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文档简介

公司档案管理制度及流程一、制定目的及范围为提升公司档案管理水平，确保档案的完整性、安全性和可用性，特制定本制度。该制度适用于公司所有部门的档案管理工作，包括文件、资料、图纸、合同等各类档案的收集、整理、存储和利用。二、档案管理原则档案管理应遵循以下原则：1.完整性：确保所有档案资料的完整收集与保存，避免遗漏。2.安全性：采取有效措施保护档案资料，防止损毁、丢失和泄露。3.可用性：档案资料应便于查找和使用，确保信息的及时获取。4.规范性：档案管理工作应遵循统一的标准和流程，确保管理的科学性和系统性。三、档案管理流程1.档案收集各部门在日常工作中产生的文件和资料，应及时收集并整理。档案收集包括以下步骤：确定需要归档的文件类型，涵盖会议记录、项目报告、合同文件等。设定收集时间节点，确保在文件生成后的一定时间内完成收集。指定专人负责收集工作，确保责任到人。2.档案整理收集到的档案资料需进行整理，具体步骤如下：对档案进行分类，按照文件类型、时间、部门等进行归档。编制档案目录，记录每份档案的基本信息，包括标题、创建日期、责任人等。对于重要文件，需进行复印存档，原件妥善保管。3.档案存储整理后的档案需进行存储，存储方式包括：纸质档案应放置在专用档案柜中，确保防潮、防火、防虫。电子档案应存储在公司内部服务器或云存储中，设置访问权限，确保数据安全。定期检查存储环境，确保档案的安全性和完整性。4.档案利用档案的利用应遵循以下流程：提出档案借阅申请，说明借阅目的和时间。相关部门审核借阅申请，确保借阅的合理性。借阅档案后，需在规定时间内归还，并保持档案的完整性。对于电子档案的使用，需记录访问日志，确保可追溯性。5.档案销毁对于超过保留期限的档案，需进行销毁，具体步骤包括：制定档案销毁计划，明确销毁的档案类型和时间。进行档案销毁前的审核，确保销毁的档案不再需要。采用安全的销毁方式，如shredding（粉碎）或焚烧，确保信息不被泄露。销毁后需记录销毁档案的清单，存档备查。四、档案管理责任各部门应明确档案管理责任人，具体职责包括：负责本部门档案的收集、整理和存储工作。定期对档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。组织档案的利用和借阅，确保档案的合理使用。参与档案的销毁工作，确保不必要的档案得到妥善处理。五、档案管理培训为提高员工的档案管理意识和能力，公司应定期开展档案管理培训，内容包括：档案管理的重要性和基本原则。档案收集、整理、存储和利用的具体流程。档案安全管理的相关知识和技能。档案销毁的规范操作流程。六、档案管理的监督与评估公司应建立档案管理的监督机制，定期对档案管理工作进行评估

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