慕尔斯笔业有限公司对布莱顿文具有限公司的商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景简介.......................................................................................................................1

1.1慕尔斯笔业有限公司简介................................................................................1

1.2布莱顿文具有限公司简介................................................................................2

1.3客户来访目的....................................................................................................2

2商务接待前的准备工作...............................................................................................2

2.1来访人员基本情况............................................................................................2

2.2我方接待人员安排............................................................................................3

2.3食宿预定............................................................................................................3

2.4日程安排............................................................................................................4

3商务接待工作...............................................................................................................5

3.1接机流程............................................................................................................5

3.2会议安排............................................................................................................5

3.3参观工厂............................................................................................................6

4游玩娱乐.......................................................................................................................7

4.1游玩橘子洲........................................................................................................7

4.2欢送晚宴............................................................................................................7

5财务预算.......................................................................................................................8

6接待总结.......................................................................................................................8

参考资料.........................................................................................................................10

I

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慕尔斯笔业有限公司对布莱顿文具有限公司的商务

接待方案设计

1背景简介

中国制笔行业自20世纪50年代开始逐渐兴起，经过多年的发展已经成为

一个具有重要地位的行业。随着中国经济的不断发展，中国制笔行业在国内外

市场上的地位不断提升。中国政府一直以来都非常重视制造业的发展，在过去

的几十年中，政府出台了一系列的政策，以促进制造业的发展。其中，笔业也

得到了政府的大力支持。政府给予制笔行业在税收、贷款、技术培训、市场营

销等方面的各种扶持。这些支持政策鼓励了企业投资、加强研发和技术创新，

提高高品质产品质量，并开发出新产品。

近年来随着中国经济的快速发展，人们对高品质生活用品的需求不断提

升，其中包括文具用品。中国制笔行业得益于人们对高品质生活用品的需求而

得以发展。同时，国内外市场的需求也在不断扩大。

随着科技的不断进步，笔业也在不断革新和创新。中国制笔行业不断引进

新技术，推动生产工艺的升级和创新，加速了实现高品质制笔的目标。同时，

国内外的市场竞争也导致企业的技术和工艺水平不断升级，以提高产品质量和

竞争优势。

1.1慕尔斯笔业有限公司简介

慕尔斯笔业有限公司成立于1998年，前身为长沙市铅笔厂。经过多年的

发展和壮大，公司现已成为长沙市颇具规模和影响力的笔类产品生产和销售企

业之一。公司主要生产各种类型的书写笔、油漆笔、荧光笔、马克笔等办公用

品和文具用品。公司注重科技创新与研发，引进了一批国际先进的生产设备和

技术，拥有一支高素质的研发团队，致力于产品质量的改进和提升。公司产品

规格齐全，品种多样，深受国内外客户的信赖和好评。

慕尔斯笔业有限公司一直坚持“品质至上、诚信服务”的经营理念，推崇

“质量第一、用户至上”的原则，致力于为广大消费者提供高品质的笔类产品

和一流的售后服务。

慕尔斯笔业有限公司一直以来都是以其良好的信誉和品质保障，赢得了广

大消费者的青睐和肯定。公司秉承“诚信经营、共创未来”的宗旨，不断推陈

出新，致力于为客户提供更优质的产品和更贴心的服务。

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1.2布莱顿文具有限公司简介

布莱顿文具有限公司成立于1990年，总部位于英国东南部的海滨城市布

莱顿。公司主要经营文具、办公用品、艺术用品和礼品等各类产品。作为一家

以创意和品质见长的企业，布莱顿文具以其独特的设计风格和高质量的产品享

有良好的声誉。

公司拥有一支专业的设计团队，经验丰富的销售代表和快速高效的物流团

队，为消费者提供最具创意、最实用的精品文具。公司的产品面向不同消费群

体，既有学生和教师所需的基础文具，也有追求个性化的艺术家和文字工作者

需要的高端用品。

布莱顿文具坚持走绿色环保的路线，致力于开发并推广具有环保意识的产

品，与众多环保组织展开合作，积极倡导绿色、健康的生活方式。

多年来，布莱顿文具因其专业的产品质量和卓越的售后服务而深受全球消费者

的喜爱。目前，公司已经在欧美等国建立了广泛的销售网络，为全球消费者提

供了最好的文具选择。

1.3客户来访目的

慕尔斯笔业为了更好服务广大客户提升客户的使用体验，近日将与布莱顿

文具有限公司进行交流与合作,该公司与本公司有长期的合作关系，此次来访

的目的是为了更好地促进双方发展，加强技术交流。

布莱顿文具为了了解企业生产发展现状、建设规划等情况以便于今后的合

作，与我公司探讨分析企业的资源优势、市场前景，并就企业发展所面临的和

问题，会同相关部门进行现场座谈，解决实际问题，为双方公司的今后合作与

发展指点方向。希望本次的来访达到了相互交流与探讨的目的，也有利于推动

和促进双方今后的友好合作进程！

2商务接待前的准备工作

2.1来访人员基本情况

表1客户信息表

姓名职务年龄性别

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罗伊总经理41男

布莱克总监46男

苏桑办公室主任35女

2.2我方接待人员安排

本次接待由我公司总经理黄轩禹、总监汪翔、办公室主任李思思到黄花机

场接机此次接待规格根据我公司商务接待标准确定此次接待级别为高级人员级

别，我方应认真对待，接待过程中保持亲切、热情、真诚友好，让客户充分了

解到我方公司的优势，感受到我公司的诚意，以便与双方公司的长期合作与互

利互惠。

2.3食宿预定

接待酒店：湖南圣爵菲斯大酒店。圣爵菲斯位于湖南长沙三一大道471

号，开福寺距离酒店8.01公里，周围有世界之窗、海底世界、湖南卫视电视

台等景点。酒店的建筑设计简洁大气，外观彰显现代时尚感。酒店内部装修风

格豪华典雅，气氛温馨、舒适，让人倍感轻松惬意。

酒店共有328间客房，全部配备了高级床品、精致家具、私人洗浴用品、

液晶电视和高速无线网络，确保每一位客人都能在繁忙的旅途中得到良好的休

息。

酒店拥有四个独立的会议室，配备先进的视听设备和会议设施，是商务出

行的客人的理想选择。同时，酒店还提供完善的健身、娱乐等设施，让客人放

松身心，享受愉悦时光。

此外，酒店的餐厅提供各种国际美食，让客人品尝到精致的美食享受。另

外，酒店拥有酒吧和咖啡厅，供客人聚会、品茗或放松心情。

总之，湖南长沙圣爵菲斯大酒店是一家设施完备、环境优美、服务一流的

高档酒店，是度假、商务、会议等多方面客人的首选。

选择此酒店的原因是因为距离我方公司较近，交通方便，且该酒店的环境

服务质量良好。一共预定三间，一间高级套房¥1388（总经理黄宇航居住）,一

间豪华大床房￥988（总监赵海龙居住）,一间高级大床房¥788（办公室主任何

茜居住）。

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2.4日程安排

表2日程表

时间接待事项地点接待人员备注

12：30公司派车并且安排

总经理、总人员前往长沙黄花机场(航

2月2日长沙黄花

接机监、办公室班到达时间14：00)迎接客

14：00机场

主任户公司领导，送回酒店安

顿。

董事长带领公司员工，在办

2月2日参观公司董事长、总

公楼门前迎接来访客户，随

16：00—17：以及生产公司总部经理、总监

后由总经理、总监陪同来访

00车间等

客户参观并且讲解。

17：40行政部派车等候安

排客户公司领导和客户领导

2月2日18：玺悦中餐

迎宾宴参加晚宴，车辆在公司办公

00厅

楼门口等候。等领导用餐完

后送回酒店休息

湖南圣爵总经理、总由总经理等人陪同来访客户

2月3日8：30早餐菲斯大酒监、办公室共进早餐随后休息一会后派

店主任车陪同客户前往公司总部

2月3日

公司总部进行项目活动的深入了解以

10：00—12：召开会议

会议中心及工作上的对接和交流

00

总经理、总

2月3日12：玺悦中餐

中餐监、办公室

30厅

主任

总经理、总总经理等人陪同客户领导一

2月3日14：游玩橘子

橘子洲监、办公室同游览橘子洲头了解长沙的

30洲

主任风情与文化

董事长、

十二待用餐结束后由总经理等人

2月3日17：总经理、总

送行晚宴味·宴长派车护送客户领导回酒店收

00监、办公室

沙拾行李

主任

总经理、总前往长沙黄花机场(8：30

长沙黄花

2月4日9：00机场送行监、办公室到达机场)欢送客户公司领

机场

主任导

4

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3商务接待工作

3.1接机流程

准备工作：确认客户搭乘的航班为AE8013，未延误。两男一女，罗伊、布

莱克和苏桑。北京时间2月2号下午14点到达黄花机场。并提前与客户联

系，发送接机信息，使客户安心，知晓我们已做好接机准备。同时将长沙近三

天的天气情况发送给客户，以便客户了解长沙天气变化。

出发前：我方发车前对车辆进行检查，保证车辆处于正常的状态，如果发

现车辆出现问题，应及时更换。保持车辆外观、内饰整洁，无异味。车内物资

准备齐全，如打火机、矿泉水、纸巾、雨伞等。接待人员需整理着装及仪容仪

表，身着职业装，准备好接机牌。确认航班准确抵达时间，规划好道路情况，

确保在航班到达前半个小时抵达机场。

接到客户：待飞机抵达后与客户联系告知客户我方已到达机场并且在哪个

机位口等待迎接客户的到来。随后在接机口立起海报与接机牌，方便客户的辨

认。接到客户后确认客户的身份，向客户介绍自己的身份，并且主动递上名片

欢迎客户来到长沙，以示我方的友好与热情。随后引导客户前往停车处乘车。

告知客户我们即将前往的地点。在乘车途中可以向客户介绍一下长沙的人文景

观，到达酒店后由接待人员引领入住提前预定的房间。

3.2会议安排

会议时间：2023年2月3日10：00—12：00；会议地点：慕尔斯笔业公

司总部会议中心；参会人员：慕尔斯笔业董事长、总经理、总监、办公室主

任、车间主任等；布莱顿文具总经理、总监、办公室主任。会议的主题：为了

加强双方公司的经济交流与合作，讨论双方公司的产业对接及互利互惠的相关

事宜。

在会议开始前，我们将带领客户参观公司。让客户了解公司的发展历程，

在公司展厅了解目前我公司的主要产品类目，以及近年来我公司所获得的主要

荣誉，从而让客户坚定信心跟我们达成长期合作。在参观过程中，客户也能看

到我公司员工真实的工作状态，比如项目经理正带领团队召开小组会议，比如

正在进行小组讨论的头脑风暴，从员工的工作状态中客户一定能感受到我们公

司的企业文化和精神。

会场的布置由我公司服务部负责，确保会议室的整洁温度适宜，并且把会

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议需要的相关资料、纸笔、矿泉水摆放在会议桌的领导席签前，准备好欢迎横

幅，指示牌。确认电脑投影设备、音响设备的正常运作。

会谈具体安排：首先，董事长发言介绍布莱顿公司的来访领导，之后分析

行业的形式，对公司下半年的工作思路提供方向。接着由公司总经理介绍2022

年度的业务发展情况以及2023年度的发展规划，推广和介绍新产品。然后布

莱顿来访总经理进行项目深入了解并为加强双方公司近一步贸易合作进行发

言。最后其他参会部门针对问题发言。会议结束后，双方领导相互握手并进行

合影。参会人员离场后，公司服务部清理会议现场，保持会场整洁，确保会议

现场音响话筒投影归位，公司秘书根据会议决议情况整理会议总结报告。

3.3参观工厂

在客户未到达工厂之前我们要做好以下准备：①设备安全排查：检查所有

设备是否安装正确，是否有损坏或磨损，是否需要维修或更换。检查所有设备

是否符合安全标准，如紧急停机开关、自动关闭装置等。检查火灾安全系统是

否正常运作，如灭火器、消防栓等。检查所有易燃物品是否储存正确，如油

漆、化学品等。确保客户参访过程中不会出现安全隐患和缺乏专业安全生产的

印象。②生产计划管理：检查工厂张贴详细的生产计划，是否更新生产任务

书、生产单等。给客户留下我方公司生产井然有序、标准化的形象。③生产设

备管理：检查生产设备是否安装和使用符合要求，是否存在老化、损坏等问

题。检查设备是否有保养和维护记录，是否进行定期维修和检测。避免客户对

我方留下设备陈旧、破旧的印象。④工厂环境：在工厂周围进行全方位打扫和

布置，垃圾即使清理。排查是否有异味、对异味来源做出合理处置。在工厂门

口拉上横幅，街道放置中英双语的花篮以显示我方公司对本次活动的重视。

在客户到达工厂后：董事长和工厂负责人们都到齐，迎接。在翻译人员引

荐后。首先带他们参观我们的制笔车间，由车间负责人负责介绍我们生产各种

类型和颜色的笔的地方。介绍我们配备的高精度设备和技术，并亲自展示设备

的操作。接下来，带英国客户参观我们的切割车间。这个车间主要生产各种大

小和形状的文具用品，例如尺子、橡皮擦等。然后请我们的切割车间主任介

绍，我们如何使用高效的机器和技术来确保产品的精度和质量。然后，将参观

我们的印刷车间。这里是我们生产各种印刷产品的地方，包括笔记本、信封、

贺卡等。让客户亲眼见证我们最先进的印刷技术和材料，为展示我们确保产品

的质量和效果。我们会请英国公司来客亲自操作机器，然后介绍不良率和良品

次品之间的些微差距。最后，我们将带英国公司客户参观我们的包装车间。这

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个车间负责将我们生产的产品包装并准备发货。我们会展示我们对于环保材料

的运用级别是超欧盟标准的严格。同时亲自展示各种业内同行们的环保材料和

我们公司的差异。

4游玩娱乐

4.1游玩橘子洲

橘子洲位于中国湖南省长沙市岳麓区湘江中游，因为洲上曾经种植了许多

橘子树而得名。该地为岳麓山南麓的一处小江洲，是湖南省的一个著名景点，

也是湖南省省级风景名胜区、国家A级旅游景区。

橘子洲风光秀丽，岸上竹木扶疏，柳絮飞舞。岸对岸有桥相连，南有王

家楼，北有岳麓山，景色十分宜人，深受游客喜爱。每到春天的清明节时，岛

上杏花盛开，著名诗人笺帚农的《赋得古原草送别》就是在橘子洲听石壁钟声

谪仙之感所作。

此外，橘子洲还有许多历史文化遗迹，如岛上的孙中山铜像、五四青年贺

龙雕像、陈毅纪念馆等，这些文化遗迹丰富多彩，深厚而悠久的历史背景也增

添了许多魅力。

橘子洲的旅游业非常发达，有着便利的交通、完备的服务设施和丰富的旅

游资源，不仅是外地游客，也是当地市民休闲、游玩的理想选择。

由总经理、总监、办公室主任派车陪同客户领导三人一同游览，由总经理

负责此次的游览事项。游览线路安排：枕江亭>毛泽东青年艺术雕塑>望江亭>

指点江山一问天台>长沙市非物质文化遗产>竹园>梅园>沁园春长沙石碑>美孚

洋。

4.2欢送晚宴

欢送晚宴地址：十二味·宴长沙。晚宴时间是2月3日17：00。十二

味·宴长沙是一家精致湘菜，致力还原古老的烹调方法，让一款款食材，都匹

配一种相应的最佳烹饪手法，尽力突出它的本味与鲜味，把食物本来的特色，

呈现出来，才是最好的原汁原味。我们在这里举行欢送晚宴也是希望能让客户

对湖南有更为深刻的印象！

晚宴菜单主要有：凉拌前菜是鲜椒冷炝脆羊肚、香芹干拌牛板筋。主食

有珍珠菇炖老鸡汤、西芹酱爆黄金蚌、避风塘炒基围虾、孜香辣炒灯笼骨、川

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椒香辣蟹、什锦果味八宝饭、清炒时令小白菜。饮品有葡萄酒、香槟、果汁。

甜品是果冻布丁、三明治。

晚宴结束后，接待部门为来访领导准备一些长沙的土特产和具有公司logo

的实用性礼物，然后送客户回酒店。送机由接待人员根据迎接标准进行，送机

时听取来访领导的建议想法，对我司接待过程中是否有不满之处并且请求谅

解。

5财务预算

表3预算表

项目用途细项费用

住宿3套高级套房2.2——2.410000

宴会玺悦中餐厅2顿5000

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