余姚市百帮电器有限公司办公用品领用业务账务处理流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录44641余姚市百帮电器有限公司简介 余姚市百帮电器有限公司办公用品领用业务账务处理流程优化设计余姚市百帮电器有限公司简介余姚市百帮电器有限公司是一家以家电起手的，线上线下模式同时经营的电器公司。公司主营各类家用电器，生活小家电，包括热水器、电风扇、电熨斗、夏季小风扇、冬季取暖器等。公司成立于2016年04月12日，注册资本为10万元人民币（万元），公司倡导全面发展，不仅仅局限于小家电市场，同时根据企业需求及发展前景，在做好小家电的同时兼顾五金制品、建筑材料、日用百货、办公设备、文化体育用品、汽车配件、水暖器材、塑料制品、金属制品、工艺礼品、纺织品、厨具的批发、零售及网上销售。经营分类经营分类零售类家电类零售类家电类主打服装主打热水器主打服装主打热水器电商销售电商销售实体销售电商销售电商销售实体销售图1余姚市百帮电器有限公司经营结构图余姚市百帮电器有限公司办公用品领用现状分析及流程余姚市百帮电器有限公司办公用品领用现状分析余姚市百帮电器有限公司的办公用品主要分为耐用办公用品和低值易耗品两类，其中耐用办公用品中主要包括了办公室的拖把、垃圾桶、剪刀、电话机等；低值易耗品主要包括A4、A3纸、笔、胶水等用品，余姚市百帮电器有限公司的办公用用品领取明细表如表1所示：表1余姚市百帮电器有限公司办公用品领取明细表办公用品分类明细产品耐用办公用品拖把，垃圾桶，剪刀，电话机，票夹，文件夹，订书机，计算器，扫帚，打印机低值易耗品A4纸，A3纸，笔，胶水，垃圾袋，卫生纸，一次性杯子，订书针余姚市百帮电器有限公司在领用办公用品涉及到的相关人员有仓管员，公司领用的所有员工，行政主管以及该公司会计人员。仓管员在办公用品负责日常的收发办公用品处理，员工领用办公用品后也需保管好办公用品，行政主管在领用过程中主要审核领用单并对其签字决策，办公用品出入登记后会计要核对出库记录制作凭证。但公司管理意识薄弱，疏于对办公用品的领用管理，针对实际办公用品领用管理工作没有一套行之有效的管理监督制度，有些办公用品重复购买闲置浪费，占用资金；有些办公用品短缺无法及时供应，从而影响正常工作。余姚市百帮电器有限公司办公用品管理流程余姚市百帮电器有限公司的办公用品由专门的仓管员统一保管，领用办公用品需有申领人签字，不可代替他人申领。申领人领用办公用品需填写办公用品领取单，同意领取，仓管员需在领取单上签字，对于金额较高的先请示行政主管，再进行审核，审核通过后，由申领人携带领取单到仓管员处进行领取。出库办公用品仓管员则需登记出库记录表，然后对办公用品进行发放，财务人员则需核对出库数量以及金额，并根据领料单和仓管员的出库记录表进行核查，无误后生成出库凭证，并登记台账。具体流程如下图所示：请示行政主管（金额较大）申领人填写领料单请示行政主管（金额较大）申领人填写领料单仓管员签字行政主管审核签字仓管员签字行政主管审核签字仓管员登记出库记录办公用品发放仓管员登记出库记录办公用品发放生成出库凭证财务人员核对出库明细生成出库凭证财务人员核对出库明细登记台账登记台账图2余姚市百帮电器有限公司办公用品领用流程图余姚市百帮电器有限公司办公用品领用存在的问题办公用品领用无计划办公用品领用无分析、无计划。部分办公用品采购数量过多，导致占用资金过多，办公用品存放在仓库过久，极易影响办公用品质量问题；部分办公用品如A4纸、胶水、墨水等采购过少，造成资源短缺，影响公司办事效率。公司对于领用办公用品的数量、时间也没有进行规定，通常都是各个部门每月月初自行根据部门的需求量进行领取，但经过调查发展，公司有些部门在月末时都剩了很多办公用品没有用完，在月初时仍然领取与上月相同的办公用品数量；有些部门经常出现办公用品不够用的情况，每月并没有固定的时间申请领用办公用品，这就可以看出余姚市百帮电器有限公司各个部门并没有对办公用品的领用进行计划。导致余姚市百帮电器有限公司的办公用品一定程度上的资源浪费，再加上仓管员在出库时没有严格按照先进先出的原则，先出库最先采购的办公用品，而是随意进行出库，容易造成办公用品损耗。仓管员在每月没有及时向行政部门反映库存使用情况，公司不了解办公用品在该月领用与以往月份领用的对比情况，不能最大程度上设计出领用优化方案。办公用品存在账实不符的情况余姚市百帮电器有限公司由于规模不大，因此公司在各个环节都采用了简易程序来处理各项办公事宜，因此在仓库盘点方面也存在很多问题，而公司的各个环节又相互关联，例如公司的采购部门需要库存数据作为参考，但由于公司在之前的盘点环节存在问题，其盘点数据就经常出现误差，导致帐实不符的情况发生，同时也影响采购计划和办公用品的领用标准。余姚市百帮电器有限公司办公用品帐实不符的问题主要有以下几点原因：（1）在入库和发出的过程中，由于清点不准确而发生数量的差错，仓管员在办公用品出入库没有仔细检查产品数量以及办公用品的完好性，仓管员的疏忽和计量工具的误差都导致了账本和实际数量不符。（2）在保管过程中，受到气候等自然因素影响而发生的数量和质量上的变化，首先仓库的环境应保持干净整洁，仓库漏水或是因梅雨季地面潮湿导致的办公用品的质量问题，没有及时检查办公用品的情况或未及时登记导致与账面不一致。（3）由于保管不善或是管理人员失职发生的残损、变质与短缺，仓管员擅自离开自己的职位导致办公用品缺失，以及对于员工小件办公用品不及时登记出库而造成数量不符的情况。办公用品领用环节内部控制不健全余姚市百帮电器有限公司在对于办公用品领用环节的内部控制中存在着很多制度上的不完善问题，公司没有严格的管理制度，所有职工在领用办公用品时没有实行有效的领用管理方案，例如个别员工需要领用一只红笔或是一卷垃圾袋也会直接向仓管员领取，由于金额太小，领用的办公用品数量少，在登记方面以及会计人员做账也较为繁琐这样会增加仓管员和会计人员的工作量。对于领用金额较大的办公用品没有统一的价格明确点。可能在需要请示主管进行审核的办公用品，并未审核直接由仓管员签字出库，对于金额上存在的问题，财务人员也没有提出来。除此之外，公司也缺乏有效的办公用品领用审批监管体系。由于余姚市百帮电器有限公司的办公用品领用都是各个部门自行领取，因此公司对于办公用品的具体使用情况并不了解，仓管员也只是简单记录出库的数量和名称，对于办公用品的流向和使用情况并没有做好详细的记录，有些员工将办公用品挪作私用，或是将其认为破坏这些情况公司都无从查起，可见余姚市百帮电器有限公司的办公用品领用监管体系严重缺失。余姚市百帮电器有限公司办公用品领用处理流程优化方案制定办公用品领用计划针对公司各部门的办公用品领用，应该严格按照定额标准进行领用执行。尤其是办公用品的领用，设定明确的发放标准，对于确定因为工作需要而必须超额领用的，相应部门负责人，需要进行签字确认，方可领用。对于核定费用实行过程中，出现人员增减、费用增减的，对应部分的费用由综合部门根据具体变动情况进行重新设定。对应部门因为自身原因导致费用变更的，必须以书面申请的方式，由负责人报送，经由分管领导进行审核之后，由总经理针对实际情况进行审批通过或者驳回。办公用品的发放和使用，实行每月统计，之后年底结算的方式。每月最后一天以及年终的12月31日，作为时间节点，由仓储部门出具相应的办公用品使用明细，财务部门进行审核。如果出现部门费用超支的情况，对应部门负责人承担相应支出；如果出现部门费用没有使用完，则节约的费用计入该部门的下一年使用额度中。对于公司内部各部门而言，办公用品需统一申领，不可以私自采购，如果出现私自采购现象，费用由个人承担，财务部门没有报销权限。而在办公用品领用过程中，必须遵循物品的实际使用需求，不可以无故申领，申领时需填写《办公用品的领用单》（如表2所示）。领用物品由仓管部统一发放至部门负责人处或领用单上由部门负责人签字。表2办公用品领取单余姚市百帮电器有限公司办公用品领取单序号办公用品名称规格单位数量用途申领人日期12345规范办公用品的日常管理根据之前提到的余姚市百帮电器有限公司由于盘点环节导致帐实不符情况的发生，公司应当进行相应的改进，公司对于领用的办公用品盘点对象包括订书机，垃圾桶，电话机，拖把等耐用办公用品，在盘点时都需登记在册；财务人员在每个季度季末实施盘点，在盘点前制作好该季度的盘点表。对于公司员工和部门所涉及的办公用品进行盘点，逐一登记在册，标记类型，规格及数量。财务人员在盘点完之后，需要由被盘点负责人进行签字，完成结束后对盘点情况进行汇总。未出库的办公用品盘点没有具体的时间点，但每月月底仓管员都需要进行一次大盘点查明办公用品数量，在平常仓管员也应进行不定期盘点，减少出现库存差错的几率，以此来减少公司办公用品帐实不符的现象。除此之外，余姚市百帮电器有限公司还应当在对办公用品进行日常管理时做到以下几点：仓管员在收、发环节需要对办公用品进行仔细的检查，在收到货物时要核对好货物的数量及货物的完好性，否则不予入库，发现有货物损坏的情况，应及时和供应商沟通，进行退换货物，确认无误后才签字收货、入库，并登记台账；在发出环节同样需要对办公用品进行仔细的检查，并请申领人进行核查，双方确认无误后签字领取，并登记台账。要严格按照货物的存放标准来管理仓库，例如货物不能放在潮湿的地方，那么仓库则需要保持干燥通风；货物不能沾染灰尘或杂质，那么仓库则需要保持干净整洁，必要时还应当将货物进行分库管理。如遇到货物由于环境原因导致的破损至无法使用的情况，仓管员应当立即向财务人员申请报损，由财务人员进行核查，无误后签字同意报损，并登记台账。仓管员应当恪尽职守，不能擅自离岗，财务人员在例行盘点时，如发现由于仓管员操作不当或管理不当出现的帐实不符的情况，应当对仓管员进行相应的惩罚措施，例如扣除相应的工资，或者自行补充损坏和缺失的办公用品。完善办公用品领用内部控制制度公司要结合自身的经营管理情况，在办公用品领用流程建立有效的，明确的内部控制制度，形成能有序运转，相互平衡内部，制约规章健全的内部控制体系。优化后的办公用品领用流程如下图所示：总经理财务部仓管部各部门审批审批结束财务处理签发出库凭证审批审批结束财务处理签发出库凭证审批审批登记库存明细账核对领取单及出库凭证，办理出库手续登记库存明细账核对领取单及出库凭证，办理出库手续领取单严格审核办公用品消耗定额制定领用计划开始领取单严格审核办公用品消耗定额制定领用计划开始图3优化后的办公用品领用流程图优化后的余姚市百帮电器有限公司办公用品领用流程能够有效的解决之前存在的随意领用、审批不严格等问题，新制定的领用流程首先从各个部门开始，由各个部门制定领用计划，上报财务部门、总经理审核，通过后反馈到各个部门严格审核办公用品的消耗定额；需要领用办公用品时，各个部门的工作人员需要到部门领导处领取办公用品领取单，并上报财务部审批，审批通过后财务部签发出库凭证，申请人再持凭证到仓管部，由仓管员核对领取单和出库凭证，通过后办理出库手续，申请人即可领取到办公用品；领取之后，仓管员需要登记库存明细账，财务人员也要进行账务处理。同时，余姚市百帮电器有限公司在完善办公用品领用内部控制制度的过程中还需要做到以下几点：（1）健全分析制度采购部门每月根据仓管员的办公用品领用记录以及领用分析制定采购计划，详细记录采购办公用品的名称，规格以及采购数量。公司在办公用品费用要设立明确的控制金额，超出金额范围则不允许领用。（2）健全内部监督制度在领用办公用品填写的办公用品领用单确保真实有效且清晰，不得涂改。严格按照规章制度，设立金额限制最大点，当办公用品领用金额达到限制点时，必须征得行政主管同意，并签字，否则不予发放。如若未严格按照规章制度，仓管员将承担罚款。财务人员在审核做账时要根据领用相关的原始凭证进行账务处理，如若发现有问题，财务人员应及时和该环节涉及的相关人员联系咨询，确保凭证的正确性。各部门之间要相互配合相互监督。（3）建立物资回收制度领用流程出现错发，错领时，应及时办理退库手续，申领人或相关部门不得自行处理。也可采取以旧换新的方式，如计算器订书机等，用旧办公用品更换新的，同时仓管员也要做好登记。（4）健全内部控制管理制度公司对于职工领用办公用品应制定一些有效的控制措施以及灌输良好的意识，公司每位员工须本着节约的意识，勤于保管好办公用品，避免浪费。公司的办公用品只限于员工在公司使用，不得私自带回家中或是转借给非本公司以外的员工使用，否则按规定进行处罚。对于一些耐用办公用品，在短时间内重复领用多次时，仓管员有权拒绝领用。总结本设计对余姚市百帮电器有限公司办公用品领用存在的问题，进行了认真的分析，找出了在领用环节出现的具体问题，在办公用品管理方面问题，在盘点过程中的账实不符，以及办公用品领用环节的内部控制问题。对于以上所述的问题，余姚市百帮电器有限公司也对其引起了重视。办公用品在支出方面对公司来说占有一定的比例，超出计划范围势必会对公司造成损失，所以在领用环节制定针对性的对策，能最大程度上优化了公司资源，减少了费用化支出，对该公司的发展前景起到了重要影响。

参考资料[1]江春