长沙创瑞数码科技有限公司差旅费报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1. 长沙创瑞数码科技有限公司有限公司简介 长沙创瑞数码科技有限公司差旅费报销制度优化设计长沙创瑞数码科技有限公司有限公司简介长沙创瑞数码科技有限公司有限公司成立于2003年11月10日，注册地位于长沙市芙蓉区朝阳路68号朝阳丽园东门1303室，经营范围各品牌打印机、复印机、绘图仪、投影仪、扫描仪、高拍仪、碎纸机、考勤机、点钞机、装订机、全系列耗材等。主要是计算机软硬件的开发;计算机及其辅助设备、自动化办公设备的销售、维护;计算机系统集成及其技术服务。现行差旅费报销制度中存在的问题长沙创瑞数码科技有限公司有限公司作为一家老牌的数码科技公司，在业务经营、服务品质等在行业内都是有口皆碑的，但是在现阶段，公司差旅费用报销制度还存在一些问题。长沙创瑞数码科技有限公司现行的差旅费报销制度，于公司创立之初就开始实行。主要是由行政部领导层起草，并在大型的会议中宣读并执行，为时一周完成。因为差旅费报销制度制定时间过早，随着时间的推移、公司的发展、员工的壮大，其中的问题渐渐显现。公司现行差旅费报销制度是不完善不系统的。随着高质量发展需求的不断深化，差旅费管理已经成为企业不可忽视的重要环节，其作为企业的可控支出正在日益得到企业的高度重视。现代化的差旅费管理对于企业具有重要意义，不仅能节约差旅费成本，更重要的是能够有效整合资源、提高效率，促进企业管理水平不断提升，使企业的差旅行为对业务发展提供更加有效的支持。近段时间，通过对长沙创瑞数码科技有限公司有限公司各部门公务消费支出的了解中，发现差旅费报销存在不少的问题：报销没有规定程序、不合规、不合理、时间跨度长等，应引起公司重视。2.1现行差旅费报销制度审批流程简单长沙创瑞数码科技有限公司是使用手工报销流程，由《差旅费审批权限表》可以看出审批权限都掌握在总经理，副总经理和财务总监手上，无论是出差申请还是费用报销申请对于审批流程来说，审批权限过于集中会造成审批流程过长，差旅费报销速度慢，同时也会增加审批人员的工作量，出错风险高，影响工作效率。例如长沙创瑞数码科技有限公司职员小李出差借支单迟迟没有审批下来，暂时自己垫付。因为太忙，出差结束一段时间后小李才想起还未找公司报销，但借支单也没下发，经了解才发现是总经理太忙，把事情忘记了，随后小李随便填了之后给总经理签了字，最后财务人员也难以做账。表1现行差旅费审批权限表审批类型1000元标准以内1000元标准以外出差申请总副经理总经理出差借款财务副总（总监）总经理出差报销财务副总（总监）总经理2.2现行差旅费报销制度中对报销流程的具体操作没有严格规定出差人员出差前应先填写“出差申请表”，如出差前填写“借支单”该制度可以看出，长沙创瑞数码科技有限公司出差人员报销差旅费时未填写“出差申请单”，未报经单位有关领导批准，也可直接出差，这样容易造成工作上的麻烦和差错。在报销过程中，还会经常会发现有不按照要求和规范，填写单据及贴票的情况，造成重复贴票填写等工作，即浪费大家的时间，又影响报销的进度。有的公司职员差旅费报销时票据不齐全，出差住宿费无相关发票，直接按住宿费的标准报销，取得不合法票据给企业带来损失，甚至有的职员碍于同事人情，不好意思退回不合规的业务等等。图1现行差旅费报销流程2.3现行差旅费报销制度中费用标准不合理2.3.1现行差旅费报销制度助长员工肆意行事“出差人员可依据具体情况来衡量每次的出差费用数额，回来凭票报销，多退少补，最后经部门负责人签署意见，批准后方可出差”，从此报销流程以及费用报销表来看，长沙创瑞数码科技有限公司对于职员出差申请费用管理太不严谨。有些员工出差讲究享受，乘坐交通工具时超等级，住宿时选择高档酒店，可以合住一间的非要分开住两间，由单位报销超支部分，造成部分出差人员养成不良习惯，花钱大手大脚。例如长沙创瑞数码科技有限公司职员石辉和罗耀远去西安出差，因天气炎热，以两人住一间空调效果差为借口，就开了两间房睡。两人出行吃饭也是大手大脚，回来报销时，就被公司给予通报批评处分。2.3.2差旅费报销时间跨度过长长沙创瑞数码科技有限公司没有对报销的时间做出明确的规定，许多员工出现跨季度度报销差旅费的问题，究其主要原因是领导人员审批不及时、领导休假等。例如有些职工的出差频率较高，无法按时办理差旅费的结算手续。有些职工对单位制定的报销规定不够重视，出现年终集中报销情况，进而对单位的财政状况产生直接的影响。公司现行差旅费报销制度优化设计针对以上差旅费报销制度中存在的问题，本人认为，应该从以下几个方面加强管理：3.1差旅费报销制度审批流程优化原审批权限过于集中，在企业现行的制度基础上，出差执行事前填写详细的因公外出审批单，由部门主管、部门经理、副总经理和总经理审批，在金额不足两千的情况下，不需总经理批准方可出差。进一步细化差旅费报销制度，明确报销时间和事由，让员工有章可循。同时财务人员要严格把关，做好票据审核工作,严格按单位相关制度给予报销。根据报销金额大小，各级领导授权审批权限并夯实责任分工，压缩审批流程，减少差旅费报销时长，详见下表。表2差旅费审批权限表类别具体实施内容部门主管部门经理副总经理总经理报批时2000元以下建议/申报审核批准2000元以上建议/申报审核批准批准报销时不论金额建议/申报审核批准批准审批顺序：先下级，后上级，先经业务线有关部门，后报财务线。若遇有关人员出差在外，可由其投权人代核、代批，但事后必须请有关人员追认。3.2严格制定差旅费报销流程制度长沙创瑞数码科技有限公司，应建立健全公务出差差旅费报销制度，严格规范单据的填写，要求员工正确填写单据，并且加强审核。对于公司原报销流程的费用报销管理不太严谨，员工不认真对待单据填写做出以下优化：出差要严格填写出差申请表，如表3所示；借款按要求填写借支单，如表4所示。按规定报经领导批准，严控制出差次数和人数，财务部严格审核差旅费报销凭证。原始票据和凭证上不能随意涂更改，错误的文字都不能存在。差旅费费用报销单按要求填写，如图2所示。表3出差申请表表4借支单图2差旅费报销单原始的报销流程“借支单—部门负责人—领导审批—收到借款—出差”应优化为出差前“出差申请表—总经理—出差；出差申请表—借支单—财务负责人—总经理—收到借款”和出差后“审核人员—出差申请表和有效原始凭证—报销差旅费”。经优化后的报修流程不仅能减少出错率使流程更加透明，报销更加精准，而且在一定程度上能方便公司更好地监管差旅费成本。3.3规范差旅费费用报销制度费用标准公司原报销费用标准将交通住宿伙食分类，过于简单笼统，且随着经济的发展，标准费用已不足。在此情况下对相关费用的报销标准按类型、职位具体划分，分为住宿标准、伙食补助费、交通费三大类，以出差城市的级别具体分析，如此报销费用标准更加精准。下列是相关费用的报销标准表。住宿标准(单位：元/天)表5住宿标准费用表地区/人员直辖市省会城市省辖市县级市以下总经理实报实销（含副总经理，下同）经理320240200150其他人员300230180150伙食补助费(单位：元/天)表6伙食补助费用表地区/人员直辖市省会城市省辖市县级市以下总经理实报实销经理180150120100其他人通费(单位：元/天)表7交通费用表地区/人员直辖市省会城市省辖市县级市以下总经理实报实销经理18181610其他人员161686为避免公司职员利用公司给予的权利在外贪图享乐，肆意行事，长沙创瑞数码科技有限公司应对出差人员的住宿费、伙食补助费和交通费实行“包干使用，节约归己，超支不补”原则。超出规定标准的费用不予报销，超出的部分由个人承担。对于出差人员住宿分开住，增加出差费用的问题，公司应规定住宿标准一般指每天每间，若为同性二人一起出差，按一个房间标准报销。对弄虚作假虚报、多报费用等损害公司利益的行为，一经发现，给予相应损害金额经济赔偿处罚。造成公司重大损失等情节严重的直至移送司法机关。报销费用必须以真实、合法的原始凭证为依据，还应对公司的差旅费管理和使用情况应进行定期监督检查，对差旅费报销不真实、不合法、不合规的情况进行严肃处理。对于报销时间跨度过长的问题，在费用报销的标准的基础上，增加公司的内部监督，规定差旅费报销必须在出差完回公司一周内完成全部报销流程，不得跨月，如遇特殊情况，需经总经理批准，否则将冲报销人员工资中扣除。结束语 差旅费属于企业经营管理中比较重要的一项业务支出。随着企业物资采购、产品研发、市场销售、交流学习等经济业务活动的频繁发生，加强对差旅费管理的重要性也日趋显现。建立科学合理，符合实情的差旅费报销制度对于公司的发展具有重要意义。经过此次毕业设计发现自己看法还非常局部，毕业设计不仅是对所学知识的一种检验，还是对自己能力的一种提升。学习永无止境，在以后的工作生活中我都会不停学习，努力提高自身的文化素养和综合素质。

参考资料[1]刘爱荣.企业差旅费财务管理模式及其创新研究[J].企业改革与管理,2020(20):164-165.[2]冯金叶.差旅费报销中的常见问题及应对措施[J].当代农机,2020(04):78-80.

附录Ⅰ长沙创瑞数码科技有限公司有限公司现行差旅费报销制度为了保证公司正常经营活动，加强差旅费报销的管理。在使之合理、节约的原则下，保障出差人员工作与生活的需要，结合公司实际情况，制定本制度。一、适用范围本制度适用于全公司因公出差的所有人员二、费用报销权限及通用流程差旅人员必须提前2天办妥差旅申请手续，填写完整《出差申请表》，按规定程序报各级领导审核、批准。差旅费审批，权限如下：差旅费审批权限表审批类型1000元标准以内1000元标准以外出差申请总副经理总经理出差借款财务副总（总监）总经理出差报销财务副总（总监）总经理三、差旅费报销流程1.因公出差人员应事先填写“借支单”，写清借款人、部门、用途、金额等事项，由部门负责人批准后，经领导审批后方可获得借款。2.出差人员可依据具体情况来衡量每次的出差费用数额，回来凭票报销，多退少补，最后经部门负责人签署意见，经领导批准后方可出差。3.必须及时取得合法、完整、真实和有效的本次出差原始报销凭证。原则上无效发票和白条不能作为原始凭证单据进行报销，特殊情况除外。四、差旅费报销费用标准及补充说明1.费用标准表职务交通工具住宿标准伙食标准外埠市内交通费用一般员工火车硬卧120元/天30元/天30元/天部门负责人火车硬卧150元/天40元/天40元/天总经理助理飞机200元/天50元/天50元/天总经理及以上飞机实报实销实报实销实报实销2.费用标准的补充说明（1）住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿;超出住宿标准部分由员工自行承担。（2）实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。（3）伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。（4）宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20%、午餐或晚餐40%）扣减出差人当天的伙食补贴。（5）出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

附录Ⅱ长沙创瑞数码科技有限公司有限公司优化差旅费报销制度为了保证公司的正常经营活动，加强公司差旅费报销制度的管理，在符合合理、节约、恰当的原则下，同时确保出差人员工作与生活的需要，结合公司实际情况来看，制定此制度。一、费用报销及通用流程差旅费审批权限表类别具体实施内容部门主管部门经理副总经理总经理报批时2000元以下建议/申报审核批准2000元以上建议/申报审核批准批准报销时不论金额建议/申报审核批准批准审批顺序：先下级，后上级，先经业务线有关部门，后报财务线。若遇有关人员出差在外，可由其投权人代核、代批，但事后必须请有关人员追认。差旅人员必须提前2天办妥差旅申请手续，填写完整《出差申请表》，按规定程序报各级领导审核、批准。二、报销要求及流程报销时经办人员必须如实填写出差申请表、借支单、差旅费报销单等，财务部按审批后的单据付款，无审批单不付款。报销费用必须以真实、合法的原始凭证为依据，所有单据须用胶水粘贴，不得使用订书针、大头钉、回形针串别。报销单上注明附件的张数与实际张数一致，报销单和粘贴单不计入附件张数。以下是报销流程。1.出差人员必须事先认真填写《出差申请表》(详见附表)，经总经理批准后方可出差。2.出差人员借款需持批准后的《出差申请表》，填写借支单，经财务负责人审核，总经理审批后方可借款。3.出差期间每天要向主管领导汇报居住地及简单工作情况。出差人员回公司后，应主动向总经理汇报工作，由总经理考核结果，签署考核意见。4.审核人员根据签有总经理考核意见的《出差申请表》和有效原始凭证，按差旅费报销标准规定报销差旅费。5.凡与原出差申请单所规定的各项目不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经总经理审批后方可报销。6.出差回公司应在一周内报账，月底结账前应将差旅费用结清，借据不允许跨月，如遇特殊情况，需经总经理批准，否则借据余款将从借款人工资中扣除。差旅费报销单填法：参见图1《差旅费用报销单》图1差旅费报销单借支单：参见图2《借支单》图2借支单三、差旅费报销标准差旅费是指员工因公出差期间产生的住宿费、车船费(含乘飞机费用)、伙食补助费。交通补助费等各种费用。住宿费按出差实际天数在规定的标准内凭单据报销；车船费、交通费凭原始单据报销，伙食补助费一般按出差的合并天数计算包干使用。住宿标准(单位：元/天)住宿标准费用表地区/人员直辖市省会城市省辖市县级市以下总经理实报实销（含副总经理，下同）经理320240200150其他人员300230180150（1）员工出差住宿费在规定的限额内凭据报销，特殊情况经总经理批准方可报销。（2）出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，按实际住宿的天数计算报销。（3）出差人员由单位接待，一律不予报销住宿费。（4）住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报销。2.伙食补助费(单位：元/天)伙食费补助费用表地区/人员直辖市省会城市省辖市县级市以下总经理实报实销经理18015