工作及跟进内容.89

4.由用人部门办理部分.........................90

五、员工培训管理制度............................92

1.目的........................................92

2.范围........................................92

3.职责........................................92

4.内容.......................................92

六、员工薪职异动管理制度........................97

1.人事异动的内容..............................97

1.1内部异动...................................97

1.2人员晋升...................................98

1.3降级、免职................................100

1.4异动的薪资管理............................100

10

1.5异动的物品管理............................100

1.6人事异动权................................100

1.7附则.......................................101

七、员工解聘管理制度..........................102

八、劳动合同管理制度...........................104

1.政策.......................................104

2.程序.......................................104

九、薪资管理制度...............................108

1.目的和范围.................................108

2.薪酬管理的原则............................108

3.XXX集团薪酬管理模式......................109

4.XXX集团薪酬结构..........................109

5.薪酬标准...................................110

6.职务等级和薪酬等级认定....................111

7.新员工起薪认定............................112

8.多岗定薪...................................113

9.合同年薪制员工定薪........................113

10.非全日制用工定薪.........................113

11.薪资发放..................................113

12.薪资调整..................................115

13.附则......................................116

十、考勤管理制度...............................117

11

1.目的.......................................117

2.范围.......................................117

3.内容.......................................117

4.职责.......................................118

5.管理制度...................................118

6.注意事项...................................122

7.附件.......................................123

十一、员工福利管理制度.........................124

1,总则.......................................124

2.福利项目...................................124

十二、员工转正考核工作流程...................129

目标...........................................129

员工转正工作流程：...........................129

十三、关于办理社会养老和失业保险的暂行规定.・•・131

1.“统筹”办理对象...........................131

3.缴纳额.....................................131

4.办理原则...................................131

5.计缴方法...................................132

6.保险手续的办理............................132

第六章员工违纪管理制度..................133

1.目的.........................................133

12

2.权力部门....................................133

3.违纪处分的原则.............................133

4.员工过错举例...............................134

5.累积式纪律处分步骤：......................136

6.附贝I]......................................137

13

第一章行政办公管理制度

总则

一、为加强企业行政事务管理，理顺内部关系，使各项管理标准化、制度化,

提高工作绩效，特制定本制度。

二、行政事务管理包括印章使用管理、证照管理、文件管理、电话管理、办

公设施及办公用品管理、图书报刊管理、档案管理、会议管理、车辆及驾驶员

管理、来宾接待管理、请示报告制度、办公室卫生管理。

一、印章管理制度-------------------------------------------------------------8

二、［正月由管理制度------------------------------------------------------------18

三、文件管理制度------------------------------------------------------------19

四、电话管理制度------------------------------------------------------------23

五、工装管理制度------------------------------------------------------------24

六、办公设施及办公用品管理制度--------------------------------------------28

七、图书才艮刊管理制度--------------------------------------------------------31

八、档案管理制度------------------------------------------------------------32

九、会议管理制度------------------------------------------------------------35

十、车辆/驾驶员管理制度----------------------------------------------------37

十一、来宾接待管理制度-----------------------------------------------------41

、7青7JT■^艮却J----------------------------------------------------------------------------------------42

十三、办公室卫生管理制度---------------------------------------------------43

14

企业管理制度

文件名称印章管理制度

部门行政人事部发布日期年月日

版本号

文件编号/15010IA次

编制：审核：批准：共10页

一、印章管理制度

1.目的

为了规范集团各部门及各子公司的（以下简称“公司”）印章刻制、保

管及使用的合法性，严谨性和安全性，根据国家有关规定并结合公司实际

情况、特制订本管理制度。

2.适用范围

本制度都是用于集团各部门及各子公司印章的刻制、使用和管理。

3.权责

3.1集团行政人事部负责本制度的拟、修订，集团总裁负责本制度的核准；

3.2集团行政人事部负责集团各部门及各子公司印章的刻制、发放及销毁

管理；各子公司行政人事部指派专人负责印章的保管及使用管理，集团

行政人事部行使监督检查权；

3.3集团各部门及各子公司法人或法人授权的专人负责各类印章日常使用

的核准。

4.印章的种类及用途

4.1印章的种类：包括公司公章、合同章、法人章、财务章和部门章。

4.2印章的用途：

15

4.2.1公章主要用于对外签订的需确定公司权力、义务的有关文件：对内

所颁布的重要经营管理制度、各项（集团各部门及各子公司）红头

文件；对外重要函件；授权委托书（授权委托书需同时加盖公章和

法定代表人名章）、其他需以公司名义证明其权威作用的文件；

4.2.2合同章主要用于对外签署的经济合同、协议及意向性文件；

4.2.3法人公章主要用于授权委托书、财务确认单等需要加盖公司法人公

章的文件资料；

4.2.4财务章主要用于会计、结算业务、如财务、税务报表的填报，财务

决算，结算业务票据、凭证及相关报表资料等；

4.2.5部门章主要用于部门为单位发放的各类制度、文件等。

5.印章的刻印与启用

5.1印章的刻制

5.1.1集团及各子公司所有印章刻制均由集团行政人事部统一负责刻制；

5.1.2集团及各子公司因工作需要刻制相关印章的，均应填写《印章刻制

申请表》（附件1）,报至集团行政人事部审批、集团总裁核准后，

根据其申请印章种类由集团行政人事部整理相关材料委外刻制。

5.2印章的启用

5.2.1新印章刻制完成后，公章应有公司指定专人将刻制的印章向公安机

关办理印鉴备案，其他类用章均由行政人事部填写《公司印章交接单》

（附件2）,到集团总裁处办理印章交接手续，总裁留存印模标样、

登记备案，行政人事部按印章管理规定使用、保管。

5.2.2各类印章启用应报集团总裁批准，并下发启用通知，注明启用日期、发

放单位和使田范围。

6.印章的管理

公司各类印章均由行政人事部指定专人保管。

6.1公司的所有印章，均由行政人事部门专人负责登记，留样并确定印章保管

员；

6.2印章启用时由集团行政人事部下发《关于启用有关专用章

16

的通知》（附件3）,注明启用日期，发放单位、使用范围和启用印模；

6.3行政人事部向保管员移交印章时，应填写《公司印章留样备案表》（附件4）；

6.4由于印章磨损而更换印章，仍需在集团行政人事部登记、留样；

6.5集团相关单位撤销或重组，原单位有关印章交回公司行政人事部，由行政

人事部负责销毁。

6.6所有印章的使用应根据规定完整填写《印章使用登记表》（附件5）,经有

关领导签字确认后，方可至保管员处申请、使用，如在《印章使用登记表》

中签订的文件因内容变更需重新加印的，应将原已加印的文件交由印章保

管员撕毁后，重新加印；

6.7印章丢失时，印章保管员应当及时向集团行政人事部出具书面报告，行政

人事部应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落，公告印章

作废，对责任人进行处罚等；

6.8公司决定需要停用印章的，由集团总裁签字同意后由集团行政人事部下发

《关于停用有关专用章的通知》（附件6）,并将停用原

因和时间通知集团各部门及子公司，收回停用的印章，切角封存或销毁；

6.9集团各部门及子公司不得擅自刻制印章，未按制度流程刻制使用印章者可

视为C类（依据违纪管理制度）过失，由于违反本制度致使公司蒙受的所

有损失由当事人全部承担，并追究法律责任。

7.印章保管员的职责

7.1印章保管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁好，妥善保存，

不得将印章存放至没有安全措施的抽屉或办公桌上，次日上班后，应首先

检查所保管印章有无异样，若发现意外情况应立即报告；

7.2印章保管员因事、病、休假等原因不在岗位时，应指定他人代管印章，印

章保管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项；保管员正常上

班后，代管人员应向保管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印

人员登记备案制，以明确责任，落实到人；交接工作时，应严格办理交接

手续，填写《印章交接单》，登记交接日期，管理印章类别，待交接人员

签字，印章授权人签字认可后备存；

7.3印章保管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印，未按批准权限用

17

章或用章审批手续不全的，印章保管员应拒绝使用；经办人拒绝印章保管

员审核文件内容或审批手续的，印章保管员可拒绝用章并向上级领导报告

处理。

7.4印章保管员用印盖章位置要准确恰当，印迹要端正、清晰，印章名称与用

印落款要一致，不漏盖、不多盖；介绍信、便函、委托授权书要有存根，

要在落款和骑缝处一并加盖印章；

7.5印章保管员不得擅自用章，一经发现，按照C类过失处理；若因擅自用章

导致公司蒙受经济损失时，由印章保管员承担全部经济责任，并依据相关

法律追究其刑事责任；

7.6印章保管员调迁或离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工调离移交

工作的一部分，须办理分管印章的移交手续，并填写《印章人员调离交接

单》（附件7）后方可办理调离手续；

7.7非印章保管员携带外出时，用章人必须严格完整填写《印章使用登记表》

上各项信息，注明外出用印时间，并经权限持有人审核签字确认后，保管

员方可印签。归还印章时应完善《印章使用登记表》中的用印数量。未按

本规定执行的，保管员和使用人按照C类过失处理，由此致使公司蒙受的

一切损失，由保管员与用章人共同承担，并依据相关法律追究其刑事责任。

8.各类印章的使用规定

8.1公章的使用

8.1.1办理使用公章的事项，须由用章人认真填写相应的审批文件并获得权

限持有人审批后，连同需用章的文件等一并交印章保管员，由其审核

审批手续齐备后盖章；

8.1.2凡有签署权限的领导签署文件或发文批准书，业务报表、函件等，可

直接加盖相应的印章，但印章保管员仍应该按照规定填写《印章使用

登记表》，并留存复印件以完善相关档案，依据本条规定填写的单据

无需审批人签字；

8.1.3除本制度8.1.2款规定的情况外，凡加盖公司印章的文件，均须填写

《印章使用登记表》，并经权限持有人审批签字同意后，方可使用公

司印章：

18

8.1.4涉及法律等重要事项需使用印章的，须经集团总裁或授权人审核签字

后方可使用；

8.1.5禁止在手写文件上加盖公司印章；

8.1.6禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张，信函、证件、授权委托书、

发文批准书、业务报表上加盖公司印章。

8.2合同专用章的使用规定

8.2.1对外签署的合同或协议，应按《公司章程》及相关的合同管理规定办

理审批程序；

8.2.2需使用合同专用章时，经办人应完整填写《印章使用登记表》，经权

限持有人审批同意后方可用章；

8.2.3需批量给合同加盖合同章的，应在《印章使用登记表》上填写用印的

合同份数、注明需加印的合同编号，禁止在手写合同或合同内容填写

不全的合同上加盖公司合同专用章，如有特殊情况，需备注说明；

8.2.4对外签署的合同或协议等，必须在骑缝处加盖合同专用章。

8.3财务章的使用规定

8.3.1财务人员依日常的权限及常规工作内容需使用财务印章的（不带出的

情况下），无须负责人审批，但应填写《印章使用登记表》；

8.3.2公司对外报送的各类业务报表（财务报表，统计报表等）及其他需用

公司财务印章的文本等，须按规定办理用章手续。

8.4法人章的使用规定

法人章的使用，必须由企业法人签字确认后，方可用印或带出，否则不予

用章，如有特殊情况，须电联法人，征得其同意或授权后使用。

9.其他事项

9.1集团各部门及各子公司印章，由其做出相关规定，并报集团行政人事部备

案。

9.2各类印章实行用章登记制度，印章保管员应每年两次（6月30日前，12月

31日前）将该期间填写的《印章使用登记表》及用章资料档案全部移交集

团行政人事部存档。

19

10.附则

10.1本制度自签发之日起实施：

10.2本制度最终解释权归集团行政人事部所有;

10.3附件

附件1：印章刻制申请表

《印章刻制申请表》

申请刻章部门申请人申请日期

□公司公章□行政部门专用章□财务专用章

申请章类

□合同专用章口部门专用章口其他：

印章内容：

□初次刻章卬章形状：________________

刻章状况

□第一次印章尺寸：直径__________cm

印章字体印章材质其他要求

□新刻制，原因：____________________________________________________

申请理由

□原率损坏，原因：__________________________________________________

□其他：_____________________________________________________________

部门负责人

意见

签名：日期：

行管部门意见

签名：日期：

权限持有人

意见

签名：日期：

20

附件2：：公司印章交接单

《公司印章交接单》

日期印章名称数量移交人接收入交接事由审批人备注

附件3:关于启用有关专用章的通知

启用印章的通知样本

集团各子公司、事业部：

根据《XXX集团基本办公管理制度》，由于的原因，现

集团已启用“专用章”，盖印章由部门管理，专管人

员为o为实现集团各级机构的业务对接、规范我集团的对外管理，自—

年月日起，启用本通知附件的章，原“专用章”

印章同时废止。

特此通知

年月—日

附件：新旧印章样式

旧印章样式新印章样式

21

附件4：公司印章留样备案表

公司印章留样备案表

NO:

印章名称:章审批人:

刻章人:启用时间：

日启用。

本人作为留样印章的保管及使用责任人，于年月

日自部领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，

依照公司《印章管理制度》使用印章、登录该印章的使用记录、保管司应

的审批文件资料；若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济彳员失

时，本人自愿全额赔偿因此导致的全部经济损失并接受公司的相应处罚。

印章专管员：_______________

年月日

22

附件5：印章使用登记表

《印章使用登记表》

月

宣发往单盖章使用印章保

印章名称用章事由使用人

时位/个人分数部门管人

间

附件6:关于停用有关专用章的通知

停用印章的通知样本

集团各子公司、事业部：

根据《XXX集团基本办公管理制度》，由于的原因，现集团拟

停用“专用章”，该印章由部门管理，专管人

为o为实现集团各级机构的业务对接、规范我集团的对内对外管理，自

年月日起，停用本通知附件的#0

特此通知

年月日

附件：停用印章留样

23

附件7:印章保管人交接单

《印章保管人交接单》

机构名称：交接日期：

□公司公章□行政部门专用章口财务专用章

印章类别

口合同专用章口部门专用章□其他：__________

印章内容

事由及备注

权限持有人

签署意见

移交人：_____________接收人：_____________监交人：____________

24

企业管理制度

文件名称证照管理制度

部门行政人事部发布日期年月日

版本号

文件编号HHXZ/150102A次

编制：审核：批准：共1页

二、证照管理制度

1.证照指公司的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证、劳动执法

合格证、社保登记证等，个人的职称证、项目经理证、建造师证、安全员证、

岗位资格证等，以及企业合法经营所需要的各种证照。

2.行政人事部负责公司证照的统一管理。因公需要借用时，应严格办理借用手

续；需要复印的，由行政人事部统一复印并加盖“再次复印无效”印章，必

要时加注“复印件仅用于办理XX事使用”。

3.行政人事部应在政府有关部门规定的时间内，组织完成各种证照的年度检

审，确保证照的有效性。

4.为保证公司的合法经营，公司以个人名义办理的职称证、资质证、资格证等

各种证件的产权属于公司，由行政人事部统一保管，任何人不得据为己有。

证照检审时，相关部门和人员有责任予以协助，并提供所需的材料。

5.本制度最终解释权归集团行政人事部所有。

25

企业管理制度

文件名称文件管理制度

部门行政人事部发布日期年月日

文件编号HHXZ/150103A版本号次

编制：审核：批准:共4页

三、文件管理制度

L公司文件包括：外部文件、内部文件

1.1外部文件是指XXX集团各部门及子公司以外来文，包括信函、公文、传

真以及通知。

1.2内部文件

下行文包括：公告（决定、知识、通知、通报、任命、批复、处分）、规章

制度。

上行文包括：呈报件、请示、报告、总结。