项目管理 课件 模块十 项目沟通管理

《项目管理》《项目管理》首页模块一

项目与项目管理模块二

项目管理过程与项目生命周期模块三项目干系人与项目经理 

模块四项目整合管理模块五项目范围管理模块六项目进度管理模块七项目成本管理模块八项目质量管理模块九项目资源管理模块十项目沟通管理模块十一项目风险管理模块十二项目采购管理本模块目标？【知识学习目标】●理解项目沟通管理的含义和作用●掌握项目团队有效沟通的方法及途径●理解项目沟通规划、项目信息发布、项目绩效报告、项目利害关系管理的依据；●掌握项目沟通规划、项目信息发布、项目绩效报告、项目利害关系管理的工具和方法●理解项目沟通规划、项目信息发布、项目绩效报告、项目利害关系管理的结果【技能训练目标】●掌握项目各阶段冲突的解决策略●能够进行编制项目沟通管理计划

模块十项目沟通管理

第一节项目沟通管理概述一沟通及其作用

1、沟通的含义沟通是指信息从发送者到接受者的传递过程2.沟通的作用（1）沟通是协调项目各个成员、各个要素，使项目成为一个整体的凝聚剂（2）沟通是项目经理激励成员，实现领导职能的基本途径（3）有效沟通可以解决项目经理冲突，协调项目经理组织行动，提高项目经理组织效率，促进项目经理组织的变革、创新（4）沟通也是项目经理组织与外部环境之间建立的桥梁

二

项目沟通的过程图10-1项目沟通过程三项目信息传递的方式1、按照方法划分：项目组织中最普遍使用的沟通方式有口头沟通、书面沟通、非言语沟通及电子媒介沟通等等。表10-1四种沟通方式比较沟通方式举例优点缺点口头交谈、讲座、讨论会、电话比较灵活，速度快，双方可以自由交换意见，且传递消息较为准确传递中经过层次愈多，信息失真愈严重，核实愈困难书面报告、备忘录、信件、文件、内部期刊、布告持久、有形、可以作为资料长期保存，反复查阅、核实效率低、缺乏反馈非言语声、光信号、体态、语调信息意义十分明确，内容丰富、灵活传递距离有限、界限含糊、只可意会不可言传电子媒介传真、电视、网络、电子邮件快速传递、信息量大、远程传递、一份多人，廉价单向传递，但无表情2、按照项目组织系统划分按照项目组织系统，沟通可分为正式沟通和非正式沟通表10-2正式沟通和非正式沟通比较沟通方式优

点缺

点正式沟通沟通效果好，比较严肃、慎重，约束力强，易于保密，可以使信息沟通保持权威性依靠组织层层传递，较刻板，沟通速度慢，存在信息失真和扭曲的可能非正式沟通沟通形式灵活多样，直接明了，沟通速度快，效率较高，容易及时了解到正式沟通难以提供的“内幕消息”，可以满足组织成员的心理需要难控制，传递的信息不确切，容易失真，可饿导致小集团、小圈子，影响组织的凝聚力和稳定3．按照方向划分按照方向，沟通可分为下行沟通、上行沟通和平行沟通。表10-3单向和双向沟通比较因素结果时间双向沟通比单向沟通需要更多的时间信息理解的准确程度在双向沟通中，接受者理解信息发送者意图的程度大大提高接受者和发送者的自信程度在双向沟通中，接受者和发送者都比较相信自己对信息的理解满意接受者比较满意双向沟通；发送者比较满意单向沟通噪音由于与问题无关的信息较易进入沟通过程，双向沟通的噪音比单向沟通要大得多四

影响有效沟通的主要障碍

（1）语言上的障碍（2）信息含糊或混乱（3）知识经验水平的限制（4）等级观念的影响。（5）小集团的影响（6）环境干扰（7）沟通渠道的选择（8）不合理组织结构的影响五

项目团队有效沟通的方法及途径1．建立沟通渠道2．提倡个别交谈

3．加强平行沟通，促进横向交流4．建立信息沟通网络，拓宽沟通渠道，保证信息的畅通无阻和完整性5．保证沟通质量六

项目管理者有效沟通的技巧（1）提高自身的表达能力（2）成为一个“好听众’’的技巧表10-4“听”的注意事项要不要表现出兴趣2．全神贯注3．该沉默时必须沉默4．选择安静的地方5．留适当的时间用于辩论6．注意非语言暗示7．当你没有听清楚时，请以疑问的方式重复一遍8．当你发觉遗漏时，直截了当地问1.争辩2.打断3.从事与谈话无关的活动4.过快地或提前作出判断5.草率地给出结论6.让别人的情绪直接影响你（3）创造一个相互信任，有利于沟通的小环境（4)注重非言语提示（5）沟通准备（6）信息的追踪与反馈（7)言行一致地沟通（8)沟通时要着眼于现在与未来，第二节项目沟通管理框架及其内容

项目沟通规划项目绩效报告项目沟通管理框架项目利害关系管理

项目信息发布一

项目沟通规划◆沟通管理计划◆沟通需求分析◆沟通技术◆事业环境因素◆组织过程资产◆项目范围说明书◆项目管理计划

输入

输出

工具与方法图10-3项目沟通规划的主要工作沟通规划的过程是包括决定项目利害关系者的信息与沟通需求，即谁需要何种信息，何时需要以及如何向他们传递

1．沟通规划的输入：依据

(1)事业环境因素包括组织或公司的文化与组成结构；政府或行业标准；现有的基础设施和生产设备；现有的人力资源与人事管理；公司工作核准制度；商业数据库(如标准的费用估算数据、风险数据库等)等(2)组织过程资产任何一种有用于影响项目成功的资产、所有参与目的组织都可能有正式或非正式的方针、程序、计划和原则，以前项目中吸取的教训和学习到的知识，如完成的进度表、风险数据和实现价值数据等(3)项目范围说明书在项目利益相关者之间就项目范围达成共识，必须在范围定义过程中进行利益相关者分析，为未来的项目决策者提供文档化的项目范围说明书(4)项目管理计划包括与沟通规划相关的日期和制约因素2．沟通规划的工具与技术·

(1)沟通需求分析可以得到项目利益相关者的信息需求的总和。项目沟通通常所需要的信息有：项目组织和项目利益相关者信息；涉及项目的专业、部门、专长；项目在何地、涉及多少人等方面的后勤物流信息；外部信息需求(如与媒体或承包商的沟通)

(2)沟通技术沟通技术,如从简短的谈话、简单的书面文件到即时查询的进度计划和数据库。可能影响项目沟通的技术因素有：信息需求的紧迫性、技术的可用性、预期的项目人员配置、项目工期的长短、项目环境等。

3．沟通规划的成果

沟通规划的成果是形成一份沟通管理计划。内容有：利害关系者沟通要求、；要分布信息的格式、内容等；信息接收的个人或组织；传达信息所需技术和方法；沟通频率、更新和细化的方法等。

二

沟通信息发布

◆组织过程资产更新◆请求的变更◆沟通技能◆信息收集和检索系统◆信息发布系统

输入◆沟通管理计划

输出

工具与方法图10-4项目沟通信息发布的主要工作将所需要的信息及时提供给项目利害关系者，包括实施沟通管理计划、对预料之外的信息索取要求作出反应和执行沟通经验教训总结

1．信息发布的输入：依据信息发布的主要依据是沟通管理计划2．信息发布的工具与技术

（1）沟通技能采用适当的人员按照沟通管理计划，在适当的时间获得适当的信息（2）．信息收集和检索系统通过手工归档系统、电子数据库、项目管理软件等多种方式收集和裣索信息（3）．信息发布系统项目整个生命期内，即时收集信息并与项目利害关系者共享信息，将信息发布给利害关系者。如项目会议、传真、电子邮件、电话信箱留言、电话、可视电话会议、网络会议、网络出版；、进度计划编制网络界面、项目管理软件、多种方式发布

（1）组织过程资产更新包括经验教训记录、项目记录、项目报告、利害关系者的反馈和通知。如：有关信息发布和记录下来的各种经验教训；函件、备忘录以及项目描述文件；问题登记簿、项目收尾报告和其他知识领域的成果等。（2）请求的变更信息发布过程的变动会引发对项目管理计划和沟通管理计划进行相应的修改，这时可通过整体控制变更过程进行审查和处理。3．信息发布的输出：成果三

项目进展绩效报告

◆绩效报告◆绩效预测◆请求的变更请求和纠正措施◆组织过程资产更新◆绩效信息演示软件◆绩效信息收集和汇总状态审查会◆费用与工时汇报系统

输入◆工作绩效信息◆绩效衡量◆项目管理计划◆可交付成果

输出

工具与方法图10-5项目进展绩效报告的主要工作一个综合报告，或者报道特殊情况的专题报告，包括范围、进度计划、费用和质量方面以及风险和采购信息1．绩效报告的输入：依据

（1）工作绩效信息收集到有关可交付成果、完工情况和已完工作的工作绩效信息，将之融入到绩效报告。（2）绩效衡量实际交付成果、完工情况与原设定计划完成情况进行比较，得出相应的工作绩效情况结果。（3）项目管理计划提供了绩效衡量基准信息，即整合了项目的范围、进度和费用参数，项目的技术和质量参数（4）可交付成果由项目发起人、客户或项目经理所规定必须完成的任何独特的可验证的产品、成果或能力。2绩效报告的工具与技术（1）绩效信息演示软件通过绩效信息演示软件，如图表报告、工作表分析、演示与图形功能。以达到演示效果的目的（2）绩效信息收集和汇总可通过手工档案系统、电子数据库、项目管理软件，以及可调用工程图纸、试验计划等技术文件的系统进行收集并汇总信息（3）状态审查会定期召开的状态审查会，如项目管理团队可以每周召开审查会议，而与客户就可以每月召开一次（4）费用与工时汇报系统费用与工时汇报系统将记录并汇报到项目中去3．绩效报告的输出：成果

（1）绩效报告常用格式包括直方图目、表格、S曲线等。内容包括预算、实现价值、实际费用、费用偏差、进度偏差、绩效指数（费用、进度）等（2）绩效预测对工作绩效信息预测进行更新并重新签发，如完工时估算的项目未来信息等。（3）请求的变更请求和纠正措施对项目绩效进行分析后，对与预期未来绩效有偏差的某些方面进行变更，并采用相应的纠正措施。（4）组织过程资产更新对所采取纠正措施及其各种经验教训进行记录，以便成为本项目以及实施组织的历史数据库的组成部分。四

项目利害关系者管理◆已解决的问题记录单◆批准的变更请求和纠正措施◆项目管理计划更新◆沟通方式◆问题记录单

输入◆沟通管理计划◆组织过程资产

输出

工具与方法图10-7利害关系者管理的主要工作为了满足项目相关利害关系者的需求并与相关利害关系者一起解决问题，对相关利害关系者进行积极管理1．利害关系者管理的输入：依据

（1）沟通管理计划沟通管理计划是项目管理计划的从属计划。内容包括：利害关系者需求和期望，如了解利害关系者的目标、目的与沟通层次，并对这些需求进行识别、分析和记录（2）组织过程资产随着项目问题的出现，项目经理应与相关利害关系者共同致力于解决问题2。利害关系者管理的工具与技术（1）沟通方式（2）问题记录单使用问题记录单（行动方案记录单）用来在实施项目或采取单独行动时记录并监控问题的解决情况，这时应对每项问题分派负责人，并规定解决问题的目标日期。3．利害关系者管理的输出：成果（1）已解决的问题记录单通过对利害关系者需求的识别和解决，将问题记录单内问题提交和并得到解决的进行记录（2）批准的变更请求和纠正措施对包括人员配备管理计划内利害关系者问题状态的变化进行批准的变更请求，并采用必要的纠正措施。（3）项目管理计划更新随着沟通计划的修改，与之相应的项目管理计划也进行更新第三节

项目管理中的冲突

一

项目冲突的含义及类型

1．冲突的含义冲突是项目中各因素在整合过程中出现了不协调的现象。冲突管理是项目管理者利用现有技术方法，对出现的不协调现象进行处置或对可能出现的不协调现象进行预测以防发生冲突。

2．冲突的类型冲突的两种极端情况：一端为微妙、间接、高度控制的抵触状况；另一端为明显、公开的活动，如罢工、骚扰和战争。而从相互作用的观点来说，一些冲突支持组织的目标，它们属于建设性类型，可将其称作为功能正常的冲突，而一些冲突则阻碍了组织实现目标，它们是功能失调的冲突，并属于破坏性类型。二

冲突解决方式

1．缓解冲突的方法

(1)审慎地选择要处理的冲突问题(2)评估冲突当事人

(3)分析冲突原因和根源2．有效解决冲突的策略(1)回避、冷处理(2)合作、协同(3)折中、妥协(4)迁就、忍让(5)强制、支配各阶段解决策略或建议项目启动1．优先权冲突方面：清楚定义的项目计划。联合决策以及与有关部门协商2．程序冲突方面：在项目执行中，应建立详细的作业说明，并要求成员都要遵守的管理作业程序3．进度冲突方面：在项目开始之前建立进度计划；预测其他部门优先权和对项目可能带来的影响项目规划人力资源冲突方面：努力造成和谐项目的工作关系，以缓和紧张的工作环境2．个性冲突方面：在项目接近完成时做好人员重新分配计划3．进度冲突方面：在项目整个生命期中，