湖南卫培教育发展有限公司管理费用报销审批流程

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1公司概况 湖南卫培教育发展有限公司管理费用报销审批流程优化设计1公司概况1.1公司简介湖南卫培教育发展有限公司，是一家集教育研究、开发、管理和组织实施教学工作的综合教育培训机构，成立于2010年8月24日，注册资本200万元，现有员工85人，2020年收入2500万元。业务涉及医学学历教育部、医学职称考试培训、成人高考、学历提升等六大模块。这些业务模块已经或正在成为湖南领先，全国知名的教育产品，极大的满足了基层医护人才不断增长的学习需求。2011年、2012年连续两年在湖南中医药大学函授站的年度检查评估中被评为年度“优秀函授站”；被长沙市教育局评为“依法办学，诚信服务”教育机构；被学员誉为湖南地区最值得“信赖和喜爱”的知名品牌教育机构之一。1.2组织架构总经理董事长总经理董事长教学部人力资源部招生部财务部市场部 咨询部咨询部客服部图1-1湖南卫培教育有限公司组织结构图2公司现行管理费用报销流程湖南卫培教育发展有限公司现行的管理费用报销审批流程如下：财务经理复核会计审核部门经理审核报销人粘贴原始凭证、填写报销单财务经理复核会计审核部门经理审核报销人粘贴原始凭证、填写报销单 财务经理审核付款申请单副经理审批总经理审批（重大和特殊费用）财务经理审核付款申请单副经理审批总经理审批（重大和特殊费用）图2-1湖南卫培教育有限公司管理费用报销审批流程图在以上流程中，需要每个部门主管人的签名，在签名过程中，报销人员需要穿梭于不同的部门。很多员工对报销流程的熟悉度不够，无法按部就班进行费用报销，在进入到不同的流程环节时，需要反复的确认后，并准备相应的材料才能进行费用报销。而且在报销时，员工可能还会出现错误，不利于费用报销工作正常的进行。3公司管理费用报销审批流程存在的问题3.1管理费用报销审核时间长湖南卫培教育发展有限公司采取的费用报销模式是线下模式，每次报销流程都是报销人员手工填写报销单据，再交由部门经理审核、会计审核、财务经理审核并填制付款单、经理审核、领取现金，最后会计做账。在以上的费用报销审批流程环节中，员工报销需要获得最少五个主管的签名，每次完成一个主管的签名，都需要等待较长的一段时间。此时员工已经花费较多的时间，影响了员工的工作效率。当出现特殊事项时，如领导出差或者碰上非工作日，报销人员找领导签字时，领导人不在或者太忙忘记了，员工还要重新跑一趟。整个流程下来最长达到半个月之久。在一项对员工费用报销审批所需花费的时间调查发现，平均每名员工一次费用报销时间为40分钟。如此以往，会造成大量的工作堆积还会影响财务审核。员工垫支的出差费用久久得不到报销，会让员工对企业产生消极情绪。3.2非财务人员缺乏必要的财务知识在工作过程中我发现，企业很多非财务人员并不熟悉和了解企业的报销审批流程。因此在费用报销过程中，员工经常会出现报销单的填写不规范、报销凭证不齐全、票据张贴格式不对等问题，而在各个部门之间来回往返。还有因为员工缺乏对财务单据的认识的不健全，分不清借支单、报销单、审批单等的功能与作用。从而在工作中接触到这些单据时很容易犯错误，进而影响工作效率。3.3管理费用没有制定费用报销限额(1)办公费用在翻阅凭证时发现2018、2019年的办公费用是在三万元左右，而2020年却到达了7万元的数值，同期增长了57.14%。且在同一年的不同时间段也有较大的差异，如7月份的办公费是2250元，而9月份就达到了5600元。仔细翻阅凭证的过程中发现，销售部9月份曾多次购进计算器、订书机、鼠标、鼠标垫等使用期限较长的办公用品。出现这些情况的原因是公司没有制定明确的办公费用限额，员工认为办公用品坏了公司就应该配置到位，以致部分新进员工对办公用品的使用不爱惜。(2)差旅费许多员工在出差的时候，有时会选择最贵、最舒适的交通方式，有些出差路程不是很长，但是在选择火车出行的时候，还是会选择卧铺，或者在选择高铁的时候，也会选择一等座。如人事部人员从长沙到北京出差，飞机票晚上九点是325元，下午一点是455元。若选择高铁出行，二等座是342元而一等座是649元。价格相差较大，不仅增加了成本费用还会引起其他员工的攀比。出差旅馆住宿费用也没用处于完全控制的状态，部分员工出差会选择与其级别权限不匹配的酒店，还会将不属于因出差而发生的费用项目罗列进住宿费中。如普通员工的酒店应是经济型的酒店，但她（他）可能会选择与其级别不符的三星级酒店。甚至有些员工在实际出差的整个过程中，有时会以宴请客户为理由增加餐补费用。4公司管理费用报销审批流程优化设计4.1简化管理费用报销审批流程由于报销流程的复杂性会出现报销费用不及时和工作效率低下等问题，因报销人网上填写报销单部门经理进行审核报销人网上填写报销单部门经理进行审核相关领导线上审批报销人员打印报销单并附上相关票据移交财务部据移交财务签字审核做账出纳付款图4-1管理费用报销审批流程图(优化)4.2加强企业员工财务知识的普及湖南卫培教育发展有限公司非财务人员缺乏所需的财务知识，可以通过企业普及所需的财务知识和培训来解决。作为公司大部分的员工来说，他们并不了解会计人员的具体工作流程，也不清楚会计是怎样做账，出报表。但是，作为企业的一名员工都应该知道从财务信息中提取出对自己有用的财务信息，可以知道自己业务对公司财务状况的影响。对于费用报销等日常业务，这种公司员工都有可能涉及到的工作，既能提高员工的工作效率，又可以减轻财务工作人员的压力。关于员工培训的具体内容：首先，财务工作人员可以对日常业务中经常出现的问题做一个问卷调查，然后根据调查结果进行分类汇总，再组织对需要报销的员工进行培训。这样，既有利于财务人员的工作，又不会使报销人员在各部门之间往返跑。其次，对于一些员工会涉及比较专业的财务知识，可以进行阶段性的培训。如个人所得税的计算和社保的缴纳，以及一些国家最新颁布的税收优惠政策、福利制度、一些常见的票据填写和使用方法、以及费用报销的流程。4.3明确管理费用开支限额在公司实习期间我发现，湖南卫培教育发展有限公司对管理费用开支的限额没有较为细致的规章准则和参考标准。以下是我对卫培教育发展有限公司管理费报销中的办公费、差旅费限额提出的建议。4.3.1办公费将办公费所包含的内容进行分类整理，制定出分类清单，以及规定领取办公物品的次数，就不会出现计算器、鼠标垫等办公用品在一个月内出现多次领取的现象。可以减轻采购工作人员和财务人员的工作压力，又可以减轻企业的成本费用。其次，对办公用品每个部门领取的数量和金额进行统计，再根据统计的情况对各个部门所领用相关的办公用品进行具体的规定。如表格所示，将办公用品分为文件档案类、桌面用品、办公耗材、日杂百货、办公设备、财务用品，并对各部门领取的次数和金额进行明确的规定。表4-1办公费用开支限额办公用品类型领用次数预算金额文件档案类文件夹、票据夹、档案盒、资料架、文件柜等1次/月100-200元桌面用品订书机、打孔器、剪刀、计算器、胶水、笔筒、台历架等1次/月100-200元办公耗材打印和装订耗材、办公用纸等1次/月100-200元日杂百货生活用纸、一次性用品、口罩等2次/月200-300元办公设备碎纸机、复印机、投影仪、电脑等1次/3年2000以内财务用品账本、凭证、报表、墨水等3次/月300-800元注：办公设备的更换根据其折旧和寿命进行，财务部门领取财务用品，按照其工作的业务量的需要进行领取，但金额不能超过所规定的金额。事后加强对办公用品的监督。实行积分性奖惩制度，对领取后的办公用品进行监测。对办公用品领取后进行监测，若每次领取的部门确是物尽其用，则每领取一次就加一分，领取后出现问题则扣一分。这样既可以提高员工的积极性，又能达到事后监督的目的。4.3.2差旅费对不同级别职称的员工，规定不同的交通、住宿标准，明确的报销限额。如副经理以上的工作人员，出差的交通工具飞机可以选择商务座、高铁可以乘坐一等座、火车可以选择软卧。住宿条件，也可以分等级划分。如部门经理在A类城市出差时，可报销的住宿标准是260元/天，而部门经理以下的其他人员是150元/天。这样的明文规定既可以杜绝员工在出差的时，选择最贵、最舒适的交通方式和最佳的住宿条件，从而减少差旅费的铺张浪费，还能给优秀员工争取更多的福利和待遇，提高其工作的积极性。表4-2交通工具等级标准职称飞机高铁火车长途汽车副总经理以上人员商务舱一等座软卧按实报销部门经理经济舱二等座硬卧按实报销其他人员经济舱二等座硬卧按实报销表4-3住宿费标准职务省会城市地级市县城备注副总经理以上人员450/天350/天300/天其中含伙食、市内交通两项补贴部门经理260/天200/天160/天其他人员150/天120/天100/天5设计方案实施效果湖南卫培教育发展有限公司在管理费用报销审批流程中主要存在管理费用报销审批流程不完善、非财务人员缺乏相关的财务知识和管理费用没用制定明确的限额等问题。针对这些问题，我给出的建议是：（1）加强企业员工财务知识的普及，通过对员工进行财务知识培训，使其更快的适应和了解公司费用报销的流程和相关程序中所需的资料。（2）明确管理费用开支限额，使管理费用的报销更加的标准化和制度化，在减少财务人员工作量的同时尽量避免公司资源浪费。（3）在公司费用报销流程中，简化其报销环节的同时，实施线上报销方式，这样有利于提高员工的报销效率，又促进了员工工作的积极性。通过完善管理费用审批流程、制定报销限额、加强员工培训，将提高员工工作效率，有