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文档简介

实习生人事档案管理制度第一章总则为规范实习生人事档案的管理，确保档案的安全性和有效性，依据国家相关法律法规及公司内部规章制度，特制定本管理制度。实习生人事档案是记录实习生个人信息、实习经历、能力表现等重要资料，是公司人力资源管理的重要依据。第二章适用范围本制度适用于公司所有实习生的档案管理工作，包括实习生的招聘、入职、在职期间的表现记录及离职后的档案保存等环节。所有部门在处理实习生档案时，均需遵循本制度的相关规定。第三章档案的收集与归档实习生档案的收集由人力资源部负责，具体内容包括但不限于：实习生登记表、个人简历、实习协议、考核材料、培训记录、奖惩记录、离职申请及其他相关材料。所有档案材料需在实习生入职后一个月内完成收集，并由人力资源部进行整理和归档。归档材料应确保字迹清晰、内容完整，若发现不符合要求的材料，人力资源部有权要求实习生进行补充和修改。第四章档案的保管实习生档案由人力资源部专人负责保管，档案应存放在专用档案柜中，并采取防火、防潮、防盗等安全措施。档案应逐一编号登记，每年进行一次全面检查，确保档案的完整性和安全性。档案交接时需填写交接清单，并由交接双方签字确认。档案库房应符合安全要求，非相关人员不得随意进入。第五章档案的查阅与借用实习生或其他相关人员如需查阅或借用档案，需提前向人力资源部提出申请，并经过审核批准。档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经部门负责人批准。查阅档案时，需遵守保密规定，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换。第六章档案的转递档案转递工作应严格按照规定进行。实习生在公司内部调动时，档案随人转递，由人力资源部负责密封转递，禁止个人携带。转递档案时需填写转递通知单，并通过机要途径进行转递。对转入的档案，需及时核对无误，并办理通知单回执。第七章档案的更新与维护实习生在实习期间，若有个人信息、实习表现等方面的变更，需及时向人力资源部报告。人力资源部应定期对档案进行更新，确保档案信息的准确性和时效性。每年进行一次档案信息的全面审核，确保所有档案材料的完整性和有效性。第八章档案的销毁实习生档案在保存期限结束后，需按照公司相关规定进行销毁。销毁前需进行审核，确保档案中不含有重要信息。销毁工作应由人力资源部负责，销毁后需填写销毁记录，并由相关人员签字确认。第九章监督与评估机制为确保本制度的有效实施，人力资源部应定期对档案管理工作进行监督和评估。评估内容包括档案的完整性、安全性、查阅效率等。评估结果应形成书面报告，并提出改进建议。公司管理层应定期召开会议，讨论档案管理工作中存在的问题及改进措施。附则本制度由人力资源部负

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