档案信息化建设

档案信息化建设

机关档案室档案信息化建设二.数字档案馆建设一.档案信息化建设第1节档案信息化的概述第2节

档案信息化的发展历程及现状分析第3节

档案信息化的要素第4节

档案信息化建设的重要意义第5节

档案信息化建设的内容3一、档案信息化建设一、档案信息化定义：

档案信息化是在国家总体规划和系统组织之下，采用现代信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化，最大限度地满足社会档案需求的建设过程，它是国家信息化体系的有机组成部分，是国家信息化战略在档案领域的具体体现，其建设内容十分丰富并不断变化，具时代性和社会性。

4

第1节

档案信息化的概述二、上述定义揭示以下几点：档案信息化是国家信息化的一个领域，是信息化在档案领域的具体实现；档案信息化是档案工作目标与信息技术手段的结合，是档案业务向数字网络环境的迁移、扩展；档案信息化涉及信息技术和人文环境两个层面，具有十分丰富的内涵；档案信息化是一个不断发展的过程。档案信息化建设5第1节

档案信息化的概述三、档案信息化概念的总结：总之，档案信息化绝不是某一个或几个方面的事，它也不是单纯的技术现代化、手段现代化过程，也不能简单地与档案数字化、网络化建设等同起来。档案信息化建设包括了档案信息化基础设施建设、档案信息数据库建设、档案信息资源的有序组织、档案信息资源的开发利用、档案人才的培养与用户的培训、档案信息化建设的相关政策、法规、制度和标准的制定与实施、信息技术的广泛应用等等。6第1节

档案信息化的概述第2节

档案信息化的发展历程及现状分析

一、档案信息化的发展历程1、启蒙与认识阶段80年代中后期电子文档的出现，档案保管机构面临着信息化时代的挑战

2、起步与探索阶段90年代计算机应用系统建设工作取得了初步的成效

3、建设与成长阶段90年代

更大范围的信息化基础设施建设与逐渐成长阶段4、发展与应用阶段进入21世纪信息化建设进入快速发展和深层应用阶段，网络共享时代7第2节

档案信息化的发展历程及现状分析

起步阶段的基本特征是：少数有条件的档案馆、档案室配备了微机尝试使用使用计算机检索档案管理软件功能单一：多数自行开发，档案软件未全面商业化档案目录数据库容量非常有限，且以案卷级为主8第2节

档案信息化的发展历程及现状分析

快速发展阶段的基本特征：国家和地方政府对档案信息化的投入有较大增加信息化设备的配置越来越多软件功能不断完善，并开始商业化档案网站方兴未艾档案人员计算机应用能力迅速提高完成了全部或部分馆藏档案的案卷和文件级目录录入档案管理系统以单机为主各行各业在OA、CAD发展中大量生成电子文件，对档案管理提出严峻挑战，电子文件管理成为核心问题9

二、当前的档案信息化工作现状1、对档案信息化的认知程度参差不齐2、对开展信息化工作的思路不完全相同3、开展工作的方式有所不同4、对档案信息的安全管理存在疑惑5、对档案信息化工作内容理解存在差异6、对网络和信息技术的理解程度不一致

第2节

档案信息化的发展历程及现状分析

10第2节

档案信息化的发展历程及现状分析

1、对档案信息化的认知程度参差不齐满足于手工管理模式使用单机版管理模式局域网管理模式2、对开展信息化工作的思路不完全相同

档案信息化不局限于档案管理部门内部来开展工作，而是纳入学校信息化规划过程中去建设档案业务部门根据需要先行一步，首先从本馆的业务发展逐渐开展起来，然后等待时机成熟后再考虑与主管单位相关部门之间的信息实现集成

11

第2节

档案信息化的发展历程及现状分析

3、开展工作的方式有所不同自主开发

购买商品化

合同外包制4、对档案信息的安全管理存在疑惑

技术人员的事情，安全他们负责技术人员不是档案管理人员，持怀疑态度网络不安全，不能将档案数据上网对已安装购买的防火墙、防病毒软件不升级从管理上下功夫，有效的备份措施。

12

第2节

档案信息化的发展历程及现状分析

5、对档案信息化工作内容理解存在差异信息化工作是一个长期的、系统的、多知识融合应用的综合工程，需要在总体规划的基础上，根据实际需要逐步开展，并逐渐创造条件，提高业务管理水平，提高全体员工的综合素质，在档案馆内部资源管理、馆藏数字化和电子文件归档等方面不断探索新思路、新模式，实现一体化的现代管理，实现全馆内部信息的集成，实现档案馆与相关业务部门之间信息的集成与资源共享。

6、对网络和信息技术的理解程度不一致

信息共享与网络安全保障如何？信息共享与档案保密的处理。

13三、档案信息化应用的瓶颈1、人员问题2、资金缺乏3、缺乏激励机制4、只购买软件，不购买实施和维护5、业务流程不衔接、业务工作很原始第2节

档案信息化的发展历程及现状分析

14档案信息化的构成要素：1.档案信息网络2.档案信息资源3.档案信息化专业人才4.信息化技术及装备5.档案信息化法规、标准15第3节

档案信息化的要素

16第3节

档案信息化的要素

一、对于档案管理人员的意义：1、档案管理不再费时费力档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。17第4节档案信息化建设的重要意义

2、检索查询更为方便传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。18第4节档案信息化建设的重要意义

3、档案的查借阅工作更加可控。传统的档案查借阅多为手工为主，费时费力、容易出错，档案管理实现信自化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。19第4节档案信息化建设的重要意义

二、对于成文单位及档案室的意义：1、更好的收集和管理档案2、方便二次利用、提高利用率3、可以解决档案损坏、丢失的问题4、形成完整的档案信息网络5、形成电子信息资源中心6、提高职工的工作效率7、档案室职能变保管为服务20第4节档案信息化建设的重要意义

档案信息化建设，是指在国家档案管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。档案信息化建设是以信息技术为依托、以档案资源为核心，以档案法规、制度为保障，围绕档案工作开展现代化管理的综合过程。2004年国家档案局发布的《全国档案信息化建设纲要》明确提出了档案信息化建设的六项核心内容档案信息化建设的内容是什么？第5节档案信息化建设的内容21一.基础设施建设二.信息资源建设三.应用系统建设四.标准规范建设五.人才队伍建设六.安全保障体系建设基础设施是条件，标准系统是手段，信息资源是核心，信息利用是目的，安全管理是保障，人才资源是关键，各项建设内容相辅相成、不可或缺。22第5节档案信息化建设的内容一、基础设施建设：档案信息网络系统和档案数字化存诸和备份系统的设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。配置信息处理设备

计算机、服务器、扫描仪、数码摄录机、复印机、打印机等建设和完善档案网络

档案局、馆内部的局域网连接政府各部门的政务网连接公众的外部互联网23第5节档案信息化建设的内容计算机信息网络，通过通信线路和通信设备将分散的计算机连接成为一个整体，以实现信息传输和资源共享（软件、硬件、信息）的计算机系统。按网络的作用范围和计算机之间互连的距离可划分为：局域网(LAN)：一个部门或一个单位档案局馆内组建的专用网络城域网(MAN)：城市区域范围内的信息网络广域网(WAN)：全国乃至全球范围的信息网络24第5节档案信息化建设的内容构成信息网络的主要设备25交换机集线器路由器服务器线路光纤双绞线其他线路交换机集线器路由器服务器线路光纤双绞线其他线路档案馆、室的局域网26

OA系统数据库应用程序服务器交换机用户MailExcelWord档案管理27档案馆室局域网与当地政务网的联通建设局局域网地方政务网其他WebEmail文件交换档案局、馆局域网规划局局域网教育局局域网卫生局局域网二.信息资源建设1、主要对象：馆（室）藏档案；接收的电子文件；网络信息资源的获取；其它档案信息资源2、系统构成：数字化处理前准备；数字化处理子系统；电子文件的处理系统；数据存储子系统；数字化信息发布子系统3、数据库的建设：数据质量要求：数据的规范性、数据的有效性、数据的稳定性、数据的新颖性。目录数据库：把案卷目录、卷内目录输入到数据库、实现案卷目录的计算机管理，提高检索速度与查准率。全文数据库：档案文件的全部信息输入计算机，实现计算机管理与查阅。

28第5节档案信息化建设的内容三.档案管理应用系统建设29档案管理软件系统的开发与推广基于政务网的文件档案信息系统的构建基于互联网和政务网的档案网站建设数字档案馆建设应用系统建设：档案信息的收集、整理、利用、安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果。

第5节档案信息化建设的内容四.

档案信息化法规、标准建设档案信息化法制建设档案信息化标准体系建设标准规范建设是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。30第5节档案信息化建设的内容需要建设的档案规范标准体系如下图所示312002年，制定了国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894－2002）。2003年7月22日国家档案局发布了《电子公文归档案管理暂行办法》。2005年6月，国家档案局、国务院信息化工作办公室联合召开《中国档案信息化发展战略论坛》2005年12月，通过《全国档案事业发展“十一五”计划》，开始实施“国家数字档案建设与服务工程”（金档工程）2005年发布了《纸质档案数字化技术规范》、《公务电子邮件归档与管理规则》等行业标准32第5节档案信息化建设的内容33第5节档案信息化建设的内容五.档案信息化人才队伍建设档案信息化建设，人才是关键。省委办公厅、省政府办公厅联合下发的《关于加强和改进新形势下全省档案工作的实施意见》中（二十）加强档案队伍建设，落实《中华人民共和国档案法》和《甘肃省档案条例》规定，配齐乡镇、街道、社区专（兼）职档案人员，对所属单位和辖区内的档案工作加强监督和指导。干部入口要严把关，对急缺人才在招引政策上可给予倾斜。企事业单位要明确专兼职档案人员，做到人岗相宜。重视和提拔使用档案干部，努力造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案干部队伍。

34六.档案信息安全保障系统建设

根据“木桶原理”，档案信息的安全水平将由档案信息安全所有环节中最薄弱的环节决定。第5节档案信息化建设的内容

35第1节档案信息安全的涵义信息安全硬件安全软件安全数据安全信息安全实体安全运行安全通信安全存储安全﹢﹢﹢﹢﹢20世纪80年代后基于网络的信息安全，除了要求保证信息的保密性、完整性和可用性以外，还要求保证信息的可控性、抗抵赖性等。

从逻辑上：从动态过程上：第5节档案信息化建设的内容2.档案信息安全概念构建动态的档案信息安全保障体系，确保档案信息的真实性、完整性、保密性、可用性、可控性和抗抵赖性。

36第5节档案信息化建设的内容

硬件

软件

档案数据

人员

物理环境

人文环境37第5节档案信息化建设的内容小结：档案信息化系统建设的主要目的是提高档案管理的科学性和档案工作的有效性，加强对档案资源的规范化管理、促进档案资源的开发和利用，实现档案的社会价值。使用档案管理系统和档案数字化是当前我省各级档案部门信息化建设的关键和重点任务，也是确保各级档案馆“双套制”接收工作的必然环节，什么时期用什么软件，配置什么设备，要根据本单位档案工作开展的具体情况，上单机版也好，上网络版也行，关键就是我们档案工作人员要有档案信息化的意识。38一、档案信息化建设第1节数字档案馆建设的概述第2节管理系统功能要求第3节应用系统开发和服务平台构建第4节数字档案资源建设的内容39二、数字档案馆建设1.1概念：

(狭义)数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。数字档案馆建设40

第1节数字档案馆建设的概述第1节数字档案馆建设的概述

（广义）数字档案馆是一个存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的档案馆群体，是一个新型的档案信息知识服务系统，是一种开放的、互动的、联合的、数字化的档案信息服务模式。数字档案馆建设41第1节数字档案馆建设的概述1.2建设的意义有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化，有利于提高各级政府公共服务能力，有利于促进社会主义文化的发展繁荣，有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。数字档案馆建设42第1节数字档案馆建设的概述1.3数字档案馆的分类1、国家级数字档案馆、地方级数字档案馆（按层次分）；2、综合数字档案馆、专业行业数字档案馆以及专门、专题数字档案馆（按管理内容分）；3、国家机关数字档案馆、企事业单位数字档案馆、个人数字档案馆等（按管理部门的性分）。数字档案馆建设431.4建设原则与要求：数字档案馆建设应当遵照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，积极推进，务求实效。数字档案馆建设44第1节数字档案馆建设的概述1.5建设目标：

数字档案馆建设的目标是:紧紧依靠国家和当地信息化基础设施建设环境，充分利用各种政务网平台、公众网平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应本部门本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平台，开发应用符合功能要求的管理系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。数字档案馆建设45第1节数字档案馆建设的概述第1节数字档案馆建设的概述1.6建设内容数字档案馆建设的主要内容包括：(一)标准规范体系建设。(二)数字信息资源建设。(三)数字档案馆应用系统建设。(四)基础设施建设。(五)信息安全体系建设。

数字档案馆建设46数字档案馆建设47总体架构——业务模型2.1收集功能要求（1）系统能够根据相关要求接收立档单位产生的各类电子文件及其元数据，并在建立一整套接收机制基础上，保证接收过程责权明确，杜绝安全隐患，从源头上保证数字档案的真实、完整、可用。（2）系统应当提供选择在线接收和脱机接收方式。数字档案馆建设48

第2节管理系统功能要求

第2节管理系统功能要求（3）系统应当能够批量导入或导出数据，保证数据的可靠和可用。（4）系统应能对在线或离线接收的档案数据进行真实性、完整性、可用性验证。（5）系统应具备目录数据和内容数据等多种信息资源的采集功能。数字档案馆建设49第2节管理系统功能要求2.2管理功能要求（1）按照设定的分类方案，将数字档案信息存储到系统中，或根据管理要求进行适当调整。（2）过滤重份数据和重新分类、编号。（3）对档案内容进行抽取和添加元数据等操作。目前档案管理都是基于目录数据库挂接方式来实现，将来不排除使用新的扶术方法对数字档案进行有效管理。数字档案馆建设50第2节管理系统功能要求（4）辅助人工完成档案的开放鉴定工作。（5）对档案内容数据及其元数据等相关信息建立持久联系，形成长期保存档案数据包和利用数据包。（6）对档案类型、数量大小等按照设定要求进行统计、显示或打印输出所需各类档案信息。（7）辅助完成馆藏实体档案编目（著录、标引)、整理、出入库房整理等工作。（８）定制档案业务流程或进行流程再造。数字档案馆建设51第2节管理系统功能要求２.３保存功能要求系统能够实现对数字档案长久的安全保存，包括两方面的要求一是长久保存策略的确定；二是存储架构选择。数字档案馆建设52第2节管理系统功能要求2.4利用功能要求数字档案管理系统应当根据档案信息的利用需求和网络条件，分别通过公众网、政务网、局域网等建立利用窗口。系统应能实现档案查询、资源发布、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析等功能。数字档案馆建设53数字档案馆建设54总体架构——功能模型第3节.应用系统开发和服务平台构建3.1应用系统开发应当遵循整体性、开放性、稳定性等原则。（1）按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。

（2）开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。（3）全面推进馆藏数字档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，建立各类数字档案资源库群。数字档案馆建设55第3节.应用系统开发和服务平台构建（4）应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。（5）运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。（6）配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全数字档案馆建设56数字档案馆建设57总体架构——系统架构第3节应用系统开发和服务平台构建设施层：包括机房和数字化场地，为系统建设提供基础支持；系统层：包括网络平台、硬件平台和系统软件平台以及各种网络协议（HTTP/SSL/FTP/SMTP/SOAP/MMS，分别为超文本传输、传输加密、大文件传输、数据交换、流媒体播放），是系统得以部署和运行的基础条件；数据层：即档案信息资源库，是数字档案馆系统的核心。按照资源的类型和用途可以分成目录数据库、全文数据库、多媒体数据库、档案管理数据库、网站数据库、系统维护数据库。58第3节应用系统开发和服务平台构建平台层：指应用基础平台和第三方工具软件，包括基础组件平台、系统管理平台、信息发布平台、全文检索引擎、PDF转换服务等，为应用系统的建设提供强有力的平台支撑。应用层：已经建成或需要建设的各种应用系统，如档案馆资源管理系统、电子文件中心系统、数字化加工处理系统、档案室集中式管理系统、档案信息交互平台、因特网门户等，分别部署在局域网、政务外网、政务内网和因特网四个网域；数字档案馆建设59第3节应用系统开发和服务平台构建安全保障体系：系统安全保障体系包括网络安全、系统安全、数据库安全、信息安全、设备安全、信息介质安全和计算机病毒防治等各个方面；实施保障体系：系统建设的同时，应从人才、技术、资金、标准和制度等方面保证项目的顺利实施。数字档案馆建设60第3节应用系统开发和服务平台构建

3.2服务平台建设（1）基于局域网的档案管理平台（2）基于政务网的档案数据交换平台（3）基于公众网的档案信息发布平台数字档案馆建设61数字档案馆相关应用系统总体规划如下：注：箭头表示数据流向，红色箭头表示数据汇总，蓝色箭头表示数据发布，各个渠道的数据首先汇总到局域网核心资源库中，由档案馆相关责任人对其整理鉴定之后再发布到各个网域的相关系统上去。数字档案馆建设62数字档案馆建设63解决设想——应用系统建设（续）第3节应用系统开发和服务平台构建1.网站系统

数字档案馆建设64第3节应用系统开发和服务平台构建2.电子文件中心数字档案馆建设65第3节应用系统开发和服务平台构建3.分布式目录中心数字档案馆建设66第3节应用系统开发和服务平台构建4.虚拟档案室

数字档案馆建设67第3节应用系统开发和服务平台构建5.档案馆综合管理系统

数字档案馆建设68第3节应用系统开发和服务平台构建6.数字化加工系统数字档案馆建设69第3节应用系统开发和服务平台构建7.虚拟库房管理系统数字档案馆建设70第3节应用系统开发和服务平台构建8.电子阅览室系统数字档案馆建设71第3节应用系统开发和服务平台构建9、电子档案接收管理系统10、电子档案共享利用系统11、电子档案长期保存管理系统12、行政事务管理系统数字档案馆建设72第3节应用系统开发和服务平台构建3.3网络平台建设合理规划档案应用网络平台并调整改造现有档案局(馆)网络结构，总体上划分为局域网、政务外网、政务内网、因特网四个网络平台。网络架构示意如下：数字档案馆建设73数字档案馆建设74总体架构——横向网络架构数字档案馆建设75总体架构——纵向网络架构第3节应用系统开发和服务平台构建局域网与政务外网、局域网与政务外网、政务内网与政务外网之间采取物理隔离；政务外网与因特网之间采用逻辑隔离，政务外网可以单向访问因特网；各网络平台的为：局域网：面向档案局（馆）内部档案人员，部署档案核心资源总库（档案目录、现行文件、公开信息等），实现档案信息资源的收集、管理、利用。数字档案馆建设76局域网数字档案馆建设77第3节应用系统开发和服务平台构建政务外网：非涉密网，面向直属立档单位，部署非涉密数据库（档案、公开信息、现行文件等非涉密数据），实现较大范围的档案资源收集上报与共享利用。主要应用：电子文件中心系统档案室集中式管理及报送系统（虚拟档案室）馆室信息交互平台档案利用服务平台数字档案馆建设78政务外网数字档案馆建设79第3节应用系统开发和服务平台构建政务内网：涉密网，面向直属立档单位，部署涉密数据库，接收和管理具有一定密级的档案信息，主要应用：数据接收管理平台档案利用服务平台数字档案馆建设80政务内网数字档案馆建设81数字档案资源建设是数字档案馆建设的核心内容，也是一项经常性的业务工作。数字档案资源建设包括电子文件接收、传统载体档案数字化转换、资源整理