湖南省晚安家居实业有限公司应付账款管理优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1湖南省晚安家居实业有限公司概况 湖南省晚安家居实业有限公司应付账款管理优化设计1湖南省晚安家居实业有限公司概况1.1湖南参晚安家居实业有限公司简介湖南省晚安家居实业有限公司成立于1986年元月，位于湖南省长沙市岳麓区潇湘中路，座落在风景秀丽的岳麓山下，美丽的湘江河畔，毗邻千年学府——湖南大学和湖南师范大学，交通方便。是融设计、开发、生产、销售于一体的中高档床垫、床上用品、软床、实木家具、沙发等于一体的大型专业生产家居类公司。下设晚安床垫厂（公司总部）、晚安家纺分公司、晚安软床厂、晚安沙发厂、美国晚安工业集团、澳大利亚晚安分公司、云南昆明分公司、华东、华北办事处等。

图示1湖南省晚安家居实业有限公司主要经营的是家具、防盗门、玩具的设计、生产、销售和出口业务及相关产品的进口业务和进料加工以及“三来一补”业务；自有场地、房屋租赁，市场管理、经营、策划，停车场经营管理。1.2湖南省晚安家居实业有限公司部门结构湖南省晚安家居实业有限公司主要是设有三个管理层分别是股东会、董事会和总经理，同时又在总经理下面设了七个部门分别是生产部、洽购部、财务部、技术部、销售部、品质管理部、行政部，各部门之间相互配合，其公司部门结构图2所示。股东会股东会董事会董事会总经理经理总经理经理品质管理部销售部行政部技术部财务部洽购部生产部品质管理部销售部行政部技术部财务部洽购部生产部图2湖南省晚安家居实业有限公司部门结构图1.3湖南省晚安家居实业有限公司财务部门结构湖南省晚安家居实业有限公司财务部门主要由财务总监、财务经理、财务主管管理，并由财务主管管理记账会计、材料会计、成本会计、税务会计、出纳、预算会计以及稽核会计，如图3所示。财务总监财务总监财务经理财务经理财务主管财务主管记账会计材料会计成本会计税务会计出纳预算会计记账会计材料会计成本会计税务会计出纳预算会计稽核会计图3湖南省晚安家居实业有限公司财务部门结构图2湖南省晚安家居实业有限公司应付账款存在的问题现状分析应付账款是指公司因购买材料、商品或接受劳务等日常生产经营活动应支付的款项。应付账款主要是由于买卖双方在取得物资与支付货款时间上不一致而产生的。针对大部分公司而言，应付账款是比较普遍和常规的负债，是筹资的手段之一。但近几年，应付账款的管理越来越不当，一些公司占用应付账款，总是要等到债权人来催债才肯归还甚至来催债都还不会还。晚安家居实业有限公司对应付账款管理还不够重视，对洽购部管理不规范，应付账款的账务处理也不够规范同时还没有建立良好的供应商关系等一系列问题。2.1洽购部门洽购管理不规范洽购部门管理不规范主要体现在两方面：一是未认真计算洽购时所需要的产品成本。在洽购时，在产品并没有进行升级、换代的情况下，完全没有洽购计划地随意洽购，使公司中的产品库存出现严重积压的现象。在洽购时未认真仔细了解公司的销售量，未对当时的市场情况进行合理的分析，未对全部产品的销售量进行仔细的分析，哪些商品应多进行洽购，而哪些商品应减少洽购，盲目的进行洽购以至于产生了不必要的成本浪费。二是洽购人员给公司带来了过高的应付账款。在洽购的过程中，有些没有职业素养的洽购人员不把公司的利益放在首位，把自己的利用放在首位，让自己的利益最大化，收取他人的好处后，故意加大洽购的数量，甚至有意提高了洽购的成本，给公司带来了过高的应付账款。洽购部门的不规范要让我们熟悉并了解正确的洽购管理流程（如图4所示）洽购管理组织洽购管理组织资源市场分析需求分析制定订货计划选择供应商资源市场分析需求分析制定订货计划选择供应商制定订货策略制定订货策略制定进货策略制定进货策略合作谈判合作谈判实施订货计划签订订货合同实施订货计划签订订货合同洽购基础工作洽购监控进货实施洽购基础工作洽购监控进货实施验收入库验收入库支付货款支付货款洽购评价洽购评价图4洽购管理流程图2.2供应商管理存在的问题目前该公司的供应商管理存在着管理体制不健全、供应商信用低下等问题。供应商选择管理不健全，对供应商没有详细的分析，供应商的基本信息混乱。供应商选择不当，审批不规范，容易导致产品成本增加。在选择供应商时，从公司的多个层面对供应商的整体要求不明确，从而使得这流程体系不够科学、不够完善。有的供应商过分宣传，故意误导洽购人员，在交货时发现产品与之前提供给公司的样品不符合时，并没有及时解决产品质量不同的问题，依然提供低质量的产品。有的供应商以少于成本来报价，然后以不合法得到的资料进行告发，并采用一些不正当手段去中伤、排斥其他的供应商。有的供应商资质、资格等重要信息出现错误；经审核认定供应商存在故弄玄虚、伪造变造等行为；发生需要变更的重要事项供应商未能及时变更或需要报告变更事项未及时报告。2.3支付程序不规范公司应付账款没有严格按照规范的洽购合同文本来执行，对于不同的供应商应制定不同的洽购合同，以避免日后因交易产生的经济法律纠纷而带来的经营风险。公司在支付应付账款的过程中，付款审核不严谨，随意性较强，导致洽购负责人无法准确了解到应付账款且容易形成部门人员之间的钱钱交易，最主要还是没有科学的、系统的审核流程。2.4账务处理不规范应付账款需要根据真实的发票和货物单据来进行登记，而在实际的工作中，由于各种原因，货物常常与与货物单据不符。在我们实际操作中，若产品与单据没有完全同步流转，那么财务处理的守时性也难以保证；而财务处理不准时引起财务信息上时间不同，可能会导致应付账款数据的不够准确。公司在月末核算时，对于一些实际已经入库的材料,公司没有及时采取配套的管理措施，导致没有暂估或暂估不够准确应付账款，造成会计信息失真。当公司在洽购产品时，如果洽购产品的数量较多，供应商都会给公司一定的现款扣头，来刺激公司提前用现金付款。在经济业务频仍时、业务量大的时候洽购人员总会遗忘现款的扣头，未把现款扣头后的费用计入费用而是把现款扣头前的费用算进去从而计算错误，导致账务总不准确。3湖南省晚安家居实业有限公司应付账款优化设计公司在生产经营过程中，公司平常产生的应付账款可以使公司有更多的主动权，这对公司是有利的。但是，异常应付账款的发生会给公司和社会带来巨大的损失。有着很大的消极作用。所以，加强应付账款管理是公司必不可少的行为，加强公司应付账款管理的措施主要包括以下几个方面。3.1加强洽购管理完善洽购制度，在洽购物资前，应该根据市场的需求及公司的销售情况进行合理部署。在洽购物资方面，公司可以通过洽购量的集中来提高议价能力，降低公司洽购成本。在针对供应商这一类，可以通过找到越来越多的供应商，让他们加入更多的市场竞争，来找到更好的上游供应商来减少采购成本，这样不仅可以帮助公司找到最好的物资，而且可以保证物资的充分发挥作用。最重要的一方面，企业对采购进行管制是制定出清晰的采购流程重要的一步。它可以采取以下几个因素:通过在公开招标中施展出供应商与供应商的较量措施，抉择出最适合本公司利益需求且能满足自身成本的供应商；使用网络销售减小采购加工成本;通过成批计算合理安排采购频度和批次，降低采购成本和入库成本等方法优化采购流程。可以加强对公司优化洽购流程。对于洽购人员的受贿行为，可采用多人洽购进行物资洽购从而进行相互监督，同时完善物资洽购管理的各项制度，防止在物资洽购过程中不正当行为发生。3.2加强对供应商的管理建立应付账款账龄主动分析表格

建立账龄主动分析表格使得公司能够清晰地了解亏欠供应商账款时间的长短，保护公司对供应商的信誉，并为资金安排的优先排序提供基础，需要像对待应收账款客户-样，对应付账款的账龄进行解析。以前使用的账龄分析方法是，从应付账款明细账中一笔一笔的提出来、客户一个一个的进行分析，最后的结果是速度慢、工作量大、准确度不高，如果客户很多、经济业务很多的情况下很难顺利开展。

2.创建供应商信誉评级制度

不同于对供应商进行信誉评级主要是对公司和供应商负责，只有供应商的信用高我们才能够与供应商长期稳定的合作下去。供应商信誉评级的创建也是为了检验供应商各个方面的能力，比如，产品的质量、资金的经营、成本的控制、可持续发展的能力，从而根据供应商在各个方面的实力判断其能否成为长久的搭档。优秀的供应商搭档可以帮助公司加强经济的发展、一同渡过难关。如图5所示。比较新旧供应商反馈反馈3.通过应付账款账龄和供应商的信誉两者相结合来确定被授信额度及限期。

公司的洽购部门与供应商两者之间磋商的最后结果是取得相应的授信结果的关键。市场的竞争不只是单个公司的竞争，而是供应链与供应链之间的竞争。比较新旧供应商反馈反馈分析市场竞争环境分析市场竞争环境确立供应商选择目标确立供应商选择目标建立供应商评价标准建立供应商评价标准成立评选小组成立评选小组供应商参与供应商参与评选供应商评选供应商建立供应商评价标准工具技术选择建立供应商评价标准工具技术选择图5供应商评选的步骤与程序3.3规范洽购协议文本每个客户都有不同的要求，供应商也是如此。不同供应商采取合同文本格式也不同,因为A和B的类型供应商和公司是一个持久的协作关系,所以应该签订一个有用的普遍协议,长期这样每次当你下订单后传真或一封信我们之间的订单列表或采购订单为准,可以节省大量的时间也免去了每次起草合同时的繁琐;C类供应商采购合同的格式应包括合作协议的相关条款和订单清单的内容，而不是订单清单。完善与采购合同相关的内容和清单，以防止今后因交易而产生的经济和法律纠纷带来的经营风险。3.4加强应付账款账务管理准时清算应付账款公司应准时清算应付账款，过多的应付账款会给财务人员加大了账款的管理难度。公司为了能够有效地、合理地利用应付账款，应该做到以下几点:准时付出应付账款、准时清算过去的应付账款、对财务人员及洽购人员进行按期集训。这样才能使公司有更好的声誉，公司有了良好的声誉，供应商才会愿意赊销货物给公司，甚至会给公司享受现金折扣。这样，公司的应付账款就形成--个良性循环。

(二)定期对应付账款进行查对

公司财务部应该每个月及时对账，从供应商取得对账单、与应付账款明细账或未付账单明细表一一查对，若账单上数额有所不同应当实时查明数额不同产生的理由。要是查对后未发现账单上并没有会计记载的错误，就该及时跟债务人及时接洽，并与对方的财务人员进一步的进行对账，从而适当地调整不同。财务部相关负责人应定期从供应商处取得对账单，并进行查对、调节工作。同时应加强各部门间的交流，共同做好往来账款的管理。

(三)创建合理应付账款付账程序.

应付账款账务的及时处理对应付账款的程序有直接的影响。创建合理的货款续传程序，也可以在一定程度上保障对公司的资金安全。洽购人员需要依据洽购计划进行洽购，与供应商订立合理的洽购合同。针对由于一些原故导致购货退款的现象,公司的财务人员应该及时进行账务处理，削减对应的应付账款。同时也要避免长期收取应付账款,对不能及时支付的应付账款要及时处理。合理的应付账款付款程序如图6所示。总经理财务总监出纳会计供应商按合同或进货单付款按合同或进货单付款查对票据查对票据付款审核签字付款审核签字安排付款安排付款按要求付款按要求付款收款后反馈收款后反馈确认付款成功确认付款成功付款凭证存档做到了按合同或进货单付款付款凭证存档做到了按合同或进货单付款图6应付账款付账程序4优化应付账款管理带来的成效随着市场经济的发展，在每个行业都奉行着各种各样的商业信誉，公司往来账款数额也越来越大，而对应付账款的管理也成为了公司正常经营中必不可少的一部分。对湖南省晚安家居实业有限公司应付账款管理模版进行了优化设计后，解决了洽购不规范、供应商选择管理制度不健全、供应商信用不高、账务处理不及时的问题。加强洽购管理，有利于减少负债成本、降低洽购成本，为公司节约成本，提高利润率。加强对供应商的管理，对公司有一定的保障，能使公司在市场竞争处于有利的地位。规范洽购合同成本，来避免以后因交易产生的经济法律纠纷而带来的经营风险。加强应付账款账务管理，有利于促进正常、合理的经营秩序。5总结在对湖南省晚安家居实业有限公司应付账款管理优化设计中，我了解到一个公司的经营活动不能不关注应收账款的相差、利润的取得，还要关注应付账款的管理。加强应付账款的管理，可以为我们降低洽购成本、减少负债成本同时对供应商的管理也能使得公司在家居行业中有一定的保障。如今，社会的发展迅速，顾客也从以前注重价格到现在更注重质量。所以我们公司应更加注重产品质量，选择安心可靠的供应商，不能只注重品牌的宣传，更要注重产品本身，让顾客可以安心的使用本公司的产品。在此次毕业设计中，我拓宽了自己的知识面，也学会了考虑事情的多方面，为以后走向工作岗位打下了良好的基础。但我也认识到了许多的不足之处，主动学习能力差，基础知识学的不牢固