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文档简介
非营利组织捐款档案管理制度第一章总则为加强非营利组织捐款档案管理，确保捐款信息的真实性、完整性与保密性，根据相关法律法规及组织内部规范，制定本制度。捐款档案是记录捐款来源、金额、用途及相关人员信息的重要文件，对组织的财务透明、合规性及形象维护具有重要意义。第二章适用范围本制度适用于本组织内所有涉及捐款接收、使用及管理的部门和人员。所有捐款档案的管理、维护及使用均应遵循本制度的相关规定。第三章管理规范捐款档案应包括但不限于以下内容：捐款人信息（姓名、联系方式、地址等）、捐款金额、捐款用途、捐款时间、捐款凭证、相关协议及其他支持材料。档案管理应遵循保密原则，确保捐款人信息不被泄露。第四章操作流程捐款的接收、记录和归档流程如下：1.捐款接收所有捐款应在指定账户内接收，严格禁止现金捐款。接收捐款后，相关人员应立即开具捐款收据，并确保捐款人在收据上签字确认。2.捐款记录捐款信息应在接收后24小时内录入组织的财务系统，并生成电子档案。捐款记录应包含捐款人信息、捐款金额及用途等。3.档案整理所有相关的纸质档案如捐款收据、捐款协议等应在捐款记录完成后进行整理，归入捐款档案夹中。档案应按捐款时间顺序排列，确保查阅便利。4.档案保存所有捐款档案应存放于专用的档案室，档案室应具备防火、防潮、防盗的设施。档案应由专人负责，定期对档案进行检查和维护。第五章监督机制为确保捐款档案管理制度的落实，设立专门的监督小组，负责定期检查档案管理情况。监督小组的主要职责包括：1.定期审查每季度对捐款档案进行一次全面审查，确保档案的完整性和准确性。2.反馈机制监督小组应定期向组织管理层反馈档案管理情况，提出改进建议，并对发现的问题进行整改。3.违规处理对于档案管理过程中出现的违规行为，监督小组有权提出警告、纪律处分或其他处理意见，确保制度的严肃性和有效性。第六章档案查阅与借用捐款档案的查阅与借用需遵循以下规定：1.查阅申请需查阅捐款档案的人员应填写查阅申请表，说明查阅目的，并经相关部门负责人批准。2.借用规定捐款档案原则上不外借，特殊情况需借用时，需经监督小组批准并填写借用登记表。借用期间应妥善保管，确保档案不被损坏、遗失。3.归还和检查借用人员应在规定时间内归还档案，归还时需由档案管理人员进行检查，确认无误后方可签字确认归还。第七章附则本制度由组织管理层解释，自发布之日起实施。制度的修订应根据实际情况和相关法规进行调整，确保其持续适用和有效。第八章其他相关条款1.培训与宣传组织应定期对参与捐款管理的人员进行培训，提高对档案管理重要性的认识，确保制度得到有效执行。2.信息技术的应用在条件允许的情况下，组织可利用信息技术手段对捐款档案进行电子化管理，提高档案管理的效率和安全性。3.评估与改进制度实施后，组织应定期评估档案管理的效果，收集反馈意见，及时进行调整和改进，确保制度与实际情况相符，
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