长沙来画科技公司接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计年4月长沙来画科技公司接待方案设计背景介绍长沙来画创新科技有限公司（以下简称“来画”），于2020年10月成立。总部位于深圳。作为中国首家全领域数字化云端视频创作创意平台，来画是短视频细分领域的独角兽企业，目前是新华社、国家文化和旅游部、人民日报的官方战略合作伙伴，也是国家首个融媒体重点实验室的技术参与方之一。相比于其他功能单一的短视频平台，来画推出“短视频云端创作”、“视觉资产管理协同系统”、“全视频办公宝”、“创作者联盟”、“视频营销”和“教育培训”六大产品矩阵，为用户提供真正的一站式视频化办公服务，降低制作门槛，减少制作成本，提高传播效率。至今为止，来画完成了天使轮，pre-A轮，A轮，B轮和B3轮共累计5亿融资，投资机构包括齐心集团、第一视频、普维资本、雷雨资本、头头是道、道生壹、启赋资本等。来画总部设在深圳，长沙是主要的技术研发中心，除此之外，来画全国网点布局北京、上海、武汉、南京、成都、海口等其他13个城市，团队人数超300人。接待目的湖南省轻工盐业集团是一家以盐及食品、医疗健康、投资及金融管理为主业的省属国有大型企业。为提高企业知名度，打响其产品品牌度，产品市场占有率，且符合现代互联网潮流，新媒体运营思路，故希望与我司达成合作。本次接待希望通过向对方公司展示我司成功的案例，表现我司对该相关业务的成熟经验，风格与能力，能够全权代理湖南盐业公司抖音代运营业务，针对湖南盐业公司公司形象，性质，产品等方面塑造IP设计。准备工作迎接前的准备物料准备：准备迎接的物料，如：彩旗，新鲜的水果，领导的名牌，公司简介宣传单，易拉宝等；人员准备：总经理，总经理助理，人事主管，行政主管，摄影师，市场部人员，财务人员等。迎接工作：相关人员在公司楼下等候，迎接湖南盐业公司主要来访领导，公司通过视频及宣传单、易拉宝展示公司发展历程，以及公司部分成功的案例，重要合作伙伴，合作项目等；保洁工作：物业、保洁提前打扫，各部门工作人员保持工位的整洁与干净，争取表现的积极向上；安保工作：园区保安全程保证与会人员安全；检查消防通道，消防用品的当前状况，是否可以使用。接待负责人长沙来画科技公司总经理、人事主管负责人，公司行政主管及公司主要部门负责人、联络人员。创智园园区相关负责人及联络人员。接待事项就餐事先调查参会小组成员有什么忌口，多安排一些当地特色菜，尽量安排每餐特色，菜品多种多样，保证好食物的鲜活和安全问题。提前获悉对方公司来访的人数，根据对方来访的人数，己方的陪同人员数量，安排适量的菜肴数量。位置安排：总经理作为主陪坐在面对房门的上方中间位置，副主陪人员公司董事在主陪总经理的对面，本次来访主要领导湖南盐业集团副党委书记，在总经理的右手，集团品牌宣传部领导在总经理，董事的左手，党委宣传部领导在公司的董事的右手，来访的湖南盐业集团秘书在公司的董事的左手，其他陪同就餐人员可以随意安排。选择公司附近的圣爵菲斯酒店（来芒果TV录节目的明星大多数选择此酒店）提前预定一或两桌酒席，点一些高档一点的菜式菜肴，准备好上档次的酒和烟，不能让来访的领导受到怠慢。礼仪标准当与尊者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句请多关照。你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说：如果您方便的话，能否留张名片给我?作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。在走廊的引导方法：接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。楼梯的引导方法：当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时。会议室里的引导方法：当客人走入会议室，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座(一般靠近门的一方为下座)。接待流程时间安排早上提前让参与接待流程的人员9点到公司。早上9：00去附近的超市购买当日新鲜的水果，购买甜的水果，确保水果不酸，没有腐败变质的水果。在超市切成小块，准备塑料小叉子。10：00在公司下面等候，让行政部人员和助理在公司楼下等候领导过来，预估10：30接到领导。主要负责人（总经理及相关负责人）在公司门口等候。10：30前布置好场地，准备名牌，水果果盘，参会材料，介绍公司的IP设计，产品的ppt（提前几天做好反复检查后上传）。椅子一一对应名牌。10：30-10：50，等领导过来时，助理在旁边介绍公司负责接待的人，总经理迎上来，负责介绍公司的发展历程（提前在进公司的路上门口树立易拉宝）。主要介绍来画的基本介绍，来画的核心技术，来画的行业地位，来画的荣誉成就，其他成果及公司福利等。和盐业集团来的领导交流问候，解答疑问。11：00-11：40，邀请领导去会议室，具体商谈此次合作的内容。11：42-11：45会后合影，拿上来画的吉祥物，总经理和主要领导合影。11：50-12：40邀请来访领导去预定的餐厅，共进午餐。公司这边人员准备清理场地。13：00，结束本次会谈及接待。参观与公司介绍现场展示主要由熟悉公司业务的市场部人员带领参观以下来画重大事件获得的奖项，当时达成合作与相关人员的合影等等。按以下流程进行：•成为新华社、国家文化和旅游部官方战略合作伙伴。• 同道大叔星座视频、饭局的诱惑和火星情报局等国民网红视频节目的官方动画视频。• 来画联合新华社落地了国家级融媒体实验室（全国仅有的4个国家级重点融媒体实验室之一），并为新华社打造了“时政动漫短视频平台”。• 来画联合人民日报举办了《我与中国》短视频大赛；来画与南山区政府联合举办了《改革40周年》短视频大赛。• 来画在新冠疫情中连续荣获两轮（B2、B3轮）融资。•《中国改革开放40周年》官方动画视频制作方。随后引导相关人员去展厅的大屏幕观看相关视频。播放视频由市场部人员提前打开大屏幕，一人介绍，一人操作屏幕按以下视频顺序播放：• 2020年12月27日，来画荣登《CCTV1新闻联播》的专题采访。• 2021年01月04日，深圳市市委书记王伟中、深圳市市长陈如桂、深圳市市委常委黄敏等一行领导为来画指导工作，对来画发布的新产品“来画视频”（soom）表示称赞。• 2021年03月20日，中央中央政治局委员、中央书记处书记、中宣部部长黄坤明等一行领导来到长沙马栏山，参观来画的长沙研发基地并为来画指导工作。• 来画制作出品了28集疫情防控动画宣传视频，免费提供给政府、媒体、企业等机构进行宣传推广，助力科学抗疫；累计曝光量达4.2亿次。协商地点湖南省长沙市马栏山创智园长沙来画科技有限公司的会议室协商时间2021年4月20日协商人员（1）我司协商主要人员：公司总经理：负责主要决断；其他董事：旁听，建议，讨论；技术负责人：负责技术支持，讨论技术可行性，采取相关技术的价值判断；市场部负责人：负责公司业务管理，对外招商引资，提供报价参考；其他相关部门负责人：负责相关业务的沟通与协商。（2）湖南盐业集团协商主要人员：党委副书记、集团品牌宣传部负责人。（3）其他与会人员：双方主领导的秘书：负责记录商讨细节，协助主要领导商谈，拟定双方谈判，可能达成合作的方案草案等；摄影师：在重要时间点负责摄影；双方法务人员：确保双方合作细节符合法律规定；双方财务人员：若达成合作意向，确定相关财务问题。协商流程安排协商流程（1）用电视显示屏幕展示过往与其他公司合作的IP设计，体现客户公司从未设计IP到现在IP上线后取得的成就；（2）播放来画公司对外介绍PPT，介绍公司的发展历程，彰显公司的使命与愿景，突出勇敢正直，细致创新的价值观；（3）双方就深入合作进行探讨。主要协商内容（1）表明我公司合作的意愿与能力，并向湖南盐业公司展示我公司的初步方案，针对其公司形象、性质、产品等方面提出IP塑造的初步思路，以及能够为对方带来的价值；（2）双方就合作的方向及落地进行深入的讨论，并明确时间点及双方具体对接人员。协商注意事项（1）做好充足准备，将所需的材料、硬件等准备完善，让对方感受到我们的诚意与实力；（2）根据协商流程，合理安排与把控时间；（3）态度友善，协商中密切注意对方的言语、神情动态，使对方熟悉和信任自己；（4）协商过程中着重强调双方利益的一致性，表明合作的必要性。意外防范防疫预案疫情防控：为科学、规范、及时、有序地开展新型冠状病毒疫情的防控工作，采取有效措施控制疫情传播和蔓延扩散，确保湖南盐业公司来访小组的正常调研安排，按照防疫卫生原则有关要求，根据疫情形势和进展情况，并结合公司实际，制定本预案。按照统一领导、及时反应、协调一致规范措施的指导原则，做到"早发现、早报告、早隔离、早治疗"，防范疫情传播，保障防控成效，维护正常工作生活秩序。具体防控措施：1）人员防控：人员检测防控范围为本公司不论级别职位的所有员工。单位员工必须戴好口罩，有身体不舒服必须上报。2）场所防控：对会议室，生产线，员工娱乐场所等公共卫生区域多次消毒打扫卫生。电力预案请求供电局方面对我司所有的电力线路进行检修，确保我们公司在被调研期间电力在正常负荷下的运转，并对临时断电进行发电机的储备运转做准备。安保预案会议地点就安全保卫分为内保和外保，并且有监控系统，监控中心协助监管，内保和外保不定时的巡查外保，对各个出入口严加防范，并对外来人口进行登记造册，从而杜绝外来不明身份的滋事人员。内保在会议室内并建立巡视记录制度，及时发现问题，及时处理，确保调研人员的人生与财产安全，届时将有交管部门和公安人员共同进入酒店，完成本次会议的安保工作24小时不间断的各区域巡查。应急预案（1）当有新冠疫情疫情扩散时，需封锁整个公司，逐一对可疑人员进行核酸检测。（2）当电力出现问题时，尽快使用发电机发电，安排人员对电力进行检修。（3）当有聚众闹事，大规模混乱的安全事故发生时，第一时间保护好调研小组成员，防止混乱进一步扩大，定点排除，用最快的效率平定事故现场。经费预算（1）物料安排：彩旗：500元；消毒水、口罩：200元；迎接着装、训练成本：500元；横幅：50元；（2）餐饮安排：3000元；（3）安保安排：2000元（外请人员）；（4）购买水果：500元；（5）车费油费：500元总结我们在每一次的接待工作前，都必须预先做好方案的策划与制定。例如，要事先通过各种渠道，了解此次要接待领导的背景，个人喜好，特别是一些饮食方面的了解非常重要。根据