湖南熙可食品有限公司存货内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介...........................................................1

2公司存货管理现状...................................................1

3公司存货内部控制制度存在的主要问题.................................2

3.1存货出入库流程不规范..........................................2

3.2存货管理不科学................................................2

3.3采购与存货管理联系不够紧密....................................3

3.4存货管理信息化手段较弱........................................3

3.5存货盘点管理制度不完善........................................3

4公司存货内部控制制度优化设计.......................................4

4.1优化存货出入库流程............................................4

4.2对存货实施科学的分类管理......................................5

4.3优化公司采购流程..............................................5

4.4运用信息化管理手段对存货进行管理..............................6

4.5优化存货盘点流程..............................................7

5总结...............................................................8

参考资料.............................................................9

湖南商务职业技术学院毕业设计

湖南熙可食品有限公司存货内部控制制度优化设计

1公司简介

湖南熙可食品有限公司成立于2001年1月，注册资金100万元。公司坐落

于美丽的兰溪河畔。专业生产酒店专用原料，是湖南省农业产业化龙头企业。

公司秉承“诚信、专注、创新、超越”的企业精神，坚持“好原料，好菜品”

的经营理念。为了适应市场快速的发展要求，2013年，公司斥资八千多万元，

新征土地60多亩，积极导入HACCP及ISO22000国际食品安全管理体系，建设

了现代化生产加工厂房，引进高科技生产，以更好的产品与服务迎接新的挑战。

湖南熙可食品有限公司由总经理、采购仓储部、质量监督部生产配送部、运营

部、财务部组成。公司部门结构如图1所示。

总经理

采质生

购量产财运

仓监配务营

储督送部部

部部部

图1公司组织结构图

由图1可知，公司受总经理也就是老板的直接管理，采购仓储部有1名员

工，主要负责原材料的采买与保管，生产配送部负责领用材料并生产加工成米

豆腐成品并进行真空包装，配送至各个门店，运营部负责各门店的招商加盟与

管理，财务部负责款项的收付、会计核算及纳税申报等事项。

2公司存货管理现状

湖南熙可食品有限公司的存货以食用食品为主，因此对存货的质量有着严

格的要求。一般情况下，库存入库前，必须经过质检员检验，确保数量、质量、

规格一致，方可检验入库。仓储方面，主要为存货设立三个仓库，即原材料仓

库、成品仓库、低值易耗品仓库。每个仓库配备一名仓管员，主要负责日常存

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货入库、存货发货、进货数量检验、单据填写、存货纸质料卡台账登记、存货

盘点等工作。湖南喜客食品有限公司采取边生产边获取原料的制度。

公司的存货应管理不到位经常发生毁损，对于存货毁损都记入管理费用中。

公司在2019年到2021年存货毁损持续三年增长，管理费用持续增加，没有对

此重视管理，存货占比由3%增长至4%。可以看出存货采购质量，入库保管到

出库销售存在很大的问题，导致公司资金亏损越来越严重。

3公司存货内部控制制度存在的主要问题

3.1存货出入库流程不规范

存货是湖南熙可食品有限公司资金流较大的项目，流动性很强。连续输入

原材料的生产系统，使出货和进货频繁。但是，由于公司没有制定严格规范的

流程，所以在这个环节存在很多管控不严的现象。在检验入库方面，质检人员

在对大量库存进行质检时，根据以往的经验，没有核对相关证件是否齐全，没

有进行严格的质检，就贸然入库，导致后续出现问题，给公司带来很大的损失；

在出入库方面，因为公司边生产边提货，提货次数太频繁，库管看到领料单就

处理出库，没有核实领料单是否被批准，经常出现冒领和库存丢失的情况。

3.2存货管理不科学

湖南熙可食品有限公司随着业务的发展规模逐渐增大，生产厂房和生产线

通过扩建后生产能力大增，生产的食品种类也越来越多，与此同时货物的存储

管理也增加了难度。存货商品入库时，未能及时对存货进行合理的管理，存货

放置仓库推挤，导致每次领用或者发出货物时不便于整理和清点，对已在仓库

里的存货未能进行及时的管理导致在存货出入时忙手忙脚的出各种问题。其次，

在进行公司产品存货的存在入库内部储存环境管理第一阶段，公司不及时充分

注意公司存货存在仓库内部储存环境的是否发生重大改变，在潮湿的夏季炎热

天气不注意室内外的通风以及除湿，造成部分存货受到潮湿，造成部分商品出

现发霉的情况，只能丢弃，还有一部分商品的包装盒出现了不美观的现象，公

司只能低价出售。在仓库温度高时，没有及时的迅速调整商品仓库的保存温度，

导致一些需要特殊保温条件的优质商品在仓库温度偏高的时候仓库中就出现了

容易融化和迅速变质的异常情况，同时也没有及时的迅速处理这些容易融化和

迅速变质的商品存货，对其他储备在一起的商品造成了污染，导致了存货的盘

亏。

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3.3采购与存货管理联系不够紧密

湖南熙可食品有限公司公司对客户采购产品存货时，没有明确规定产品使

用管理部门必须先交货再申请采购计划，在实际操作时，使用管理部门并没有

按照申请计划进行采购，而是根据自己的经验和经验进行库存采购。有时候在

存货不够时才可以进行存货申购，但由于采购时间的因素限制，公司往往无法

进行科学的准确计算和得出产品存货量的数量和采购金额，导致公司采购的产

品存货方式会不断出现多样化的情况，但也有时候公司会选择采取不断的存货

采购因而储备好的存货可以使其在产品生产经营过程中通常不会发生中断，最

后就会导致产品存货大量挤压产能过剩，产品进入生产这一阶段的存货成本也

就随之增加了，进而导致公司账面上可支配资金的减少，存货增加造成产品的

生产不平衡。公司采购流程负责人对库存周转速度、库存盘点等认识不清晰，

容易造成库存积压过多或库存不足缺货。

3.4存货管理信息化手段较弱

目前湖南熙可食品有限公司还是通过原始的手工记账方式，来进行入、出

库记录、盘点、计量核对、发货等流程，没有引入信息化管理手段，这样陈旧

的管理方法使公司的进销存不能达到应有的效率，拖慢了各项工作的时间，从

而使得库房对于人力的需求量大于所配置的人力，因此增加了库存成本。

3.5存货盘点管理制度不完善

公司进行存货盘点对于湖南熙可食品有限公司来说是一项非常重要的工作

任务，存货盘点过程中因为复杂的物品信息和庞大的商品数量，公司存货管理

人员时觉得力不从心，岗位人员流动很性大，公司的盘点工作一直无法得到提

升。另外由于盘点分工不够明确，没有设定具体的奖惩措施，无法带动员工积

极性，公司虽然设立了员工培训师，但是培训人员自身对盘点的理解完全不够，

经常需要依赖传统程序进行培训。由于盘点人员缺乏责任心，盘点效率低，差

错率高，导致盘点结果与实际存在较大差异。实盘后，虽然记录了库存数量等

信息，但并没有重新下单，因此在盘点过程中出现了很多错误，导致未能及时

发现货物入库过程中的问题仓库，无法及时做出相应的反应。措施，使货物损

坏经常发生。

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4公司存货内部控制制度优化设计

4.1优化存货出入库流程

湖南熙可食品有限公司在对存货管理的过程中，入库、出库环节是非常关

键的控制点，为严格规范出入库执行程序，解决因出入库流程不规范导致人员

造假或虚假清关造成库存损失的问题，对公司出入库流程进行了优化。入库时，

由采购部在收到货物到达的消息后，检查是否一致，然后将货物送到质检部进

行货物质检，对数量、规格进行复核，质检员检查无误后将货物转至仓储部，

在检查单据齐全后，办理入库，存放货物，进行登记。出库时，仓储部对领料

单进行审批，生产部以及销售部对领料单进行检查更正，在主管人员签字盖章

后，由仓储部清点数量、规格，办理出库，并进行存货发出记录，最后由生产

部以及销售部复核数量，确认领用。

复核数量、规

外购货物到达

格、检查质量

采购部质检部仓储部

签字、转至仓储

检查是否一致

部

生产主管确认、检查单据是否齐

签字盖章

生产部质检部全仓储部

检查数量、规格办理入库、相关

是否与工单一致人员签字

图2入库流程优化图

检查领料单审批

是否严格生产部

仓储部检查、更正领料复核数量

单确认发货

清点数量、规

销售部

格，办理出库

图3出库流程图

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4.2对存货实施科学的分类管理

将公司的存货划分为A、B、C三类，分别进行不同程度上的管理，A类存

货只占全部存货的10%，资金金额为70%，我们就可以进行重点管理，B类存

货为一般存货，我们进行日常管理，占总存货的20%，资金占20%，而C产品

占总存货的70%，资金占10%可以进行一般管理。仓库要合理规范的保持好卫

生，做好各项清洁，注意防潮通风，控制好仓库温度，保持干燥。货物的摆放

遵循好常温货物分类存放，需低温保存的货物也要提供相应的条件，同时对每

批入库或者在库的货物在台账中登记好该批货物的进货日期和生产批次，便于

后期领用。仓库2022年5月28日入库的台账登记如表2所示。

表2仓库货物台账登记表

进货日期名称单价（元）数量总价（元）生产批次分类

2022.5.28腊肉50100005000002022.2.9A

2022.5.28外婆菜15200003000002022.5.20A

2022.5.28辣椒15200003000002022.3.31A

2022.5.28素羊排230000600002022.5.20B

2022.5.28臭豆腐230000600002022.5.20B

2022.5.28红烧素肉230000600002022.5.20B

2022.5.28韩式素肉230000600002022.5.20B

2022.5.28黑椒素牛柳11000001000002022.5.20C

2022.5.28尖椒刀削面11000001000002022.5.20C

2022.5.28蒜香素排骨11000001000002022.5.20C

2022.5.28麦风辣条11000001000002022.5.20C

4.3优化公司采购流程

当前湖南熙可食品有限公司在商品的进、销、存管理方面很多还是实用人

工记账薄的方式进行记账，信息处理效率较慢，容易出现错误。因此引入一套

进销存货管理系统和OA办公系统，可以更好的服务公司，提高公司各部门的业

务处理效率，减少不必要的人工岗位，从而提高工作效率，同时可以为公司节

省运营成本。湖南熙可食品有限公司在采购流程上存在订单采购审核不够严格，

对库存盘点数量不够准确导致采购数量出现偏差，缺少内部设计等问题。

首先，采购部门要严格审核采购单，按单采购。为避免采购不足或采购过

多，采购部门应根据公司的实际生产情况和销售订单进行采购。公司根据各部

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门的实际需要，严格审核、协商，最终签订合同。采购过程中严格按照顺序采

购。以免出现多买少浪费的情况。其次，公司要定期对所有存货进行盘点，了

解公司原材料的使用情况、产品的销售情况、材料损毁情况。定期盘点可以避

免采购过多和不足。便于公司快速采取止损措施，从而提高公司库存管理水平。

最后，公司应建立健全内部审计制度，可设立相关审计部门履行内部审计职能。

这样，公司管理层就可以从审计师出具的报告中了解到存货部门的报告数据是

否真实，采购价格和质量是否合格，相应的合同手续是否完备。可有效避免因

一人身兼数职而导致的徇私舞弊事件。

符合生产状况、销

根据订单采购

审核采购订单售状况

按照采购订单签订采购合同严格审查、协商

原料使用、产品销

完善存货管理

售、物料损毁定期盘点库存

审核报表数据、合

发挥审计职能

完善内部审计同手续

图4公司采购流程

4.4运用信息化管理手段对存货进行管理

为了让公司管理者及时了解库存信息，提高库存信息安全，促进各部门之

间的信息共享，需要建立高效的库存信息平台，不断提高公司库存管理效率。

通过建立库存信息平台，公司可以聘请专业团队，以专业技术知识为指导，不

断提高员工库存信息的利用水平。让公司的库存信息更高效的传递和更新，节

省公司的信息传递成本。总结市场信息的变化，随时调整公司库存，及时动态

更新修改公司最新的库存管理法规和政策。公司还需要不断分析公司相关系统

存在的漏洞，及时将信息上传到库存信息平台，提醒公司员工，降低公司发生

类似事件的风险。建设库存信息平台，努力运用先进科学技术实现信息化管理。

库存信息可以贯穿采购、加工生产、成品出库的全过程，避免人为失误，完善

库存管理，合理优化库存配置。

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聘请专业团队

专业技术知识指导

汇总市场信息变化

调整公司存货数量

分析公司制度漏洞

提高管理水平

节约信息传递成本

及时上传信息

构建存货信息平台

图5信息管理平台构建流程和功能

4.5优化存货盘点流程

湖南熙可食品有限公司当前存货盘点流程存在不规范性，商品的盘点是指

对商品实有的库存数量及其金额进行全部或部分清点，从而使公司能够真正掌

握期间货物的基本情况，从而改进和加强管理。湖南熙可食品有限公司优化存

货盘点侯的过程可分为三个部分，上市前准备、盘点过程和上市后工作。优化

后的存货盘点流程如下图：

确认盘点地方

盘前准备