金罐烧烤店采购业务内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1金罐烧烤店简介....................................................1

2金罐烧烤店采购业务内部控制现状....................................1

3金罐烧烤店采购业务内部控制存在的问题..............................2

3.1采购制度不健全...............................................2

3.1.1缺乏采购计划............................................2

3.1.2采购用人不当............................................3

3.1.3职责分离存在漏洞........................................3

3.2供应商管理不规范.............................................3

3.3采购监督措施不健全...........................................4

3.4付款审核程序不严格...........................................5

4金罐烧烤店采购业务内部控制优化方案设计............................5

4.1采购制度优化方案设计.........................................5

4.1.1采购计划流程优化设计....................................5

4.1.2优化采购员选择设计......................................6

4.2供应商管理优化方案设计.......................................7

4.3采购监督措施优化方案设计.....................................8

4.4付款审核程序优化方案设计.....................................9

5总结.............................................................10

参考资料...........................................................11

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金罐烧烤店采购业务内部控制优化方案设计

1金罐烧烤店简介

金罐烧烤店成立于2020年10月20日，注册地位于湖南省郴州市桂阳县鹿

峰街道南正街5号，法定代表人为邓雅丽。经营范围包括小吃服务;预包装食品

零售。金罐烧烤店在2021年受到1项行政处罚，处罚原因是因为未依照规定期

限公示年度报告，但该店在2022年补报未报年份的年度报告并公示，桂阳县失

察监督管理局将其移出。金罐烧烤店组织结构如图1所示：

图1金罐烧烤店组织结构图

2金罐烧烤店采购业务内部控制现状

金罐烧烤店的种类非常丰富，按照食物属性来区分，主要是以素菜类、荤

菜类、海鲜类和冷冻类等食材为主，以白糖、辣椒油、黑胡椒粉、香油、蒜泥、

白醋等酱料为辅助材料，其中食材占总成本较大。

采购业务是金罐烧烤店最容易滋生舞弊和欺诈行为的经营活动之一，它与

金罐烧烤店销售计划密切相关，烧烤店业务发生频繁、采购环节比较多、工作

量大，很容易直接导致货币资金的支出，容易产生管理的漏洞。但是在了解金

罐烧烤店采购流程的过程中发现，在日常生活中，采购需求部门提出采购需求。

然后采购经理审核并进行采购，由采购经理去市场上商议采购内容以及价格，

由采购经理确定供应商，最后食材验收并入库，如图2所示。

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图2采购流程图

而且金罐烧烤店的采购人员和财务人员配置过于简单，采购人员就采购经

理一个人，财务人员也就店长的丈夫一人，导致店铺的职责分离存在很大的问

题。同时店铺没有一个完整的采购制度和采购计划，使得店铺的销售量较大，

但是利润空间却一直没有进展。进一步了解还发现，金罐烧烤店供应商管理不

规范，容易出现采购员和供应商勾结，不在乎店铺的利益，食材价格和品质没

有得到保障。采购监督措施也不健全，没有建立一个完整的监督体系，在每个

采购环节进行有效的监督，导致“一言堂”的出现，店铺正常运行存在漏洞。

3金罐烧烤店采购业务内部控制存在的问题

3.1采购制度不健全

3.1.1缺乏采购计划

食品原料的数量对于烧烤店来说至关重要，数量过多或过少都不利于成本

控制，造成浪费，其影响具体见表1。

表1采购数量过多或过少的影响

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没有严格的采购制度程序，金罐烧烤店就无法对采购进行有效的控制，同

时由于食材容易变质的特性决定了食材不能大量囤积。经过了解，金罐烧烤店

采购计划应该是根据当日食材需要的预估而拟定的，只有提前做好准备，才能

确保每天都能买到足够的食材，以此满足当日用餐需求。金罐烧烤店对每日营

业额的判定是根据前一天的客流量来判断的，但是不同的天气、节日以及新冠

肺炎疫情等因素的影响，销售量会时而上下产生较大的波动，因此，对于金罐

烧烤店来说，要准确地估算出一天的销售额是非常困难的。金罐烧烤店通常以

往年每日平均销量为基础进行购买食材。有时候会有多余的食材，有时候会出

现食材过多剩余情况，有时则是出现食材过少而短缺的问题。剩余的一些食材

可以放入冰箱保存至次日，但是海鲜、肉类等食材的保鲜期比较短，如果是隔

天吃，就会失去原来的味道。不能为顾客带来最佳的就餐感受，就会影响顾客

对这家餐厅的观感。

3.1.2采购用人不当

通过询问金罐烧烤店的采购情况发现，金罐烧烤店把厨师长的亲戚选派为

采购员即采购经理，且采购员没有进行入职前的任何培训，对采购方面的相关

知识不了解，信息闭塞，责任心不强，唯恐麻烦，贪图方便。在采购时不能够

货比三家，未对供应商进行一定的调查和考核，而是选择对自己有利的供应商，

并存在吃回扣、收礼等问题，发现问题后没有采取有效措施进行整改，长此以

往，漏洞越来越大。

3.1.3职责分离存在漏洞

在了解采购过程中发现，金罐烧烤店每日由后厨厨师长制定采购清单后将

其交给采购经理，并由采购经理去市场上进行统一采购所需要的食材和材料，

这就造成了采购经理即为采购员，出现“既当裁判员，又当运动员”的情况。

其次，财务部门人员配置过于简单，只有何爱军一人，在财务何爱军突发意外

情况或请假时，财务一职空缺，采购业务的正常进行会受影响，支付货款不及

时会影响金罐烧烤店信誉及形象，且与邓雅丽是夫妻关系，未设置专业的会计

人员，财务缺乏监管，账务账目易出现问题。

3.2供应商管理不规范

缺乏完善的供应商管理办法，无法选出能提供“质优价美”的供应商；比

质比价制度不完善，导致采购成本过高且质量不合格，利润降低；采购人员与

选择供应商的人选未遵循不相容职务分离制度易出现“吃回扣”等舞弊行为；

未签订采购合同，对交货时间、地点、品质等未明确写明，易出现违约“以次

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充好”“缺货”等行为，影响金罐烧烤店正常经营。而金罐烧烤店的供应商管

理如下图3和图4所示：

图3供应商管理

图4供应商管理缺乏制度规范

由上面两图可以看出金罐烧烤店供应商选择规范的缺乏，导致选择权完全

在采购经理手中，供应商选择无明确的制度，选择标准以及整个采购过程完全

取决于采购经理，导致店铺形象完全由采购经个人行为体现，从而采购经理具

有将供货商资源向自己有利方向引导的权利和机会，使得供应商与店铺合作关

系的不稳定，从而金罐烧烤店的整体利益要求未能体现出来。

3.3采购监督措施不健全

采购监督制度不仅在整个采购流程中存在，还体现在各个方面，但是由于

金罐烧烤店缺乏内部监督机制，无法对内部的工作起到有效监督作用。采购人

员和财务人员各自岗位职责分工不够明确，在处理具体采购业务时不能够做到

相互的监督和相互制约，监督执行力度不够。遇到问题时而是大事化小，小事

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化了。在工作中，金罐烧烤店没有对工作人员的工作过程进行实时监督，往往

都是出现事情之后再去处理，办事效率低，没有办事原则，对内部监管工作的

重要性缺乏认识，缺乏执行力度。而且不能坚持多人参与和多人采购制。采购

经理只顾着自己的利益，却不顾及食材的价格和品质，使得采购业务受到极大

的限制，徇私舞弊的现象时有发生。

3.4付款审核程序不严格

对于网上采购、电话采购等，要做好付款审核工作，但是金罐烤烤店在这

方面的工作还是比较的薄弱的。金罐烧烤店的食品原材料采购一般是用现金支

付的，很难保存发票、收据等，因此这也有可能使得采购经理在采购过程中产

生贪污、欺诈等现象。同时在电话采购中，无论是食材的价格还是数量，都是

由采购经理在电话中与供应商进行沟通的，供应商的选择也是由采购经理来决

定的，因此在这种情况下，很容易导致采购经理吃回扣的现象。

金罐烧烤店对付款的控制能力差，是导致支付审核不规范的主要原因。内

部控制的缺陷，不但表现在采购上，也表现在财务上，说明金罐烧烤店的内控

漏洞比较大。采购业务与财务流程没有密切联系，这就使得采购经理的采购决

策更加具有随意性，同时也使得企业内部存在着大量的违规操作的空间。

4金罐烧烤店采购业务内部控制优化方案设计

4.1采购制度优化方案设计

健全的采购计划可以有效的规避风险，减少因库存过多或过少对店铺造成

的经济损失，提高资金的使用效率，确保采购结果能够符合预期目标。

4.1.1采购计划流程优化设计

由于金罐烧烤店的行业性质使得它与其它商店相比，采购过程有较大的区

别。金罐烧烤的食材主要是蔬菜、海鲜、肉类和调味品，要求的是新鲜和安全，

所以该店的食材采购频率很高，种类很多，价格也很不稳定。因此所需的工作

强度也就比较大，财务部应该对后厨采购部的采购计划进行汇总并批准，并接

收厨房的物资需求申请，并对不符合采购条件的对展开合理分析，科学规划。

采购计划必须按规定的流程进行，未经审批不得实施。由于食材的保鲜需求，

所以我们要做好采购计划的预测，增加一个采购计划管理人员，由他来根据日

常客户需求制作一个销售明细表，分析客户对什么类型的食材需求量大小，并

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根据不同的节日以及时间段对销售量进行评估，根据线上线下的销售情况以及

客户的评价作出分析，选择合适的时间以及方法购入材料，以此来制定采购计

划，保证采购食材的不浪费。具体图表如下所示：

表2金罐烧烤店客户需求分析表

图5金罐烧烤店制定采购计划流程图

4.1.2优化采购员选择设计

把握好采购员选用很关键，采购人员必须具备与工作相适应的素养和能力，

因此我们要对金罐烧烤店采购人员进行选用前的培训，其中包括个人素养与技

巧、相关专业学问及采购专业学问等方面的培训。

金罐烧烤店优化采购员的选择原则是：①选择平时工作坚持原则，责任心

比较强，有较强的荣誉感，关心店铺的经营情况，做事情光明磊落，不为金钱

所动的员工；②选择那些在本店铺工作一直踏实肯干，认真老实，而且住附近

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家里有小孩上学，这些人瞻前顾后，考虑的比较多，靠得住；③还也可以选择

那些政治觉悟较高，人生观、价值观清晰的转业军人和党员。

最重要的是要选两个及两个以上的采购员，一个考察市场，记录有哪些适

合的供应商，另一个进行食材质量对比以及询价、比价、议价、定价等程序来

确定最终的供应商，采购员之间也可以互相监督，有效实施职责分离。金罐烧

烤店同时还应该建立采购员绩效考核机制（如表三所示），激励采购员为店铺

利益作出自己最大的努力。

与此同时，金罐烧烤店还应该聘用专业的财务人员进行账务处理以及及时

出具报表，避免店铺之前因为未及时上报财务报表而被行政处罚的情况，并有

效进行职责分离和职责监督，促进店铺的财务公开化、透明化、真实化。

表3采购员绩效考核表

4.2供应商管理优化方案设计

一家成功的烧烤店背后，一定要有一个良好的供应商。作为烧烤店各种材

料的供应者，选择合适的供应商对烧烤店意义重大。优化选择供应商的原则是：①

选择与烧烤店距离较近的供应商，或者选择交通比较便利的供应商，这样更容

易与之维持良好的关系，降低采购成本；②具有完善设备的供应商不但能提供

食材的品质，还能进一步减少食材在运输过程中的损耗；③供应商在食材方面

的专业知识应该过硬，这样的供应商能够提供更有价值的服务，能够在很大程

度上保证采购过程的正确性；④在与供应商进行初步沟通的中，应该详细了解

供应商的财务状况、进出货情况、诚信记录等，这是供应商信誉的基础。

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但是这些工作不仅需要专业的工作人员来完成，还要防范有个人员工的暗

箱操作、以权谋私行为，所以金罐烧烤店可以根据产品的特征以及所需原材料

的特征来建立一些供应商的选择条件，建立一个具体的供应商考核表。

供应商考核表如下：分别建立价格、品质、交货期、信用度、服务水平和

配合度六个条件，每个条件满分20分，再分别建立优、良、差三个评判标准，

分别对应15-20分、10-15分、0-10分，当6个条件中有至少一个为差时和至

少四个为良时，完全不考虑此供应商，供应商考核表如表4所示。

表4供应商考核表

除此之外，我们还需要建立一个供应商的清单，对每一个供应商都要做一

个详细的记录，并对定期对其进行信用评价，以决定是否延续或终止合作关系。

4.3采购监督措施优化方案设计

采购监督环节贯穿整个采购环节，也是内部控制是是否有效的一个前提，

这会关乎到店铺是否产生不必要的损失，所以建立有用的采购监督制度十分重

要。金罐烧烤店要建立完善的、行之有效的监督体系，对采购部门及员工实施

监督。

同时，采购部门和采购人员也应该自觉接受监督，可以实行战略采购管理：①

对金罐烧烤店采购部门和采购人员实行监控。采购进货必须有两个或两个以上

的人共同采购，不能由一个人完成所有的采购流程。而且制定效益考核标准。

要求采购人员在保证采购食材质量的情况下，商议较低的采购价格。②估算供

应商的产品的成本。可以通过尝一尝或者是去看一下供应商的食材，然后向他

们询问一些有价值的信息，并在此过程中，不断地与他们进行交流，寻找一些

可以减少成本的方法，从而减少采购费用。③对竞争对手进行分析。比较我方

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店铺与竞争对手相比的优势和劣势。对我方劣势进行整改并学习竞争对手的优

势方面，制定获得更大市场的经营策略。

4.4付款审核程序优化方案设计

目前，我国企业的采购模式主要有网上购买、电话购买、线下购买等，该

模式使得采购员对价格有绝对的控制力。金罐烤肉店要规范付款审批程序，严

格控制进货价格，才能解决这个问题。金罐烤肉店在没有发票的前提下，应加

以管制对付款审核程序进行间接控制，比如：金罐烧烤店在对所需商品进行充

分的市场行情调查后，对其提出的限价，采购员只可按该限价购入。同时，如

果是打电话采购，那么金罐烧烤店就可以规定购货的渠道以及购货单位，这样

在进行采购时，就会形成一个统一的价格，在支付审批时，就可以了解到所购

买食材的价格，进而使支付审批过程规范化。

金罐烧烤店付款审核程序并不规范，对于市场采购可以现金等方式，金罐

烧烤店可以对其付款或结算条件进行调整，比如：如果金罐烧烤店有足够的资

金，那么金罐烤肉店可以采取现款交易，也可以做到“货比三家”，从而获得

更多的优惠；金罐烧烤店通常采用的支付方式除了网络采购和市场采购之外，

其他均是货到付全款。因此金罐烤店可以按原来规定的付款审批程序下，稍微

做一些调整，即就是在支付货款的同时，先保留一部分货款，待货款确定后，

再支付余款。同时金罐烧烤店还应当建立退货管理制度优化后的付款审批流程

如图6所示。

图6付款审批流程

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5总结

刚开始了解金罐烧烤店时，就发现此公司存在一项行政处罚案件，处罚原

因是因为未依照规定期限公示年度报告。在进一步了解后，发现金罐烧烤店采

购制度不健全，供应商管理不规范，采购监督措施不健全，付款申请程序不严

格。针对以上问题提出相关优化设计后，明确了制定采购制度的重要性，规范

了采购计划的制定以及采购员的选用，有效地控制了采