长沙金钥匙财务咨询公司办公用品采购业务财务融合流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1长沙金钥匙财务咨询公司简介 长沙金钥匙财务咨询公司办公用品采购业务财务融合流程设计1长沙金钥匙财务咨询公司简介长沙金钥匙财务咨询公司位于湖南省长沙市雨花区湘府中路金典商务中心1612号，成立于2011年11月28日，注册资金30万元整，注册地址在湖南省长沙市芙蓉区定王台街道五一大道766号中天广场10024号房。企业规模为小型企业，主要设有财务部、业务部、管理部三大部门。经营范围主要包括企业财务咨询服务；工商登记代理；会计代理记账；会计咨询；法律咨询；涉税鉴证；企业管理服务；代理记账服务；商标代理；工商登记代办；知识产权代理；商业活动的策划；税务顾问；税收策划；涉税服务。2长沙金钥匙财务咨询公司办公用品采购管理现状、所存在问题及原因分析2.1采购管理现状该公司在办公用品采购业务方面采用的模式是无论办公用品价值大小，均由管理部统一负责采购。其中价值较高的办公用品如电脑，打印机等需提前填写《办公用品申购单》，经部门负责人及公司领导批准后方可采购。其他常用但价值较低的办公用品如签字笔等均可在管理部直接领用。如遇库存不足，管理部将集中统一采购。在采购的过程中，管理部每一月会根据办公用品库存及《办公用品申购单》制订出下一月拟采购的办公用品种类、数量及预估金额并形成办公用品采购计划。该计划先经管理部主管审核签字，再经财务部审核后报公司领导审批。公司领导审批通过后，管理部凭采购计划去财务部取得借款单，出纳给予借款。办公用品采购回来后由财务部负责验收，验收合格后由管理部登记入库。管理部再依据相关的采购发票及凭证去财务部实报实销。2.2存在的问题分析办公用品的采购业务是企业成本支出中不可避免的一部分。企业的经营目标就是开源节流。虽然说该公司的采购过程为多级审核，且依据制订的计划执行，但是在这个过程中仍存在不少的问题。这些问题对公司整体利润的提升有着一定的影响。2.2.1采购计划制订不严谨公司内部除高价值办公用品需要提供《办公用品申购单》外，其他办公用品大多为可随意领取，此过程很容易造成办公用品的浪费。而管理部也只是根据剩余库存制订下一月所需的采购计划。这样的采购计划既粗犷且片面。如一时采购过多，容易占用公司流动资金，采购过少，又造成办公用品短缺，进而影响正常的办公，间接影响公司的正常运转。2.2.2监督审核机制不够完善首先在制订采购计划时，管理部只是针对办公用品的价值进行预估，待采购回来再进行实报实销。而财务部也只是对采购金额的对错及采购后所产生的费用进行核算。此过程不够精细化，往往管理部可能为方便自己工作而忽视了市场上那些更加物美价廉的办公用品，甚至部分员工在利益的熏陶下而牺牲公司利益去采购高价办公用品从而从中获利。而采购回来的办公用品也仅仅是验收数量并登记造册，并未对其品质进行审核，一些贵重的办公用品甚至也未要求提供相应的合格证及保修证明，从而在公司不断追求利润，控制办公成本的过程中造成隐形的损失。2.2.3采购过程缺乏监管制衡纵观该公司整个采购过程，基本上是由管理部自己提出采购计划，然后再从财务支取借款前去采购。过程中如员工大公无私勉强还好，但是面对利益的诱惑，那就难以做到不徇私舞弊。公司给在这一块给部分员工权利过大，甚至处于管理失控的边缘。买什么产品，买多少，要花多少钱，采购后发票及凭证几乎均由这一部分人掌管。负责采购的员工难免和供应商串通一气，利用非法的手段来侵害公司的利益。2.3问题产生原因分析综上，我们可以看出长沙金钥匙财务咨询公司虽然作为一个财务咨询类的小型企业，但是公司内部在办公用品采购过程中还是存在不少问题。该公司存在的问题虽然说短期内不会对公司的发展造成重大影响。但是“千里之堤毁于蚁穴”，小问题日积月累也会成为大问题，最终成为拖累公司发展的包袱。那么造成以上问题的原因有哪些呢，经过分析主要为以下三点：2.3.1缺乏有效办公用品管理机制公司对于采购回来的办公用品虽进行了数量登记，但并未对其使用过程进行有效的管理。贵重办公用品只要是部门人员谁都可以随意去使用，但是却无指定的责任人对其进行定期保养及维护。这就促成办公用品在使用过程中容易损坏甚至报废，进而需重新申购也影响工作。而常见普通办公用品的随意领取也很容易造成浪费，员工素质的高低基本就决定了办公用品的使用寿命。管理部的采购计划制订往往是依据剩余办公用品的库存，而不是每月公司实际消耗产品的大致平均数。以上造成公司的办公用品的管理基本处于无序状态。2.3.2采购审核流程中存在漏洞采购的审核流程中存在漏洞，管理部主管在审核采购计划时不仅仅是审核采购的数量，还应针对实际情况审核该办公用品的单价是否合理，有无采购的必要性，或者是否有其他更合理的替代产品，从而节约公司办公成本。财务在审核及付款的过程中不仅仅是核对金额的准确性，还应在采购回来的同时要求提供相应的合格证及保修证明等。公司领导在整个采购过程中不仅要审核采购的合理性。还应加强对员工行为品德的监管。2.3.3缺乏有效供应商管理机制缺乏有效的供应商管理机制是该公司在整个采购过程中存在的最大问题。供应商管理可以使不同供应商在共同竞争的同时为公司提供优质的产品及服务。同时也可以避免员工在采购过程中与供应商串通来侵害公司利益。另外由供应商直接同财务会计结算能让采购过程更加透明，也能缓解公司的流动资金占用问题。3长沙金钥匙财务咨询公司办公用品采购业务财务融合流程设计3.1问题的解决方案对该公司目前的采购业务财务融合流程重设计是解决以上问题的必然之路。优秀的采购业务财务融合流程能使公司在采购管理过程中尽可能的节约公司的办公成本，也能提升公司的采购工作效率，规避相应的财务管理风险。使得采购工作能沿着健康的方向发展。3.1.1建立完善办公用品管理机制办公用品属于公司正常运转的必须品，完善办公用品的管理机制并非是一味的要求节约使用，限制使用。首先对公司所有贵重的办公用品由各部门统计清楚制订出相应的台账，指定责任人专人负责保管及日常维护，并制作标签贴于设备的醒目位置。同时由财务部每年或者每半年对公司内部贵重的办公用品进行盘点检查。对于一般办公用品应改变领取机制，提倡以旧换新，管理部工作人员应及时对领取人，领取物品，数量，日期等如实做好登记并形成台账。如发现存在浪费及私吞情况应及时上报。采购计划的制订可先由部门为单位提交《办公用品申购单》至管理部，管理部汇总后再根据实际情况制订出采购计划。3.1.2加强审核监管各部门在提交《办公用品申购单》之前需由部门负责人进行初审，根据本部门工作进度评估所需办公用品是否符合实际情况。同时对部门员工存在故意浪费或者损坏办公用品的现象应及时制止，并加强对员工个人素质的教育。管理部在汇总所有办公用品需求计划时应仔细严谨，对于一些不合理的需求应予以驳回。财务部在收到办公用品申购计划后，应再一次核对计划的数据是否准确。采购回来后应仔细验收数量是否准确，产品是否合格，发票及相应凭证是否完善等后再付款。付款完毕后及时完善相应的账目。公司领导在审核过程中应全盘考虑该采购计划是否符合公司的发展。3.1.3建立供应商管理机制公司应改变原有的模式，由原有的管理部制订计划，管理部自行采购变为财务部收到已签字同意的采购计划后，针对计划内容选取出几家供应商由管理部选择，管理部选择其中一家后联系供应商，财务预付款后要求其按计划内容送货至公司。待产品验收合格后由供应商持相应的票据与财务出纳对接并付款。供应商的选取可借助互联网及其他信息渠道，了解市场的真实情况，灵活的运用市场竞争的机制，坚持货比三家，质优物美的原则。对于符合条件的供应商还可以建立长期合作的关系，争取更多的折扣和优惠，甚至可以探讨摸索招标采购的模式。从而进一步使采购过程更加透明化，效率化。也使得采购过程中部门之间相互制衡，进一步节约公司成本。3.2财务融合流程设计3.2.1流程表设计表1办公用品采购业务财务融合流程设计表序号操作步骤操作人员操作内容1填制办公用品采购申购单各部门综合管理根据本部门实际需求，填制办公用品申购单2审核采购申请各部门主管审核申购单的合理性并签字后交管理部3编制采购计划管理部综合管理根据各部门的需求编制采购计划，交管理部主管审核4审核采购计划管理部主管审核采购计划的合理性及准确性并签字后交财务主管审核5审核采购计划财务部主管审核采购计划的合理性及准确性并签字后交公司领导审核6审核采购计划公司领导审核采购计划的合理性并签字同意采购7填写预付款审批单管理部综合管理根据供应商报价填写预付款审批单并提交主管审核8审核预付款审批单管理部主管审核预付款的准确性及合理性，签字后交财务部审核9审核预付款审批单财务部主管审核预付款的准确性及合理性，签字后交出纳10填写两联预付款单出纳接收经审核的预付款审批单并填写两联式预付款单（出纳拿结算回执联，会计拿结算凭证联）11支付款项出纳按预付款金额向供应商直接支付12编制记账凭证费用会计1.根据审核的预付款审批单编制记账凭证2.将记账凭证交财务部经理审核13审核记账凭证财务部经理审核费用会计编制的记账凭证合理性14登记现金日记账出纳根据经审核的记账凭证登记现金日记账并将记账凭证费用会计15登记明细账费用会计登记（其他应收款）科目明细账16采购管理部综合管理联系供应商按采购计划送货17结算费用并开具发票供应商业务员1.依照供应商定价有关规则，计算费用，收取现金2.依据实际出售办公用品及单价开具增值税发票18验收入库管理部综合管理查验办公用品数量，质量并填写好入库单19传递单据出纳接收相关单据，将单据传递费用会计制作凭证20编制记账凭证费用会计根据发票及预付款第二联（结算凭证）编制记账凭证。将记账凭证交财务部经理审核21审核记账凭证财务部经理审核记账凭证的准确性及合理性并签字22登记科目明细账费用会计登记管理费用和其他应收款科目明细账3.2.2流程图设计部门申购需求部门申购需求部门申购审核（部门经理）管理部汇总依据部门需求编制采购计划依据部门需求编制采购计划审核采购计划选取供应商填写预付款审批单填写预付款审批单审核预付款审批单出纳填写两联式预付款单出纳支付现金，会计做账并审核出纳支付现金，会计做账并审核供应商送货收货验货报账财务部做账图1办公用品采购业务财务融合流程设计图3.3融合流程设计实际应用本流程图适用于公司办公用品的采购业务，财务部与管理部为主要负责部门，双方相互配合且相互制衡。目的是为了规范公司办公用品的采购管理流程，使该过程更加合理化，透明化及效率化。3.2.1在申购与预付方面（1）在重设计的采购业务及采购融合流程控制下，每月各部门只能依据本部门的实际需求提出申购，从而杜绝了办公用品在使用过程中的浪费及不爱惜，延长了办公用品的使用寿命，减小了公司办公用品的采购成本。各部门主管在审核申购表时更加严格仔细，否决了一批不合理的采购申请。（2）新的融合流程使得预付过程更加透明化，从以前采购人员直接从财务借取预付款到现在由财务直接向供应商付款，此过程极大的避免了过程中的财务风险。点对点支付既保证了供应商的合法收益，也让公司做账更加便捷。所有的预付款项也能做到清晰明了。3.2.2在采购及付款结算方面（1）所有办公用品的采购均统一制定计划，统一审批，统一由供应商负责配送，统一由供应商负责和财务结算。采购的统一计划，杜绝了采购的盲目性，采购的内容根据需求来，而不是根据剩余库存来，节约公司成本，间接提升公司利润；统一审批，使得多级监管充分发挥其能动性，在满足需求的前提下寻求最适合公司发展的产品；统一由供应商负责配送，减少了管理部工作人员外出采购的时间，解决了公司人力成本，供应商及办公用品的选取实行货比三家，充分竞争，使得采购回的产品既得到质量保证，又让公司从中受益。统一由供应商负责和财务结算，使得采购过程中的财务风险间接转嫁至供应商，降低了公司流动资金的占用，同时杜绝了过程中的贪污腐败问题，使得采购过程良性化。（2）财务在收到供应商供货后，经验收合格再予以付款。所采购的产品品质有保证，不存在滥竽充数的行为。借助互联网及银联等付款的方式大大方便了财务付款流程，供应商提供统一票据结算也减轻了财务人员后续完善财务账目的负担。财务人员也在结算过程中也只会和供应商接触，难以形成公司内部人员和供应商串通一气的现象。如在与供应商形成长期合作机制后还可由目前货到付款转变为按季度结算，按年结算等方式，大大减轻了公司的资金压力。4结束语长沙金钥匙财务咨询公司应及时发现问题，完善采购制度，建立起一套符合公司发展方向的采购业务财务管理融合流程。解决办公用品管理不严，采购过程存在漏洞，无有效的供应商管理等问题。在新的流程的作用下同时也能提高采购效率，降低财务风险，减少与之相关的采购成本，办公成本等等，提升员工素质及能力，从而促进公司的发展。总的来说，本毕业设计能有利于采购资源的整合，有利于提升采购的透明度，有利于财务的过程管理，以及规范公司的采