2024年度会议策划与执行服务协议版B版

甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUME甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUMEPERSONAL

2024年度会议策划与执行服务协议版B版本合同目录一览1.会议策划1.1会议主题确定1.2会议时间、地点安排1.3会议规模及参会人员1.4会议日程安排1.5会议宣传及邀请函制作2.会议执行2.1会议现场布置2.2会议设备及技术支持2.3会议接待与签到2.4会议议程执行与协调2.5会议摄影及录像3.会议内容3.1主讲人及演讲内容安排3.2互动环节设计3.3参会嘉宾演讲稿收集与审核3.4会议资料制作与发放4.会议费用4.1会议预算制定4.2会议费用支付及报销4.3会议赞助商合作及赞助费用分配4.4会议成本控制4.5会议费用结算5.会议宣传5.1会议官网及社交媒体运营5.2会议新闻稿发布5.3会议海报、宣传册设计制作5.4会议广告投放5.5会议现场直播及录播6.参会人员住宿与交通6.1参会人员住宿安排6.2参会人员交通指南6.3嘉宾接送机服务6.4外地参会人员行程安排6.5参会人员住宿及交通费用结算7.应急预案7.1突发事件的预防与处理7.2会议现场安全保卫7.3医疗急救措施7.4网络及技术故障应对7.5会议延期或取消应急预案8.会议效果评估8.1参会人员满意度调查8.2会议现场反馈收集8.4会议改进措施及建议8.5会议成果宣传及报道9.知识产权保护9.1会议内容版权保护9.2会议现场摄影、录像版权管理9.3参会人员演讲稿版权声明9.4会议资料版权标注9.5侵权行为处理10.保密条款10.1会议筹备及执行过程中的商业秘密保护10.2参会人员信息保密10.3会议资料保密10.4违约保密条款的赔偿责任10.5保密期限及解密条件11.合同的生效、变更与解除11.1合同签订及生效11.2合同变更条件及程序11.3合同解除条件及后果11.4违约责任及赔偿11.5争议解决方式及适用法律12.其他条款12.1合同的组成部分12.2合同的签订地点和时间12.3合同的履行地和履行方式12.4合同的解除和终止12.5合同的补充条款13.合同的附件13.1会议策划方案13.2会议执行计划13.3会议费用明细表13.4会议宣传材料样本13.5参会人员名单及职务14.合同的签署页14.1甲方（委托方）签署页14.2乙方（受托方）签署页第一部分：合同如下：第一条会议策划1.1会议主题确定根据甲方提供的会议目标和要求，乙方负责策划并提出会议主题，经甲方确认后进行后续工作。1.2会议时间、地点安排乙方根据甲方提供的会议目标、预算和预期效果，提出会议时间、地点的建议，经甲方确认后执行。会议时间应充分考虑参会人员的日程安排，确保尽量高的参会率。会议地点应满足甲方对于会议环境、设施的要求。1.3会议规模及参会人员乙方根据甲方提供的预算和会议目标，确定会议规模和参会人员范围，并负责邀请符合条件的参会人员，确保会议的专业性和高效性。1.4会议日程安排乙方根据甲方提供的会议主题和目标，策划会议日程，包括主旨演讲、分论坛、圆桌讨论、展览展示等环节，经甲方确认后执行。1.5会议宣传及邀请函制作乙方负责制作会议邀请函，包括会议主题、日程、地点、参会人员等信息，并通过邮件、短信等方式发送给参会人员。同时，乙方负责会议的宣传工作，包括在官方网站、社交媒体等平台上发布会议信息，提高会议的知名度和影响力。第二条会议执行2.1会议现场布置乙方负责会议现场的布置，包括舞台、灯光、音响、背景板、座椅等，确保会议的顺利进行。2.2会议设备及技术支持乙方提供会议所需的所有设备和技术支持，包括投影仪、音响设备、网络设备、直播设备等，并确保设备的正常运行。2.3会议接待与签到乙方负责会议的接待工作，包括接待参会人员、协助签到、提供会场指引等服务，确保参会人员顺利进入会场。2.4会议议程执行与协调乙方负责会议议程的执行和协调工作，确保会议按照预定的日程和流程进行，包括控制会议时间、引导参会人员参与讨论、处理突发事件等。2.5会议摄影及录像乙方负责会议的摄影及录像工作，记录会议的精彩瞬间，并提供给甲方用于后续的宣传和报道。第三条会议内容3.1主讲人及演讲内容安排乙方负责筛选合适的主讲人，并与其沟通演讲内容，确保演讲内容与会议主题相符，并具有启发性和价值性。3.2互动环节设计乙方负责设计会议的互动环节，包括问答环节、圆桌讨论、观众投票等，以增加会议的参与度和趣味性。3.3参会嘉宾演讲稿收集与审核乙方负责收集参会嘉宾的演讲稿，并对其进行审核，确保演讲稿的质量。3.4会议资料制作与发放乙方负责制作会议资料，包括参会人员名录、会议手册、会场地图等，并在会议现场发放给参会人员。第四条会议费用4.1会议预算制定乙方根据会议的规模、内容、预期效果等，制定会议预算，并提交给甲方审批。4.2会议费用支付及报销甲方按照预算审批的结果，向乙方支付会议费用。乙方负责提供正规发票，甲方按照约定进行报销。4.3会议赞助商合作及赞助费用分配乙方负责寻找会议的赞助商，并与之合作。赞助费用应按照赞助商的需求和贡献进行合理分配。4.4会议成本控制乙方应严格控制会议成本，确保会议在预算范围内完成。4.5会议费用结算会议结束后，乙方应向甲方提交会议费用的详细结算报告，包括实际支出、费用明细等，经甲方确认后进行结算。第五条会议宣传5.1会议官网及社交媒体运营乙方负责会议的官网及社交媒体的运营，包括发布会议信息、更新会议日程、展示会议亮点等，提高会议的知名度和关注度。5.2会议新闻稿发布5.3会议海报、宣传册设计制作乙方负责设计制作会议的海报、宣传册等宣传材料，通过邮寄、网络等方式发放给目标受众。5.4会议广告投放乙方负责会议广告的投放，包括在线广告、户外广告等，以提高会议的知名度和曝光度。5.5会议现场直播及录播乙方负责会议的现场直播及录播工作，通过网络、电视等方式将第八条参会人员住宿与交通8.1参会人员住宿安排乙方负责为参会人员预订住宿酒店，并确保住宿条件符合甲方的要求，同时负责与酒店沟通会议相关事宜。8.2参会人员交通指南乙方提供详细的参会人员交通指南，包括机场接送、公共交通路线、出租车预约等信息。8.3嘉宾接送机服务乙方负责为重要嘉宾提供接送机服务，确保其按时到达和离开会议地点。8.4外地参会人员行程安排乙方负责为外地参会人员安排行程，包括预订机票、火车票、酒店等，并提前通知外地参会人员。8.5参会人员住宿及交通费用结算会议结束后，乙方应向甲方提交参会人员住宿及交通费用的详细结算报告，包括实际支出、费用明细等，经甲方确认后进行结算。第九条应急预案9.1突发事件的预防与处理乙方制定应急预案，包括突发事件的预防措施和处理流程，确保会议在突发事件发生时能够迅速应对。9.2会议现场安全保卫乙方负责会议现场的安全保卫工作，包括安排保安人员、检查消防设施、确保参会人员的人身安全等。9.3医疗急救措施乙方在会议现场设置医疗急救站点，并配备必要的医疗设备和药品，以应对突发疾病或受伤情况。9.4网络及技术故障应对乙方提前准备网络及技术故障的应对措施，包括备用设备、技术支持团队等，确保会议在网络或技术故障发生时能够迅速恢复。9.5会议延期或取消应急预案乙方制定会议延期或取消的应急预案，包括通知参会人员、调整会议日程、处理相关费用等。第十条会议效果评估10.1参会人员满意度调查乙方在会议结束后进行参会人员满意度调查，收集参会人员对会议的整体评价和建议。10.2会议现场反馈收集乙方收集会议现场参会人员的反馈意见，包括提问、建议等，以评估会议的效果。10.4会议改进措施及建议根据会议效果评估的结果，乙方提出会议改进措施和建议，以提高会议的质量和效果。10.5会议成果宣传及报道乙方负责将会议的成果进行宣传和报道，包括新闻稿发布、社交媒体推广等，扩大会议的影响力。第十一条知识产权保护11.1会议内容版权保护乙方负责保护会议内容的版权，包括演讲稿、演示文稿等，未经甲方许可，不得对外传播。11.2会议现场摄影、录像版权管理乙方负责管理会议现场的摄影、录像版权，未经甲方许可，不得对外发布或使用。11.3参会人员演讲稿版权声明乙方在会议邀请函中明确参会人员演讲稿的版权声明，以保护参会人员的知识产权。11.4会议资料版权标注乙方在会议资料上标注版权信息，以保护会议资料的版权。11.5侵权行为处理乙方负责处理会议版权侵权行为，包括警告、投诉、的法律行动等。第十二条保密条款12.1会议筹备及执行过程中的商业秘密保护乙方负责保护会议筹备及执行过程中的商业秘密，未经甲方许可，不得向第三方泄露。12.2参会人员信息保密乙方负责保护参会人员的个人信息，未经甲方许可，不得向第三方泄露。12.3会议资料保密乙方负责保护会议资料的保密性，未经甲方许可，不得向第三方泄露。12.4违约保密条款的赔偿责任乙方违反保密条款的，应承担相应的赔偿责任第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件1：会议策划方案详细描述会议主题、时间、地点、规模、日程安排等内容，以及会议宣传和邀请函的制作方案。附件2：会议执行计划详细列出会议现场布置、设备及技术支持、接待与签到、议程执行与协调、摄影及录像等工作计划。附件3：会议费用明细表详细列出会议预算制定、费用支付及报销、赞助商合作及赞助费用分配、成本控制、费用结算等内容。附件4：会议宣传材料样本提供会议海报、宣传册等宣传材料的设计样式和内容示例。附件5：参会人员名单及职务列出参会人员的姓名、职务等相关信息。附件6：会议应急预案详细描述突发事件的预防与处理、现场安全保卫、医疗急救措施、网络及技术故障应对、会议延期或取消应急预案等内容。附件7：满意度调查问卷提供参会人员满意度调查的问卷样例，包括问题列表和回答选项。附件9：知识产权保护声明明确会议内容版权保护、摄影录像版权管理、参会人员演讲稿版权声明、会议资料版权标注等内容。附件10：保密协议详细描述会议筹备及执行过程中的商业秘密保护、参会人员信息保密、违约保密条款的赔偿责任等内容。说明二：违约行为及责任认定：1.乙方未能按照约定时间、地点、规模、日程安排等完成会议策划工作。2.乙方提供的会议设备及技术支持不符合甲方要求，导致会议无法顺利进行。3.乙方未能按照约定保护甲方及参会人员的商业秘密和个人信息。4.乙方未按照约定时间向甲方支付会议费用或提供发票。5.乙方未按照约定提供满意的会议服务，导致甲方利益受损。违约责任认定标准：1.违约行为导致甲方损失的，乙方应承担相应的赔偿责任。2.乙方未能按照约定时间完成工作的，应按照逾期天数向甲方支付违约金。3.乙方提供的服务不符合约定的，甲方有权要求乙方改正或重新提供服务。4.乙方违反保密条款的，应承担相应的赔偿责任，包括但不限于赔偿损失、支付违约金等。示例说明：如果乙方未能在约定时间内提供会议设备和技术支持，导致会议无法按时开始，甲方有权要求乙方支付违约金，并有权要求乙方尽快提供设备和技术支持，以保证会议的顺利进行。说明三：法律名词及解释：1.会议策划：指为会议的顺利举行提供方案和计划，包括会议主题、时间、地点、规模、日程安排等内容。2.会议执行：指按照会议策划方案具体实施会议的各项活动，包括现场布置、设备及技术支持、接待与签到、议程执行与协调等工作。3.会议内容：指会议所包含的各项活动内容，如主旨演讲、互动环节、参会嘉宾演讲稿等。4.会议费用：指为举办会议所需的全部开支，包括会议策划、执行、宣传、场地租赁、