省厅机关文件管理制度

省厅机关文件管理制度第一章总则第一条目的和依据本制度旨在规范省厅机关文件的管理，提高工作效率和信息安全性，确保文件的及时传递、妥当保管和便捷检索。本制度依据《中华人民共和国文件法》等相关法律法规。第二条适用范围本制度适用于省厅机关及其所属各部门、单位和下级办公室，对于机关文件的管理、传递、保管、销毁以及文件的格式和编号等方面予以规范。第三条文件的定义文件是指机关、团体、企事业单位及其他组织在工作中形成的纸质或电子载体的文字、图表、计算机程序、音像资料等载体。文件包含公文、备忘录、报告、通知、函件、会议纪要、合同、协议、规章制度等。第四条文件的分类依据文件的性质、用途和管理需求，文件分为以下几类：1.公文类：指行政机构、团体和企事业单位内部及对外发出的正式文件，如公函、命令、通知、报告等。2.内部文电类：指内部机关之间、部门之间、办公室之间进行沟通和协调工作所使用的非正式文件。3.会议纪要类：指会议召开过程中记录的各类会议纪要、会议决议等。4.文件便函类：指便于文件的传递和核对，如备忘录、便签、传真等。第五条文件的紧要性和保密性文件是机关工作的紧要构成部分，具有决策参考、证明事实、责任追究等紧要作用。依据文件的保密等级和内容敏感程度，对文件进行相应的保密措施。第二章文件的编制和格式第六条文件的编制要求文件的编制要符合相关法律法规，遵从文明礼仪，在语言表达上应准确、简练、明确。文件的编制应注意格式规范，包含字体、字号、行距、标题、正文等要求。依据职责和权限，文件的编制应明确责任部门和领导的署名。第七条文件的格式要求文件应采用A4标准纸张，纸质规格为210mm×297mm，纸质边距为2.5cm。文件应使用宋体、黑体或楷体字，字号一般为小四号或五号。文件的标题应居中粗体，正文部分使用小四号字居左，行间距为1.5倍行距。文件的页眉应包含文件的密级和编号，页脚应包含制文日期和页码。第三章文件的传递和沟通第八条文件的传递方式公文类文件应采用正式的递送方式，如邮寄、快递、专人送达等。内部文电类文件可以通过电子邮件、即时通讯工具等电子方式进行传递。文件传递时应注意时间要求和紧急程度，优先选择快捷、安全、可靠的方式。第九条文件的传递流程发文部门应将文件送达指定的收文机构或收文人员，同时保存传递记录，确保文件的追溯和监督。收文部门或收文人员应及时确认收文，并对文件进行核对、备份和分类存档。第十条文件的会签和批示文件需要经过会签和批示的，应依照规定的流程进行会签和批示，并记录相应的看法和签章。领导批示应明确指示接收和办理文件的部门和责任人。第四章文件的保管和归档第十一条文件的保管期限文件的保管期限应依据文件的性质和管理需求进行评估和确定。一般文件的保管期限为3至5年，紧要文件的保管期限为10年以上。第十二条文件的归档要求归档前应对文件进行整理、清点和装订，保证文件的完整性和可读性。归档文件应编制目录和索引，依照责任部门和时间进行分类存放。第十三条文件的销毁程序文件到期后，应依照规定的程序进行销毁，包含对文件进行审批确认、清点和记录销毁过程等。需要保存的文件，可以进行电子化存储和备份，以提高信息的安全性和便捷检索性。第五章文件的监督和管理第十四条文件的监督责任文件的编制、传递、保管和归档等环节的责任人应加强对文件的监督管理，确保各项规定的落实。对违反文件管理制度的行为，应依照有关规定进行追责和惩罚。第十五条文件管理的信息化建设加强对文件管理信息系统的建设和维护，提高文件管理的效率和便捷性。定期进行文件管理系统的培训和技术升级，保障文件管理信息系统的稳定运行。第六章附则第十六条本制度的解释权