湖南省长沙市嘉瑞文具厂存货管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南省长沙市嘉瑞文具厂简介............................................................................1

2长沙市嘉瑞文具厂存货管理的现状分析............................................................1

2.1存货的采购现状........................................................................................1

2.2存货的保管现状........................................................................................2

2.3存货的记录................................................................................................2

2.4存货的盘点清查........................................................................................2

3长沙市嘉瑞文具厂存货管理制度存在的问题及原因........................................3

3.1岗位分工不够明确、职权划分不清........................................................3

3.2存货采购验收管理不完善........................................................................3

3.3存货日常管理不规范、仓储规划不合理................................................3

3.3.1存货占地较大..................................................................................3

3.3.2存货管理不规范..............................................................................4

3.4存货出库处置管理制度不健全................................................................4

3.4.1盘点不完整不够及时......................................................................4

3.4.2库存控制策略简单化......................................................................4

4存货管理制度优化设计........................................................................................4

4.1建立健全企业内部控制制度优化设计....................................................4

4.1.1明确岗位职责..................................................................................4

4.1.2加强人员培训管理..........................................................................5

4.2存货采购环节制度优化设计....................................................................5

4.2.1完善采购计划................................................................................5

4.2.2降低采购成本................................................................................6

4.2.3严格采购质量................................................................................6

4.3存货日常管理制度优化设计....................................................................7

4.3.1做好合理规划................................................................................7

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4.3.2完善仓库管理规章制度................................................................7

4.3.3规范存货盘点................................................................................7

4.4仓库出库管理制度优化设计....................................................................8

4.4.1规范出库管理流程........................................................................8

5优化设计后成效....................................................................................................8

参考资料...................................................................................................................9

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湖南省长沙市嘉瑞文具厂存货管理制度优化设计

1湖南省长沙市嘉瑞文具厂简介

长沙市嘉瑞文具厂位于长沙市雨花区圭塘街道泰安社区，成立于2015年5

月15日，法定代表人唐艺，注册资本为100万，主要生产经营各种中高档办公

用品以及学生用品等文化用品系列。采用两种销售模式：线上互联网销售和线下

办公文具用品销售。公司凭着产品创新、价格合理和优良品质，赢得了广大顾客

的赞誉和好评。

2长沙市嘉瑞文具厂存货管理的现状分析

2.1存货的采购现状

采购员外购时根据需求量来向采购部经理进行确认，并跟财务部提交申请计

划报销，经批准才能申请入库。采购到货后注意入库的数量是否相符，验收时，

若发现物资数量不符合“入库单”规定，或存在质量问题，则退回供货商。对于

“入库单”不全、物资名称错误和规格型号不符等物资，则由采购供应部门负责

补充完善。采购员要定期和保管员核对库存情况，保证账物相符（包括外购物

资）。物资验收合格后，出具“入库单”。外购后的物资，应按规定时间和地点

进行物资入仓，并填写“领料单”。物资入库必须严格验收，入库后应根据“入

库单”的数量和质量要求对物料进行验收、计量，然后按照规定的核算方法计算

其实际成本。具体步骤如图2-1所示。

图2-1嘉瑞文具厂存货采购入库流程图

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2.2存货的保管现状

通常仓库一般分为入库、出库、退库等功能区域，不同的仓库有其不同的用

途。仓储人员有时工作马马虎虎，对于材料的使用方法，掌握不够清楚。甚至在

验收物资时，有时会出现材料名称与实际不符。整体对于库存物资管理不够重视，

没有及时跟进，没有能够进行及时沟通和处理，导致库存物资的损耗和损坏程度

严重增加。

2.3存货的记录

材料入库时，归集好物料卡，并根据单价和数量计算好金额，以正确的计算

原材料的成本。

领用原材料时，生产部门根据生产所需原材料名称、数量填写“领料单”，

仓库根据“领料单”进行发料。领料人在外等候，仓库人员进去拿原材料，拿好

之后将原材料交给领料人，不得多领而造成浪费等现象。原材料价值表如表2-2

所示。

表2-2嘉瑞文具厂原材料价值表

存货类型存货价值

外购存货价值=价款+相关税费+运输

原材料外购

费+装卸费+保险费+其他

接受投资原材料价值=应按投资合同

投资者投入或协议约定的公允价值+运输费+装卸

费

接受捐赠的原材料价值=有关凭证注

接受捐赠明的金额+相关税费+运输费+装卸费+

其他

2.4存货的盘点清查

该厂的原材料品种、数量较多，堆积的原材料占用该厂的空间，也占用该厂

的资金使用。以上种种问题导致了该厂的产品库存过高，资金占用严重。所以该

厂在采购原材料时，经常会出现库存过多、占用资金，且过期原材料没有及时处

理等问题。

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3长沙市嘉瑞文具厂存货管理制度存在的问题及原因

3.1岗位分工不够明确、职权划分不清

嘉瑞文具厂在管理方面主要负责相关人员较少，厂子只有一个人负责生产和

管理，对于其他岗位的人员不是很了解，从而使得在整个生产过程中容易出现问

题。在生产方面，由于不是专业的管理人员和技术人员，对一些专业技术和管理

方面知识了解甚少，因此不能有效的控制生产过程。对于一些生产关键岗位（如：

财务人员、车间主任、仓库主管等）需要相关专业技术人员帮助才能正常开展工

作，这些人的能力是需要培养起来才能更好开展工作。由于中小企业相对来说财

务制度不够健全，上级领导层会较看重于存货数量，内部设置存在一人数岗的情

况。这导致厂子缺乏成本控制，管理不到位，生产成本高。

3.2存货采购验收管理不完善

嘉瑞文具厂在存货采购验收管理中，材料入库时，仓管人员只对数量进行核

对，没有对质量进行检查和控制，不能保证仓库材料的质量。材料使用后没有进

行定期盘点，只是单纯的数量与帐相符，而没有真正的对材料进行质量鉴定。在

仓储过程中，仓管人员可能因工作疏忽而导致了商品的损坏，从而影响了商品的

销售。文具厂一般有订单后采购材料进行生产制作，然后到市场销售的过程中存

在着一定的问题：首先是库存大，由于缺乏对库存数量的把控而造成资金的积压。

其次，如果公司原材料的采购成本与供应商协商定价，还会存在虚增价格的风险，

如：通过虚增产品销售价格来套取现金，通过虚填销售收款单或多开发票来套取

现金；通过虚填工资总额、原材料采购价格或者是低值易耗品采购价格等等方式

去套取现金。

3.3存货日常管理不规范、仓储规划不合理

3.3.1存货占地较大

由于商品销售周期短，存货不能立即变现，只能长期储存在仓库中等待需求。

在传统的订货模式中，订货商必须提前预定出货时间，但是如果订货量较大，则

无法事先预定出货时间。存货周转率低。由于商品的生产周期比较短，所以很多

单位（如供应商）为尽快取得产品订单，在生产时会提前大量订货，导致存货周

转率较低，而影响了单位库存价值。同时在进货时领导决策不对，盲目进货，造

成了库存过多进而销售不畅，存货周转不过来。销售人员与销售计划不一致。公

司中有部分商品由于没有得到及时有效的销售，而出现积压。

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3.3.2存货管理不规范

生产、采购、销售等部门之间未形成统一的成本管理体系，各个部门之间缺

乏沟通和协调，造成很多内部的浪费和外部的重复支出；成本管理不到位，在生

产、销售方面没有制定详细的操作流程及相关标准；对采购物资质量控制不严，

对供应商质量要求不够严格，导致产品质量不稳定。

3.4存货出库处置管理制度不健全

3.4.1盘点不完整不够及时

库存商品管理是仓库管理的重要环节，对商品及时盘点，对商品的使用、保

管和安全情况进行检查。仓库在对商品进行盘点，物品摆放随意性大，不能做到

先进先出，造成物品损耗大。在仓库盘点时，有的商品没有进行摆放，导致盘点

时无法进行准确的盘点。摆放有时不合理，容易导致商品损耗，对盘存工作造成

困难。有些仓库没有设置货位，有的则没有货位卡，使盘点工作无法进行。分门

别类，区分管理摆放无规律。有的商品盘存是仓库人员口头说，并未记录。有记

录的也不详细，也没有做过分类管理，货架中商品混放，很容易造成商品损坏。

3.4.2库存控制策略简单化

随着企业的发展，物料的分类也逐渐增多，而大多企业仍采用相同库存管理

政策，对库存商品的分类不够明确，容易影响实际需求中的稳固。传统的多仓管

理，仓库可以做到独立管理，会出现库存资料之间传递效率低下，使实时库存数

据共享困难。最终进一步导致库存出现积压的情况，占用企业流动资金，这也就

出现了存货出库的问题。

4存货管理制度优化设计

4.1建立健全企业内部控制制度优化设计

4.1.1明确岗位职责

明确人员之间分工职权，清楚自己的工作职责，组织建立健全企业存货内部

控制制度。存货管理方面，大部分中小企业内部缺乏完整的存货业务流程，没有

建立起严格的岗位分离制度以及相关制度对企业存货业务进行规范和监督。所以

首先要做到各部门、各项工作之间的相互分离。岗位职责权限如图4-1所示。

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图4-1嘉瑞文具厂人员职责权限图

4.1.2加强人员培训管理

人才培训上要加强对管理人员的学习和培训，能够在企业内部得到晋升的人

员。采用内部选拔和外部招聘相结合的方式，使其不断提高自身综合素质，提高

自身的控制能力，并使他们明确内部控制的重要性。完善的内部控制需要将每一

个岗位都要纳入企业的管理范围内，对各岗位的工作进行考核，提高岗位间协作

能力。

4.2存货采购环节制度优化设计

4.2.1完善采购计划

根据使用部门的需求计划，先对文具物资进行分类，采购员了解不同物资的

日用量和月用量，针对供应商的到货周期来制定采购周期，设定最小的请购量。

同时我们的采购方式可以多样化。物资采购可以充分利用线上电子商务的优势，

对文具厂所需的重要材料可采用“电子订单”的形式与供应商进行“点对点”直

接供货或委托具有相关资质的物流公司承运并通过运输及仓储实现库存共享；也

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可采用“互联网+物资采购”的方式，通过电子商务平台与供应商进行询价、比

价、议价和签订合同，从而降低产品成本。采购计划流程如图4-2所示。

图4-2嘉瑞文具厂不同采购计划流程图

4.2.2降低采购成本

熟练清楚供应链在各个环节的步骤流程，了解文具厂采购在各环节的不同作

用。我们也要注意采集有关市场资料，能够做到有效快速向上级领导反应市场价

格和采购资料。我们在对市场行情有一定的了解情况下，要严格按照货比三家，

择优采购的原则去相同价格比质量，相同质量比价格。同时，有效安排一定的采

购程序，在物资紧张匮乏和有长途想法的物料尽早安排采购计划。发货阶段按少

量多次采购，在不影响公司的销售下，保证利用好信贷期，确保在文具厂的周转

顺利。

4.2.3严格采购质量

严格把控采购质量，物资采购时按样品的采用便于部门去查核我们需要购入

大量商品，注意要附有质保书和售后服务协议，与有关部门之间商讨解决我们在

采购阶段中可能会存在的问题。在验收过程中，应对各种原材料的品种、规格、

质量严格把关，若原材料不符合要求，拒绝验收，将情况反应给采购人员。原材

料验收步骤如图4-3所示。

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图4-3嘉瑞文具厂原材料验收图

4.3存货日常管理制度优化设计

4.3.1做好合理规划

我们在库存地方上可以选择办公室尽可能在仓库周围，便于缩短传递时间。

其次，考虑选择交通运输方便的，注意安全问题，在通道防火、防水、防盗以及

光线等措施一定要到位。

4.3.2完善仓库管理规章制度

在对岗位责任制制定、人员绩效考评制度等确保存货日常仓库制度的符合要求，

规范商品的出入库达到账实一致。严格控制物料的质量（如安全卫生，保质

期），及时处理呆滞物料，减少损失。做好补货的准备。仓库日常管理流程如图

4-4所示。

4-4嘉瑞文具厂仓库管理流程图

4.3.3规范存货盘点

建立定期的存货盘点制度，摆放合理，设置货位，分门别类，区分管理摆放

有规律。由财务人员定期和仓管人员一起到现场进行盘点工作，出现盘亏或盘盈

情况分清责任，认真处理。发现存货管理有问题，按照问题轻重缓急程度进行批

评，促使人员在以后的管理中能认真负责处理问题。为了解决这一现象，该厂采

购人员与仓库管理人员经常在一起讨论如何合理的存放多余的原材料以节省资

金使用，减少因存放过多、过少造成的浪费。存货盘点流程如图4-5所示。

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图4-5存货盘点流程图

4.4仓库出库管理制度优化设计

4.4.1规范出库管理流程

出库管理流程中，按生产计划