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文档简介

科研机构档案管理流程第一章总则为规范科研机构的档案管理，确保档案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。科研档案是记录科研活动过程、成果和相关信息的重要文件，合理的档案管理能够提高科研工作效率，为科研决策提供依据。第二章适用范围本制度适用于科研机构内所有部门和人员，涵盖各类科研档案的收集、整理、保管、查阅和利用等环节。所有科研人员及管理人员均应遵循本制度，确保档案管理工作的规范化和系统化。第三章档案管理的基本原则档案管理应遵循以下基本原则：完整性原则，确保档案材料的完整收集和归档。安全性原则，采取有效措施保护档案的安全与机密性。可用性原则，确保档案能够快速、方便地被查阅和利用。合规性原则，遵循国家和行业相关法规、政策及制度要求。第四章档案的收集与归档科研档案的收集工作由各科研项目负责人负责，需收集以下材料：项目立项申请书及其批复文件。研究计划、实验方案及相关记录。研究成果的报告、论文、专利申请材料。会议纪要、交流材料及其他相关的支持文件。收集的档案材料需要经过整理、分类，并在项目结束后及时归档。归档材料应符合格式要求，确保字迹工整、内容完整。档案的归档工作由综合管理部负责，需按照项目编号进行编号登记。第五章档案的保管档案的保管由专门的档案管理人员负责，档案应存放在专用的档案室内。档案室需要具备防火、防潮、防盗等安全措施，确保档案的安全性。定期对档案进行清查，确保档案完整无缺。档案的借出和归还需登记备案，确保档案流动的可追溯性。对于重要档案材料，需实行双人保管制度，确保安全性。第六章档案的查阅与借用科研人员如需查阅或借用档案，需提前向档案管理人员提出申请，填写查阅申请表。查阅档案时，需遵循保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划、损毁。档案借用原则上应在内部人员之间进行，特殊情况下需报经项目负责人批准。所有查阅和借用记录需进行备案，确保档案的使用情况可追溯。第七章档案的转递档案的转递工作应由档案管理人员负责，转递前需进行仔细检查，确保档案的完整性。转递档案时需使用密封袋，禁止个人随意携带。转递档案时需填写转递登记表，记录转递的时间、地点及接收人员信息。对于外部单位的档案转递，需遵循相关的审批程序，确保转递的合规性。第八章档案的销毁与移交对已完成期限的档案，需根据相关规定进行销毁或移交。销毁工作需进行登记备案，确保销毁过程的透明与可追溯。移交档案时，需由接收单位进行清点，确保档案的完整交接，并填写移交清单。第九章监督与评估为确保档案管理制度的有效落实，需建立监督与评估机制。设立档案管理监督小组，定期对档案管理情况进行检查和评估。对于档案管理中的问题，及时提出整改意见，并跟踪落实情况。每年对档案管理工作进行总结和评估，提出改进方案，持续提高档案管理的效率和质量。附则本制度由综合管理部负责解释，自颁布之

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