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文档简介

文化艺术团体档案与信息记录制度第一章总则为加强文化艺术团体的档案管理和信息记录，确保档案的安全、有效利用以及信息的准确传递，依据国家相关法规和行业标准，制定本制度。文化艺术团体档案是记录团体活动、艺术作品、成员信息及其他重要事项的资料，对外界展示团体形象、追溯历史和促进艺术发展具有重要意义。第二章适用范围本制度适用于所有文化艺术团体，包括但不限于文艺演出团体、艺术创作团体及文化活动组织等。各团体应根据自身情况，结合本制度的要求制定具体实施细则，确保信息记录的规范化。第三章档案管理职责文化艺术团体的档案管理由专门的档案管理部门负责。该部门需制定详细的档案管理计划，明确档案的收集、整理、存储、查阅及销毁等具体操作要求。各部门在日常工作中应积极配合，确保档案资料的完整性和准确性。第四章档案的收集与归档档案的收集涉及团体活动的各个方面，包括演出记录、创作成果、成员履历、财务报表、活动策划书等。所有档案材料应进行分类整理，归档时需确保每份材料的真实性和完整性。档案材料应按年度、类别进行归档，并由档案管理部门审核签字确认。第五章档案的保管与安全档案资料应妥善保管，存放在专用的档案库房，采取防火、防潮、防盗等安全措施。档案库房应设有门禁，限制无关人员随意进入。档案资料应逐一编号，并建立电子档案系统进行数字化管理，以便于日常查阅和长期保存。第六章档案的查阅与借用团体内部成员如需查阅档案，应填写查阅申请表，经过档案管理部门审核后方可查阅。外部单位或个人查阅档案时，需提供相关证明，并经团体负责人同意。档案借用原则上不外借，特殊情况需经团体领导批准，并设定借用期限及归还方式。第七章信息记录规范文化艺术团体在活动开展过程中，应按照规范进行信息记录。包括演出信息、参与人员、观众反馈、媒体报道等，所有记录应真实、准确，并及时更新至档案管理系统。信息记录的格式应统一，便于后期的查询和统计分析。第八章档案的转递与销毁档案转递应由档案管理部门进行，确保转递过程中的安全与保密。内部人员调动时，档案随人转递，并填写转递记录。对于不再保存的档案，需经过评估，确认其不再具有保存价值后，按照相关规定进行销毁，并做好销毁记录。第九章监督机制为确保档案管理制度的有效实施，文化艺术团体应建立监督机制。定期对档案管理工作进行检查评估，发现问题及时整改。监督结果应形成书面报告，提交团体领导审阅。档案管理部门需定期向全体成员进行培训，提高档案管理意识和技能。第十章附则本制度由文化艺术团体档案管理部门解释，自发布之日起实施。制度内容可根据实际情况进行调整与完善，确保其符合团体发展的需求。通过以上制度的制定与实施，文化艺术团体能够更好地管理档案信息，

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