文件化信息控制程序工作流程

文件化信息控制程序1、目的对QEOHS有关文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关单位及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件。2、适用范围适用于与质量、环境、职业健康安全管理体系有关文件的控制。3、职责3.1质量管理部负责管理手册、程序文件、通用作业指导书等质量、环境、职业健康安全管理体系文件的控制。3.2生产管理部负责专用作业指导书、国家相关行业标准、规范、施工图纸的控制。3.3经理办公室负责公司文件、外来文件的控制。3.4企业策划部：负责公司法律法规等文件的控制及更新。3.5各单位负责本单位自制文件和上级文件的管理与控制。工作流程序号过程内容实施单位批准签发人主管部室相关单位1文件编写2文件审核3外来文件识别4批准签发5编号、标识、发放6签收、使用7文件更改申请8更改文件审核9更改文件审批10更改文件登记11更改文件发放、回收原文件12清理作废文件13作废文件回收、注销14作废文件销毁／留用15销毁／留用审批16作废文件留用标识17销毁作废文件5、控制要求5.1文件的分类5.1.1外来文件ａ）相关法律法规；ｂ）上级文件（包括上级单位的部门文件）；ｃ）行业可直接引用或执行的标准、规范；ｄ）顾客提供的图纸、资料、来函及传真件等。5.1.2内部形成文件ａ）管理手册；ｂ）程序文件；ｃ）质量管理制度；ｄ）作业指导书；ｅ）公司文件ｆ）机关部室用于指导全公司工作的部门文件；ｇ）合同文件；h）各单位自制的文件。5.2文件的编写、审核和批准签发5.2.1管理手册由质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准签发。5.2.2程序文件由质量管理部组织相关部室编写，管理者代表批准签发。质量管理制度由质量管理部组织编写，单位负责人审核，管理者代表批准签发。5.2.3通用作业指导书由质量管理部组织编写，单位负责人审核，管理者代表批准签发。5.2.4专用作业指导书由主管单位组织编写，单位负责人审核，主管副总经理批准签发。5.2.5施工组织设计、质量计划、施工方案的编制和批准签发执行《产品实现的策划控制程序》和《施工和服务提供的控制程序》。5.2.6公司文件由经理办公室组织相关部室编写，经理办公室审核，总经理或主管副总经理批准签发；机关部室用于指导全公司工作的文件由部室编写，部室负责人审核，总经理或主管副总经理批准签发。5.2.7工程合同由市场经营部负责拟稿或提供，相关部室按《与顾客有关的过程控制程序》评审，总经理或主管副总经理按规定权限批准签发。其他合同按部室职责分别拟稿或提供，相关单位按公司《合同管理办法》会签，法律事务室审核，总经理或主管副总经理按规定权限批准签发。5.2.8各单位自编自用的文件，各单位负责编写，单位负责人审批。5.3文件的编号、标识和发放5.3.1文件的编号按《质量、环境、职业健康安全管理体系文件／记录编号规则》执行。5.3.2文件的标识ａ）受控文件用文件编号中的受控标识符“K”和分发号予以识别。对编号中无受控标识符或无编号的文件，加盖文件“受控”章，注明分发号；ｂ）非受控文件不作标识；ｃ）质量管理部、生产管理部、企业策划部、经理办公室应适时更改受控文件清单，及时发放至相关单位。ｄ）受控文件的范围由主管部室制定，主管部室年中、年末分别将更新编制的受控文件清单，报质量管理部编目；ｅ）施工图纸管理见《顾客财产控制程序》。5.3.3文件的发放ａ）自制文件的发放对象及数量，由编写单位在发文审批单上注明，负责批准签发的有关负责人确认；ｂ）外来文件，在使用前应得到各相关部门的识别，确认该文件的有效性，相关部室应予以登记并拟定发放对象，按管理权限审批确定；ｃ）文件的发放由主管部室填写《发文登记表》，文件领用人签收并在收、发文登记表上登记，属受控文件的，应作出标识。各单位内部如实行分级发放，参照本条规定执行。5.4文件的更改5.4.1文件需要更改时，由提出修改的单位填写《文件更改申请表》，说明修改的内容及理由，交主管单位负责人审核，由原批准者或按管理权限审批。5.4.2文件更改的方式，如换版、换页、局部修改，需在“文件更改申请表”中注明，发放更改后的文件应同时收回原文件。5.5文件的作废5.5.1文件是否作废，由文件主管部室依据有关规定和公司工作的实际情况，提出初步意见，经原批准者或按管理权限确认。5.5.2经确认的作废文件由文件主管部室按原发放范围收回，并在原《发文登记表》上注明“回收”字样。销毁文件应填写《文件销毁／留用申请表》，经原批准者或按管理权限审批后由文件主管部室销毁。5.5.3需作资料保留的作废文件，加盖“作废”印章后留用。5.5.4在汇编文件中含有作废文件时，应在汇编文件总目录和作废文件首页上作出标识。5.6文件的管理5.6.1各单位必须指定一名工作人员作为本单位的文件管理人员（兼）。5.6.2文件印发后，由各单位主管人员按《档案管理规定》归档，次年三月前上交公司经理办公室。5.6.3需要临时借阅文件时，应经文件主管单位负责人批准后予以借阅，借阅者应办理借阅手续，在《文件借阅登记表》上登记，限期归还。档案借阅按《档案管理规定》执行。5.6.4当需用文件的人员未领到文件时，不得随意用其他人员的文件复印，确需复印时应经文件管理单位负责人批准，复印后应加盖文件管理单位印章，按正式文件的管理方式进行管理。5.6.5当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到文件管理单位办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件分发号仍沿用原文件分发号，由文件管理单位将