湖南省戴永红商业连锁有限公司存货内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介........................................................................................................................1

2公司存货内部控制制度存在的主要问题...................................................................2

2.1存货验收入库流程不规范..................................................................................2

2.2存货仓储管理盘点不严谨..................................................................................2

2.3存货积压处理不及时..........................................................................................3

2.4公司员工对产品的熟悉度不够..........................................................................4

3公司存货内部控制制度优化设计................................................................................4

3.1设计规范的存货验收入库流程和制度..............................................................4

3.2存货仓储管理盘点设计......................................................................................5

3.2.1制定严谨的存货盘点制度......................................................................5

3.2.2完善和创新盘点记录表..........................................................................6

3.3优化存货存储成本控制制度.............................................................................7

3.3.1降低存货成本..........................................................................................7

3.3.2改善运营模式.........................................................................................8

3.4制定存货管理人员激励制度.............................................................................9

4总结.............................................................................................................................10

参考资料.........................................................................................................................11

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湖南省戴永红商业连锁有限公司存货内部控制制度

优化设计

1公司简介

湖南省戴永红商业连锁有限公司成立于1996年，是一个以创始人的名字命

名的零食连锁品牌，注册资本4000万元，经过20多年的发展，现已成为了一

家集连锁服务、仓储物流和农产品加工于一体的商业连锁企业。2022年店铺规

模达420家，销售总额超15亿，员工700余名，在湖南省省内竖立了良好的口

碑及品牌影响力。公司秉承夯实连锁本质的经营理念，为顾客、为店铺创造价

值。其中公司设立存货管理部门专门负责存货的清点和记录、采购供应部门是

编制下月的采购计划表、财务部门是审核计划表、储存运输部运输货物、质量

检验部和人力资源部，每个部门都设有相应的部门负责人，分别对各个部门的

业务情况进行监督。公司结构图如下图所示。

图1公司组织结构图

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2公司存货内部控制制度存在的主要问题

2.1存货验收入库流程不规范

湖南省戴永红商业连锁有限公司存货目前验收的流程为：运输员将货物运

送过来，验收人员负责根据订购单进行验收，并对货物进行检验，检验过程由

验收员根据运输人员给出的产品进行检验。合格产品开具入库单放入仓储部门，

不合格产品进行退换货处理。公司存货验收入库流程图如图2所示。

根据这一流程，公司存货入库前的检验由质量检验部安排质检人员和验收

人员同时进行质量情况的检验查看，由于存货样式较多，逐一检查太过繁琐，

对收到的货物也未进行抽样检验，只对送货员出示的产品进行检验。这就导致

很多产品的数量和实际入库数量不一致，产品出现严重的质量问题，销售的产

品因质量问题影响到了公司的声誉。其次在下一流程中，验收部门在货物入库

时，也未要求对入库的物资进行质检后出具检验报告，有时甚至未查看购货合

同、发票等。放入仓储部门进行存放时，很多存货未进行分类保管，对于验收

不合格的产品进行退回或者换货处理也未及时进行。

图2现有存货验收入库流程图

2.2存货仓储管理盘点不严谨

查看湖南省戴永红商业连锁有限公司存货盘点表发现的问题：公司是一季

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度盘点三次的，其中盘点的时间段在第二季度时，中间有一个月没有按照规定

进行盘点，这是盘点人员的不规范。然后发现对盘点的货物在第二季度中只对

新品进行了逐一清点，而对其余货物只是询问库管员了解情况，这一做法太不

严谨也不符合公司的规定。其次在不定期盘点的时候只有在第四季度执行了这

一标准。还发现公司制定的盘点记录表太过简陋，表上的信息只有数量、名称、

以及上月盘点库存量。对于公司大型盘点来说这是不够的，我们在盘点中其实

可以获取到很多内在信息，在这些不严谨不规范的盘点中，会导致公司存货的

少记漏记、舞弊、以及欺诈等一系列会对公司不利的行为出现，会使公司利益

受损的同时还可能会出现没有仔细盘点及时发现变质或者霉变的情况，一旦出

现霉变现象很可能会导致其余完好的产品被波及到，这样很可能给公司带来不

可挽回的损失。

图3现有清点盘查图

2.3存货积压处理不及时

湖南省戴永红商业连锁有限公司在疫情最严重的那段期间大部分门店无人

问津，这导致仓库里的大部分存货都是积压的状态。公司对供应商那边也没有

让其延后送货的情况，就导致存货一直在增加，也没有往外运送出去。还导致

许多产品因保质期较短出现不得不扔掉处理的情况。虽然是在疫情的情况下出

现的积压，这是实体店铺在疫情期间出现的“通病”。但在这段时间公司没有想

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着如何处理这批货物，也没有对供应商提出延后，而是任由公司的仓库放满，

造成公司资金链出现危机，公司上层出现严重缺乏解决危机的能力与调配。这

会使公司的流动资金减少，负债不断增加的现象出现，同时公司高管一致认为

疫情期间的影响造成不了过大的损失，这也说明公司在管理决策上存在绝对性，

没有做到全面性、有效性的实施，在不相容的职位相分离上也没有实质性做到。

2.4公司员工对产品的熟悉度不够

湖南省戴永红商业连锁有限公司大部分员工对公司企业文化和产品的了解

度不够高，公司也没有在员工入职之后进行系统化的企业文化培训，导致员工

对公司的发展未来一知半解。同时在对公司门店员工也没有做到全面的上岗培

训，很多学生兼职、暑假工的人员没有第一时间告知该如何在面对顾客的询问

时，做出礼貌且简洁的回答。很多长期的员工也没有在进入公司一段时间后再

进行继续学习，在这些情况下会为公司发展埋下隐患，信息的闭塞也会使公司

缺乏对员工的了解和管控，这会使得公司缺乏对于未来可能出现的风险危机无

法应对。公司很多实体店铺的员工很少对总公司说明货物的滞销和热销情况，

这会导致公司在购货时的不准确的，导致热销货物出现空缺的状况。

3公司存货内部控制制度优化设计

3.1设计规范的存货验收入库流程和制度

为了规范湖南省戴永红商业连锁有限公司存货验入库环节的工作，严格把

关验收入库存货的质量，公司应对存货验收入库流程进行优化，建立存货验收

入库相关的管理制度，严格规定存货验收入库时的各项工作制度和验收标准。

采购部门进行货物的采购，当货物抵达时对货物进行清点并填写进货单，防止

货物进入公司前出现少货和欺瞒。然后将进货单交由财务部门和购货合同进行

比对，质检部门检验货物的质量和数量并进行抽样检验，在检验中对于不合格

的商品与采购部门协商解决计划，根据解决的计划向部门负责人审批后联系供

应商进行退、换货处理。对于合格的货物运往储运部门进行规范入库，建立货

物入库之后不定期检查的制度，及时发现货物出现腐烂或变质的现象，最后交

由财务进行账务处理。存货验收环节增加了采购部门、财务部门、质检部门和

储运部门，根据这些部门人员的分配防止出现欺诈和舞弊的行为。当货物进入

公司前填写进货单再与财务部门的购货合同进行比对，这一环节的增加可以在

进入公司之前出现少货或发错货的情况下及时与供应商说明，减少后续工作量。

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图4存货验收环节优化设计

3.2存货仓储管理盘点设计

3.2.1制定严谨的存货盘点制度

湖南省戴永红商业连锁有限公司为了规范盘点工作，需要制定严谨的存货

盘点制度，对盘点人员、盘点内容、清点范围、盘点目的等做出明确的规定，

公司根据制度制定具体的盘点制度图，由仓储部门进行合理的安排和规划。盘

点人员可以由盘点管理者安排盘点的人员按照财务人员、盘点人员、监督人员

以及库管员四人一组进行库存盘点。盘点内容包括库存的数量、是否出现需要

补给库存量等。清点范围以目前的集中发货仓库为主，其次是各个门店的库存

数和货架上的数目，确保清点的完整、准确。最后根据盘点表与库存单进行比

对，避免出现账实不符的情况，并根据盘点的情况向上级领导汇报每月的消耗

和积压，可以减少不必要损耗，还可以编制下一阶段的采购计划，避免盲目购

买，还保证了仓储管理和库存管理的有效性。

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图5公司存货盘点制度

3.2.2完善和创新盘点记录表

湖南省戴永红商业连锁有限公司在盘点中存在很多问题，只在口头规定按

季度每月一次盘点库存，同时也没有规定监督人员进行督促，这就导致盘点人

员在盘点时有小心思，所以公司可以在仓储部门设立一个监督管理办公室，办

公室由四到五人组成按不同的监督内容进行分类管理监督，这样可防止少记或

漏记，定期检查是否按时进行。对货物盘点要保证完整、账实相符，在质量方

面也得确保优质。我们在盘点物品时就必须按照货物单一一清点，不能出现少

对或不对的情况。为了避免增加工作量，可以把物品区分一下，将容易出现腐

烂、变质的放置在一个区域，在盘点时重点检查这部分。避免一部分产品出现

霉变会加速其他产品出现问题。公司规定的不定期盘点在前三个季度没有得到

实行，监督人员按照盘点人员的人数进行排班清点货物，同时增加不定期盘点

的次数，规定盘点人员在一个月内必须进行一次到两次不定期盘点，这样可以

避免盘点人员出现漏盘的情况。

完善公司盘点记录表，增加了是否三个月内过期，这样可以及时将快过期

的产品进行销售处理，减少损失。而是否出现变质情况，可以在出现变质的产

品时及时安排人员将附近完好的产品移动到安全位置，同时查找出现变质的原

因，避免以后出现相同情况。根据这次的盘点去分析是否有其他原因导致货物

出现损耗过大的情况，尽早发现找到原因，减少或避免下次发生。

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表1盘点记录表

盘点记录表

公司名称：盘点时间：年月日盘点人员：

规格是否三是否出

账面数盘点数损耗是

数量单位原因个月内现变质

量量否过大

产品名过期情况

1

2

3

4

5

6

3.3优化存货存储成本控制制度

湖南省戴永红商业连锁有限公司的长远计划就必须在存货内部控制制度上

做到完善，结合自身优势使公司效益最大化，降低成本提高运营模式是公司的

首要目标。

3.3.1降低存货成本

湖南省戴永红商业连锁有限公司的库存状态管理模式需要进一步的改进，

如果不采取相应的措施，可能会影响公司的经济效益。公司的库存状态十分重

要，过多积压的存货会导致企业的资金负担增加，占据公司中大部分的资金运

动，同时增加公司的成本，降低公司的发展速度。公司各个部门应当互相配合

共同商议解决计划，以改进存货的库存状态为主要目的，销售部门和采购部门

按照当下的社会状况决定相对合理的采购量，将公司的资产更加的合理使用。

还需要严格把控员工管理制度，避免出现因管理不善造成的严重损坏事故发生。

公司管理模式应当进行严格把控，制定严密的计划，采取多个管理层的审批，

防止出现一言堂的情况。

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图6存货成本降低的要素

3.3.2改善运营模式

湖南省戴永红商业连锁有限公司存货成本的变化因素是存货积压导致的问

题，其主要控制方面在于公司在采购中有较高价格的存货可以进行有计划性的

合理采购，保证存货周转次数有效提高。在出现社会性状况时可以采取促销的

方式将积压的货物出售，减少因存货保质期短或变质的情况导致公司损失惨重。

公司出现存货严重积压的情况，可能会导致公司的流动负债和企业效益降低这

些问题发生，还会影响公司的发展。运用现阶段的科技发展水平，进行产品的

宣传活动，让更多的人在互联网上看到我们的产品，打开知名度的同时会对公

司的未来发展越来越好。

图7库存量的管理与控制

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3.4制定存货管理人员激励制度

湖南省戴永红商业连锁有限公司的企业文化对于公司员工来说并不陌生，

但也并不吸引。当员工对公司都不了解时，很容易出现对公司的不好的言论，

所以应当加强员工对企业文化的了解度。同时完善跟进企业文化可以改变公司

发展的思维，培训出更加优秀并且为公司奉献的好员工。公司的发展与员工是

密不可分的，加强员工培训和指导是前提。树立良好的企业文化建设，有利于

公司员工增加信念感和认同感，这样才会使公司培养出优质的员工使其发挥出

更强的能力，为公司提供更加优质的人才。

同时可以增加管理绩效并进行有效激励，当员工承担起相应的职责并且加

倍完成任务时应得到有效的激励，员工会更加热情的致力于公司效率和现金流

的提升当中去。根据表1制定的员工激励设计，既培养了员工的自身能力还加

强了上级和下级的关系，其中采用物质来激励员工表现的方式，会使其更加认

同企业激励约束制度。提升员工自身能力或素质能力的同时也会使得公司发展

更加完善，实现岗位轮换制度会让每位员工体验到了不同的岗位的内容也得到

了锻炼，认识到了自身的不足，选择更适合自己的岗位。

表2公司员工激励制度设计

激励项目激励措施

按照员工的自身能力进行不同程度的培训；

员工素质提升根据员工考核级别和工作年限奖励不同级

别的外出学习和培训。

按照半年度、年度为期限，评出为公司做

出巨大贡献的优秀员工给予丰厚的奖励与

优秀员工激励表彰

增加员工的团建，在团建中可以大力表扬

优秀员工带来的贡献

鼓励员工考取技能证书，积极提高自身能

力

员工个人技能提升奖励