文件档案管理制度

文件档案管理制度一、目的和范围目的本制度的目的是为了规范和管理公司各级部门的文件档案，确保文件档案的安全、完整和易于查找，提高生产效率和工作质量。范围本制度适用于公司全部部门的文件档案管理工作，包含纸质文件和电子文件。二、基本原则1.合规性原则文件档案管理工作应遵守相关法律法规和公司制度，确保合规性。2.保密性原则文件档案应严格保密，不得泄露、窜改或滥用。3.完整性原则文件档案应完整、准确地记录相关信息，禁止删除、涂改或窜改文件内容。4.可追溯性原则文件档案应有明确的来源和流转记录，方便日后追溯和查证。5.便捷性原则文件档案应具备便捷的查阅和利用方式，以提高工作效率。6.稳定性原则文件档案应保管在稳定的环境中，防止损坏、丢失或被盗。三、文件档案管理流程1.文件的登记和归档（1）部门接收到文件后，应及时进行登记，记录文件的来源、接收时间、文件类型等信息，并为文件编制唯一编号。（2）依据文件编号，将文件整理归档，并登记文件档案存放的位置和保管责任人。（3）对紧要文件和机密文件，应在登记后立刻进行备份和加密处理，并保存备份记录。2.文件的保管与借阅（1）文件的保管责任人负责对文件档案进行定期检查和维护，确保文件的完整性和安全性。（2）非文件的保管责任人严禁随便携带文件离开办公区域，必需情况下应征得上级批准，并在离开时登记借阅记录。（3）文件借阅时，应填写借阅申请表，并经相关负责人签字批准。借阅期限一般不得超出7天，并可依据实际需要延长。（4）借阅人在借阅期满后应及时归还文件，并填写归还申请表，由相关负责人确认后方可归档。3.文件档案的销毁与移交（1）对于已经过期或无需保存的文件，应依照公司规定的销毁周期进行销毁，并填写销毁记录。（2）文件档案移交时应填写移交申请表，并经相关负责人签字确认，接收方应依照移交清单进行验收。（3）移交的文件档案应有明确的流转记录，以确保文件移交的完整性和可追溯性。4.电子文件的管理（1）电子文件应依照相关规定进行统一管理，包含文件存储结构、文件命名规范等。（2）电子文件应定期进行备份，并保管在可靠的服务器或云存储平台上，以防止数据丢失。（3）电子文件的访问权限应依据职责和权限进行设置，确保文件的保密性和可控性。四、责任与制度执行1.责任分工（1）公司管理部门负责订立和推广文件档案管理制度，并监督各部门的执行情况。（2）各部门负责建立部门档案管理制度，明确部门内部的文件档案管理责任和流程。2.制度执行（1）公司全体员工都应遵守和执行文件档案管理制度，并及时反馈问题和建议。（2）公司管理部门将定期进行文件档案管理的检查和评估，并对不符合规定的部门进行整改。（3）对于严重违反文件档案管理制度的行为，公司将视情况予以相应的纪律处分。五、附则1.制度的修订依据实际情况和管理需求，公司管理部门有权对本制度进行修订，并及时通知相关部门。2.员工培训公司应定期组织员工进行文件档案管理培训，提高员工的意识和本领。3.相关制度本制度与其他相关部门的制度存在冲突时，以公司管理部门的要求为准。4.生效日期本制度自发布之日起生效，作为公司文件档案管理的基本规范