湖南康道医药有限公司销售与收款内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介...........................................................1

2公司销售与收款内部控制制度存在的主要问题...........................2

2.1发货流程不规范，发货管理不严..................................2

2.2销售与收款环节缺乏信息沟通....................................2

2.3应收账款管理制度不完善........................................2

3公司销售与收款内部控制制度优化设计.................................3

3.1规范发货流程，加强发货管理控制................................3

3.1.1制定合理的发货流程.......................................3

3.1.2制定发货管理机制........................................4

3.2建立键全的信息沟通系统........................................5

3.2.1建立外部信息沟通制度....................................5

3.2.2建立内部信息沟通制度.....................................6

3.3完善应收账款管理制度..........................................8

3.3.1建立应收账款定期催款机制................................8

3.3.2建立销售人员绩效测评和奖惩制度..........................9

4总结..............................................................10

参考资料............................................................11

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湖南康道医药有限公司销售与收款内部控制制度

优化设计

1公司简介

湖南康道医药有限公司创始于2019年11月01日，注册资本有500万元，

刘杰是公司法定代表人，总部位于长沙市望城区丁字湾田国际木业区三期01栋

3-380，是一家以从事批发业为主的公司。该公司主要经营范围包括医药产品、

各类日用品和食品批发；医疗信息和技术咨询服务；电子信息技术服务；医疗

器械设备租赁服务；食品、药品销售。该公司拥有11项专利、25项软件著作权

和6项商标，其知识产权实力位列同行业前列。公司成立了股东大会，并设置

了一名执行董事与一名监事，任命总经理对公司的各职能部门进行管理，其中

包括生产部、财务部、销售部、研发部、采购部、人力资源部和仓储部。

图1公司组织结构图

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2公司销售与收款内部控制制度存在的主要问题

2.1发货流程不规范，发货管理不严

湖南康道医药有限公司的发货流程不规范、发货流程设计不合理并且发货

管理不严，从而导致发生发货秩序混乱、延缓发货和缺货的现象。公司在发货

流程中，发货秩序极为混乱，出现未经授权审批就发货或者缺少人员签章的情

况。虽然公司在发货制度中明确规定，需要按照发货流程逐级审批签字后才能

进行正常的发货，但是一些申请单据在没有经过经理批准同意的情况下，就直

接进行发货。在发货管理方面，公司由于自身管理比较松懈，没有明确规定具

体的发货流程，经常会发生商品的质量不符合订单要求的问题，甚至有些出库

单上缺少公司制度规定的签名和盖章。

2.2销售与收款环节缺乏信息沟通

湖南康道医药有限公司在销售与收款业务中缺乏信息沟通，导致存在空头

发票、虚假报价等情况，阻碍了公司销售业务的发展。如财务部与销售部之间

缺乏信息沟通导致存在空头发票的情况，财务部与采购部之间没有及时沟通导

致虚假报价的情况，这都是由于缺乏信息沟通导致的。在销售与收款业务这一

环节上，公司各个部门的信息沟通协调都是根据在业务过程中自发地构建起来

的，并可以将各部门的信息沟通划分为两种类型：一种是内部信息沟通，另一

种是外部信息沟通。对于外部信息沟通，该公司的内容和形式缺乏明确具体的

规定，信息沟通处于杂乱无章的状态，缺少了系统性的要求，从而导致信息沟

通的渠道不清晰。在内部信息沟通方面，公司缺少一个内部信息交流机制，导

致各个部门之间的信息交流不顺畅，无法与同级或者上级进行沟通和上报，这

样不仅大大降低了工作效率，而且还弱化了公司的内部控制能力。

2.3应收账款管理制度不完善

湖南康道医药有限公司的应收账款管理制度不完善，使得应收账款无法快

速收回。目前，该公司的应收账款管理主要存在三个方面的问题：第一，该公

司缺乏应收账款定期催款机制，虽然公司成立时间不长，较大的订单和投标也

较少，但是还是需要专门安排员工定期与客户对账并及时催收应收账款。如果

未及时催收，可能会导致应收账款无法收回，例如公司在2021年有一项关于

医疗器械租赁的应收款项到现在都还没有收回，这笔款项本可以及时收回，但

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是由于未及时催款和应该对方公司的一系列原因导致款项无法收回。第二，公

司缺乏应收账款回收具体流程，导致公司收款杂乱无章,最终无法及时收回应

收账款。例如，公司在对于不同的款项的收款方式却并没有规定具体流程，使

得销售人员在催收账款的时候没有依据，最终也导致了大量的应收款项无法收

回。第三，公司没有建立应收账款奖惩制度，之前公司应收账款回收的责任隶

属不明确，销售人员为了提高业绩而与客户串通，所提交的资料是虚假的或交

易的资料不全等情况。

3公司销售与收款内部控制制度优化设计

3.1规范发货流程，加强发货管理控制

3.1.1制定合理的发货流程

针对公司发货流程不规范的问题，公司必须要制定合理规范的发货流程，

来解决因发货流程不规范造成的发货秩序混乱、延缓发货和缺货等问题，并规

范发货流程确保公司发货流程流畅，并在满足客户发货要求的前提下保证发货

的及时性和准确性。首先，销售人员必须要先与客户双方签订销售订单，确定

产品种类名称数量等有效信息；然后，由销售人员进行订单跟踪，主动联系客

户，积极与客户沟通联系；接下来，把单据交给销售部门负责人，让他进行审

核，在审核无误后再盖章；然后，由销售专员按照售货合同认真填写发货通知

单；还要再移交到仓储部由库存管理人员按照发货单准备产品进行发货清点，

如实填写出库单再出库发货；接着，由财务部门根据所有有效的单据进行应收

账款会计核算和记帐；同时在发货后，还要由销售人员通知客户提货，等待客

户收到货后进行收货确认。特别要注意的是每个流程中各个部门都必须要注意

前一环节是否出错，比如发货单上的产品种类数量等错误或者缺少签章，都需

要原路返回并重新改正之后才允许进入下一流程，这样才能减少出现发货出错

和发货缓慢的情况。

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图2公司发货流程图

3.1.2制定发货管理机制

在有了合理规范的发货流程后，公司还需要建立一个严格的发货管理机

制，用来管控各部门在发货环节因管理不当导致的问题。首先，销售部在签订

销售合同时，需要注意公司签订的销售合同是属于现销或赊销，如果是现销合

同，那么可以直接在收到收款后发货即可（一手交钱一手交货）；如果客户签

署的是赊销合同（只预交一部分款项，剩余款项到期前付款），那么一定要仔

细核查对方的信资状况后继续发货，以免因收不到货款而造成公司资金运营困

难。接下来，在销售员填写发货单时，必须根据销货合同，仔细填写发货单，

核对单据上的产品种类和数量等信息，并交给负责人进行审核。接着，在销售

人员然后再传递仓储部工作人员，在产品发货出库前需要仔细查验发货商品的

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种类、数量和质量是否与合同要求相符合，在发货后，财务部及时准确记账，

如果在发现发货商品出现问题等一系列问题时，一定要及时上报以减少公司损

失。

图3发货管理流程图

3.2建立键全的信息沟通系统

3.2.1建立外部信息沟通制度

为了解决公司与外部的信息交流不足的问题，公司应当构建完善的外部信

息沟通，对其具体内容和途径进行明确的规定，让信息沟通渠道变得更加清

晰。首先，本公司管理层的决策者应该主动收集政府新冠疫情相关的政策调整

对公司医药产品和器械的价格波动，以及关注客户近期的经营状况、盈利水平

等外部信息，并根据收集的信息进行分析，然后才能轻松应对现如今外部经济

环境带来的挑战同时牢牢抓住来之不易的机遇。其次，公司应该将重心集中在

与客户之间的沟通交流上，销售人员要主动与客户沟通以便于为客户提供目标

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产品。如果发现产品存在问题，要及时与客户进行交流、协商，并找到一个让

两方都感到满意的解决方案。这样可以缩短公司与商业群体之间的距离，促进

公司与客户相互理解，提升公司运营的效率与效益。此外，还可以在销售部设

立一个调查小组并制定购买商问卷调查计划，通过问卷邮件发送和定期走访与

购买商积极沟通后，收集意见及时了解客户的产品需求及其需求变化情况，以

提高公司对市场变化的反应速度，也能达到提高公司经营管理效率和效益的目

的。最后，在审计工作中，财务部的临时审计小组可以与会计师事务所和监管

部门（中国证监会）沟通交流，与监管部门沟通，可以了解公司的发展是否触

及法律底线，使企业日常经营活动更加规范；与会计师事务所沟通，能够得到

一些有利于公司长远发展的建议。

图4外部信息沟通流程图

3.2.2建立内部信息沟通制度

公司除了要有完善的外部信息沟通制度外，还要有严格的内部信息沟通制

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度。首先，公司可以通过建立完善的内部沟通渠道和方式来确保部门之间能够

流畅地进行传递和沟通信息，如建立信息共享平台，让员工进行信息共享，如

财务部与销售部之间可以核实是否存在空头发票、财务部与采购部之间可以发

现是否有虚假报价等情况。其次，还可以通过采用定期讨论方式，各部门之间

实现“三个信息，四个协调”（共享信息、收集信息、洞察信息，步调协调、

对外协调、相互协调、朝着目标协调），以此来推动工作进度，在工作时间相

矛盾时确定优先级，处理异常，调动资源合理分配。公司还可以建立内部信息

监督制度来确保内部信息的正确性，如建立内部信息“暗访式”监督，组成由

董事长直属的暗访小组，在发现可能存在的危险和隐患信息后，对其进行专项

监察，开展专项调查，增强监督的效果。

图5内部信息沟通流程图

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3.3完善应收账款管理制度

3.3.1建立应收账款定期催款机制

针对应收账款催款制度缺失的问题，公司应该建立一个完备的定期催款，

提高应收账款的回收速度，从而促进资金使用效率，为公司的发展提供了良好

的基础保障。首先，公司可以通过ERP系统添加提醒款项到期的设置，提醒客

户在到期前打款，以此加强逾期应收账款的控制。然后，在此基础上设立一个

由销售人员组成的应收账款催款小组，通过线上联系和线下走访的方式对应收

账款进行催款程序。同时财务部也需要及时更新并分析客户的信用状况，如在

客户的银行信贷、利息支出、经营状况及偿债能力等方面。此外，还可以设立

一个一体化应收账款追踪小组，在经过事前识别风险（对客户进行交流和参观

生产经营）、事中控制（公司内部监督）、事后追踪（追踪客户偿债能力的变

化）后发现情况可立即直接越级向上级报告并获得加薪奖励。这不但可以提高

公司应收账款的周转率，降低公司的资金流动的风险；还可以增强资金流动性

和短期偿债能力。

图6应收账款定期催款流程图

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3.3.2建立销售人员绩效测评和奖惩制度

在建立了应收账款定期催款制度后，还需要有一个销售人员绩效测评和奖

惩制度。这样就可以将应收账款回收情况与销售人员的绩效相挂钩，在一定程

度上，可以减少销售人员只顾追求销售业绩而不管后期能否追回应收账款的情

况，从而导致提高了应收账款回收率和减少坏账风险。制定奖惩制度可以以进

行销售人员绩效测评为准，对销售人员工资薪酬进行以下调整：通过按照销售

额完成率、销售额增长率、出勤率和应收账款回收率四个方面，按照表一中的

比率分别计算各个项目的分数，然后把算出来的分数加总再乘以上年度本期工

资薪酬，从而得出本月工资。如果应收账款能够收回，公司则可以给予销售人

员相应的绩效奖励，反之若是应收账款最终没有收回，就可以考虑减少提成或

者取消提成等惩罚。如果不是销售人员本身就有失误甚至是与客户串通提交的

资料是虚假的、交易的资料不全等情况，并且公司审核销售人员的各项操作流

程真实合理后，如果还是没有将账款收回来的方法，那就能够根据损失金额及

员工的工资进行罚款；若是有以上恶劣情形或造成公司巨大损失就可以进行辞

退和法院起诉。

表1销售人员绩效测评

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4总结

针对在销