Excel在财务中的应用 第3版 课件 项目0、1 绪论、Excel制作财务会计表格

绪论绪论

项目模块绪论项目一Excel制作财务会计表格项目二Excel在账务处理中的应用项目三Excel在财务报表中的应用项目四Excel在职工薪酬管理中的应用项目五Excel在固定资产管理中的应用项目六Excel在进销存管理中的应用绪论一、Excel界面二、Excel特色功能三、Excel公式基础和函数基础Excel界面o1

Excel窗口界面1.“文件”功能区

文件选项卡里，会出现新建、打开、保存、另存为、打印、共享、选项等功能，其中特别要介绍的是“选项”功能。

单击“选项”按钮，会弹出“Excel选项”对话框，在这个对话框中，有很多功能是很有实用价值的，可以对工作起到事半功倍的效果。知识技能一：自定义功能区

可以自主设置“主选项卡”和“工具选项卡”包含的内容，还可以依据使用者的需要将常用的功能添加到“主选项卡”中。知识技能二：快速访问工具栏

当前自定义的“快速访问工具栏”选项中包含了保存、撤销和恢复3个按钮。如果需要添加、删除其余功能，可以从“常用命令”中选择。

拥有剪切板、字体、对齐方式、数字、样式、单元格和编辑七大工具栏，单击七大工具选项卡，将弹出所有的菜单列表，比如单击“字体”选项卡，将弹出所有与文件操作相关的菜单列表，每一个菜单项对应一个具体的功能，在工具菜单的右下端有一个下拉按钮，单击后可以显示菜单中没有的菜单命令。2.“开始”功能区

“插入”选项卡涵盖了表格、插图、应用程序、图表、报告、迷你图、筛选器、链接、文本和符号十大工具栏。“插入”选项卡承载了在Excel工作表中嵌入图表图形的处理能力。其中，“数据透视表”、“数据透视图”以及图表这个工具是使用很广泛的功能。3.“插入”功能区

“公式”选项卡是Excel的核心功能之一。在公式选项卡中承载了函数库、定义的名称、公式审核与计算四大功能。其中最为复杂的是函数库，包括财务函数、逻辑函数、文本函数、日期和时间函数、查找与引用函数、数学和三角函数，以及其他函数。4.“公式”功能区

“数据”选项卡是Excel的核心功能之一，包含了获取外部数据、连接、排序和筛选、数据工具和分级显示。5.“数据”功能区

审阅选项卡中最常用的是保护工作表、保护工作簿、允许用户编辑区域等功能，主要用于对编辑的工作表进行保护的功能。

视图选项卡中最常用的是窗口功能，比如冻结窗格、全部重排等，主要是为了在表格视觉上能根据需要来进行展示。6.“审阅”和“视图”功能区Excel特色功能o2

单击“功能”按钮，在弹出菜单选择“快速填充”，或者单击“数据”选项卡“数据工具”功能组的“快速填充”按钮，能完成参照物的快速填充。1.快速填充功能“快速填充”功能在使用时，要注意参照物必须具有一定的规律，否则将无法实现快速填充。所以如果希望能够借助快速填充功能，则在输入文本时就需要有规律性的输入。（1）自动填充1.快速填充功能（2）自动拆分1.快速填充功能（3）自动合并1.快速填充功能2.图表分析更方便（1）模板式创建工作簿

选中一项模板，例如选择每月销售预测模板，会弹出创建每月销售预测的对话框，如图所示。单击“创建”按钮，Excel会自动创建每月销售预测的工作簿。（2）为数据创建合适的图表

通过新增的“推荐的图表”的功能，可以给出最合适的若干种图表，供我们所需。2.图表分析更方便（3）迷你图2.图表分析更方便Excel公式和函数基础o3

公式是对工作表中的值执行计算的等式。公式用运算符将数据、单元格地址、函数等连接在一起公式中使用的均是英文状态下的符号公式必须以等号开始1．公式的基础1.运算符

运算符是用于指定表达式内执行的计算类型。（1）算术运算符：主要有加减乘除及百分号“%”算数运算的结果就是数值（2）比较运算符：=、>、<，>=、<=、<>比较运算的结果是True或False（3）文本连接运算符：与号“&”将两个以上的字符拼合成一串文本（4）引用运算符：区域运算符“:”、联合运算符“，”及交叉运算符“”（空格）。2.

单元格引用

利用单元格引用，可以在公式中引用工作表单元格中的数据。为满足不同用途的需要，Excel提供了3种不同的引用类型，即相对引用、绝对引用和混合引用。相互切换按F4键。引用方式书写含义相对引用B2行列均改变绝对引用$B$2行列均不变混合引用$B2列标不变，行号会变B$2列标会变，行号不变（1）相对引用

公式中的相对单元格引用（如A1）是基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置进行的。如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。如果多行或多列地复制或填充公式，引用会自动调整。默认情况下，新公式使用相对引用。2.

单元格引用以计算产品金额为例，金额=单价×数量。所以，D2单元格=B2*C2顺次拖动，可实现后续单元格的计算总分的计算。（2）绝对引用

公式中的绝对单元格引用（如“$A$1”）总是在特定位置引用单元格。如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用将保持不变。如果多行或多列地复制或填充公式，绝对引用将不作调整。例如，将包含在公式中的绝对引用“$A$1”从单元格B2复制或填充到单元格B3，则仍然是“$A$1”。2.

单元格引用每个月份电费单价是一个固定值（A2单元格）显然，C5单元格=B5*A2，但是拖动鼠标后。。。2.

单元格引用C6单元格=B6*A3C7单元格=B7*A4C6单元格=B6*A2C7单元格=B7*A2我们希望然而所以，只有将A2的行锁定，变成绝对引用才行2.

单元格引用学分积的计算。（3）混合引用

混合引用具有绝对列和相对行或绝对行和相对列两种形式。绝对引用列，采用“$A1”的形式，表示如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用的行改变，而绝对引用的列不改变。绝对引用行，采用“A$1”的形式，表示如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用的列改变，而绝对引用的行不改变。2.

单元格引用九九乘法表。3.公式的错误与审核（1）#####错误（2）#D1V/0！错误（3）#N/A错误（4）#NAME?错误（5）#NULL！错误（6）#NUM！错误（7）#REF！错误（8）#VALUE！错误4.函数的基础

函数可以简化和缩短工作表中的公式，尤其在用公式执行很长或复杂的计算时。如果加1万项呢？

函数是Excel内部预先定义的特殊公式，可以执行计算、分析等处理数据的任务，函数最终返回结果为值。

函数由函数名和参数两部分组成，其表达式为：

函数名（参数1，参数2，参数3，……）4.函数的基础函数名称：决定了函数的功能和用途。如：SUM、AVERAGE、MAX等都是函数名称。函数参数：规定了函数的运算对象、顺序或结构等。（1）函数类型4.函数的基础（2）函数的输入方法4.函数的基础输入等号后，继续输入函数名称开头的字母，Excel就会自动匹配函数列表。输入越多字母匹配结果越精确，不记得后面的写法也没有关系，可以直接从列表中选择。名称长的函数，可以按Tab键自动补齐完整的函数输入参考4.函数的基础THANKYOU!项目一Excel制作财务会计表格项目一

任务一创建并保存工作表任务二保护及打印工作表任务三单元格操作任务四提取职工出生年月和计算工龄任务五制定薪金等级o1创建并保存工作表1.创建工作表（1）通过双击桌面快捷菜单

（2）

右击桌面空白处，选择“新建”中的“MicrosoftExcel工作表”命令（3）

选择“开始”→“所有程序”→“Microsoftoffice”→“MicrosoftExcel”任务一创建并保存工作表

另存为D盘中的新建的“万隆灯具有限公司财务表格”文件夹里，更名为“万隆灯具有限公司职工信息表”。2.保存工作表任务一创建并保存工作表o2保护及打印工作表1.保护工作表

单击“审阅”选项卡里的“保护工作表”按钮；设置密码后，就只有知道密码的人才能打开Excel文件。而【保护工作表】加密以后，虽然能够看到表格中的数据，却不能修改。任务二保护及打印工作表1.保护工作表保护工作表只对保护的某一张工作表起效；保护工作簿与保护工作表类似，即不能再改变工作簿的结构，如不能再增加工作表等。要分发出去的固定结构表格，为了防止别人篡改，又要给别人填写其中的信息，怎么办？步骤一：取消锁定1.保护工作表①选中黄色的区域③取消【锁定单元格】②在【开始】选项卡下单击【格式】按钮21.保护工作表步骤二：设置允许编辑区域在【审阅】选项卡下单击【允许用户编辑区域】按钮。单击【新建】按钮，打开创建窗口，为此区域命名，然后单击【确定】按钮，返回允许用户编辑区域对话框步骤三：保护工作表④取消勾选第一项【选定锁定单元格】单击【保护工作表】按钮，打开保护工作表对话框③为黄色区域以外默认锁定保护区域设置编辑密码1.保护工作表有些工作表不能删，但是仅仅作为参数表，并不需要频繁查看，又或者不想让别人看到，那就可以把它们隐藏起来。隐藏工作表1.保护工作表

当一张工作表中含有成百上千条数据时，那么在移动滚动条时，表头会随着滚动条的下移或右移就看不见了，这时就可以利用“视图”工具栏中“冻结首行”选项，设置冻结窗格将首行或首列冻结住，方便查看最后的合计栏。2.冻结工作表任务二保护及打印工作表冻结窗格，可以在滚动工作表时让锁定的行、列始终显示在原来的位置。2.冻结工作表有时要自定义冻结的行数或列数，就要用到【冻结拆分窗格】。2.冻结工作表2.冻结工作表冻结首行2.冻结工作表冻结首列2.冻结工作表冻结窗格选中区域后，右键设置打印区域，可局部打印选中区域。任务二保护及打印工作表3.打印工作表(1)选择需要打印的区域

打印预览后发现整个文档右边和下边显得比较空，这时再单击“页面设置”，通过调整边距使文档居中。3.打印工作表（2）小表大打或大表小打

如果出现需要打成一页的话，可以通过设置中的最下面选项中的下拉按钮，将“无缩放”改成“将工作表调整为一页”。3.打印工作表（2）小表大打或大表小打调整列宽还无法塞进一页时，就要考虑整体缩放。在页面设置中，精确修改缩放比例。3.打印工作表大表格打印时，往往需要重复打印标题行作为表头，这样每一页的数据列都有标题，方便查看。在【页面布局】选项卡下，单击【打印标题】按钮并选择需要重复到每一页的区域即可。3.打印工作表（3）每页重复打印标题行3.打印工作表o3单元格操作

单元格是工作表中最小的构成单位，对工作表的操作必须要先从单元格开始，单元格可使用的数据类型有：数值、文本、公式。数值可以为数字，也可以为日期或时间。

对于一般的数据只能逐个输入，但对于有序、相似或者相同的数据的输入，则可以采用填充功能。任务三单元格操作1.等差序列

在A2单元格输入1，将鼠标移到A2单元格的右下角时，会出现一个黑色的“+”标志，点击并用鼠标左键向下拖动，点击即可。知识技能一：数据填充2.等比序列知识技能一：数据填充

在弹出的对话框中，序列产生在”列”，

类型选择“等比序列”，步长值输入数字2，终止值输入数字32。若要完成首项为2、步长为2、终止值为32的等比序列。知识技能一：数据填充3.自定义序列Excel中还有一个很方便的功能，就是可通过拖动单元格右下角填充柄自动生成相应序列，如在两个相邻的单元格内有“甲”“乙”两个汉字，选中这两个单元格拖动右下角填充柄，可以向下或向后顺次生成丙、丁、戊……。需要说明的是，但这些序列必须是Excel中已经定义的。知识技能一：数据填充3.自定义序列

若要添加自定义序列，需要通过“文件”选项卡中的“选项——高级——编辑自定义列表”。拖曳法选中单元格后，拖动右下角的填充柄批量生成总结双击法表格数据成百上千，用拖曳法向下填充有时很麻烦。此时，可以采用双击法，只要紧挨着的一列有连续的数据，双击填充柄就能将当前单元格的数据填充到最后一行。批量生成总结指定条件自动生成序列批量生成总结知识技能二：数据验证

数据验证是对单元格或单元格区域输入的数据从内容到数量上的限制。比如，对于性别的统计，可以限制单元格内容只能输入“男”或“女”。

在“数据”选项卡中，单击“数据验证”下拉按钮。知识技能二：数据验证在弹出的对话框中逐项填写。

首先，在“设置”选项卡下的“允许”中选择“序列”，在“来源”中输入“男,女”。“来源”中区别各选项需要用英文状态下的逗号隔开，请特别注意标点。知识技能二：数据验证如果想要完善内容，可以切换到第二张“输入信息”选项卡和第三张“出错警告”选项卡。知识技能二：数据验证如果想要完善内容，可以切换到第二张“输入信息”选项卡和第三张“出错警告”选项卡。知识技能三：单元格格式设置输入长数字

单元格输入的默认格式都是常规型，但可以通过右击单元格，选择“设置单元格格式”命令，从而改变单元格的类型。当输入长度超过11位，就会自动以科学计数法来显示。如果数字长度超过15位，不仅不能正常显示，而且超过15位后的尾数会自动都变成数字0。方法1先将单元格式设置成文本属性，再输入长数字；方在输入前先键入单引号（英文状态下），键入的数字符被看成是字符串，但显示时不会将单引号显示出来。关于日期格式的说明由于Excel具有强大的自我纠正能力，左图中的几种输入形式，都是可以接受的。而右图的输入形式，分隔符、日的写法出错了，这些就是需要后期整理的错误日期。o4提取职工出生年月和计算工龄任务四提取职工出生年月和计算工龄

在输入公司职员的信息后，还需要提取职员的出生年月，这时需要用到两类函数。文本函数，用于处理文字串。例如，可以改变大小写或提取文字串。日期函数，用于分析和处理日期值和时间值。含义：

MID函数可以从一个字符串中截取出指定数量的字符。1.MID函数函数语法：MID(text,start_num,num_chars)其中，text表示准备提取字符串的文本字符串；start_num是准备提取的第一个字符串的位置，

num_chars是指定所要提取的字符串长度。知识技能五：文本函数1.MID函数在MID函数参数的对话框中，分别输入I2、7、8，表示从I2单元格的第7位开始截取8位字符，会在对话框看到出现“19820312”的结果。知识技能五：文本函数含义：LEFT函数是从一个文本字符串的第一个字符开始返回指定个数的字符。函数语法：LEFT(text,num_start)其中,text表示准备提取字符串的文本字符串；

num_start是提取的字符串长度。2.LEFT函数2.LEFT函数

选中J2单元格，输入“=LEFT（I2,14）”，代表的意思是在I2单元格中从左边第一个字符串开始取14位字符，结果如图J2单元格所示。函数语法：RIGHT(text,num_start)其中，text表示准备提取字符串的文本字符串；

num_start是提取的字符串长度。3.RIGHT函数含义：RIGHT函数是从字符串右边取出的指定数量的字符。知识技能五：文本函数3.RIGHT函数显然，光用LEFT函数无法获取出生日期，此时还需要RIGHT函数帮忙。将J2单元格原函数补充为“=RIGHT(LEFT(I2,14),8)”，意味着将原结果“41131619820312”从右边取8位数，得到最终想要的结果。含义：TEXT函数是将数值转换为按指定数字格式表示的文本。函数语法：TEXT(value,format_text)其中，value

数值、计算结果为数字值的公式，或对包含数字值的单元格的引用；

format_text是文本形式的数字格式。4.TEXT函数知识技能五：文本函数4.TEXT函数

虽然用LEFT、RIGHT、MID函数能把出生日期提取出来，但并不符合真正的日期格式。

选中J2单元格，在原先已有文本函数前面输入TEXT，会在下方出现TEXT函数。双击蓝色的“TEXT”，然后点击“插入函数”按钮，就会弹出TEXT的函数对话框。4.TEXT函数

第一个value参数就是MID（I2,7,8），意思就是通过MID函数取出的19820312这串数字，第二个format_text参数需要输入日期格式。

正确的日期格式只有两种表示方式：用斜杠“/”区分：年/月/日用横线“-”区分：年-月-日

但是在格式设置中的类型只有用横线表示的，也就是说用format_text的语言只有“0000-00-00”这样的格式可以输入，输入后可以看到对话框中出现“1982-03-12”这样的显示结果。

特别需要注意的是，输入格式类型时一定要加上英文状态下的双引号，这样才能将原先的数字格式转换为日期格式。知识技能六：日期函数1.DATE函数含义：DATE函数用于返回日期格式，使用这个函数之后，即使单元格格式为“常规”，则结果也将设为日期格式。函数语法：

DATE(year,month,day)。其中，year、month、day分别对应年、月、日。

以身份证为的员工为例，用函数提取出该员工的年月日。含义：

DATEDIF函数，用于返回两个日期之间的年、月、日间隔数。可用于计算工龄。函数语法：DATEDIF(start_date,end_date,unit)。其中，start_date代表时间段内的第一个日期；

end_date代表结束日期；

unit为所需信息的返回类型，具体分为六类。2.DATEDIF函数知识技能六：日期函数2.DATEDIF函数Unit通常有Y、M、D、MD、YM、YD六种类型。知识技能六：日期函数使用DATEDIF函数来计算职工的工龄。

因为DATEDIF函数是隐藏函数，无法使用函数对话框，所以只能直接在单元格中直接输入。o5制定薪资等级

职工信息表的最后一块内容是制定薪金等级。公司规定的薪酬标准：总经理12000元/月，研究生学历及以上且职称为高级或者是部门经理都是9000元/月，其他职工6000元/月。这时需要用到逻辑函数来解决了。任务五制定薪金等级逻辑函数，可以进行真假值判断，或者进行复合检验；常见的有AND函数、OR函数和IF函数。含义：AND函数指的是所有参数的逻辑值为真时，返回TRUE；只要有一个参数的逻辑值为假，即返回FALSE。函数语法：

AND(logical1,logical2,…)其中，“logical1,logical2,…”表示待检测的1到255个条件值。知识技能七：逻辑函数1.AND函数含义：OR函数指的是在其参数组中，任何一个参数逻辑值为TRUE，即返回TRUE；所有参数的逻辑值为FALSE，才返回FALSE。函数语法：

OR(logical1,logical2,…)其中，“logical1,logical2,…”表示待检测的1到255个条件值。2.OR函数知识技能七：逻辑函数研究生学历及以上且职称为高级AND（D2=“研究生”，E2=“高级”）1.AND函数2.O