湖南千思装饰有限责任公司差旅费报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计·目录1湖南千思装饰有限责任公司简介 湖南千思装饰有限责任公司差旅费报销制度优化设计1湖南千思装饰有限责任公司简介湖南千思智造家装饰有限公司(简称千思装饰)成立于2003年，是一家集装饰设计、施工、软装饰为一体的整体家居集团。湖南千思装饰智能包装，建筑二级资质，注册资本1000万平方米(基础+主要材料+家具+窗帘+配件)是一家集设计、硬、软、家具为一体的全包装包装公司。千思装饰有限责任公司在市中心拥有一个九万平方米的企业管理中心和两个研发中心。该公司拥有二十九名高级设计师，四十二名首席设计师，三十二名高级设计师和一千多名公司员工。凭着实力做大型项目，打造了一批优秀的示范项目，得到了业界的一致好评。2湖南千思装饰有限责任公司差旅费报销制度现状2.1报销流程为了加强公司员工日常办公行为的规范性，合理的控制公司日常开支，加强企业管理，湖南千思装饰有限责任公司设置了以公司日常出差业务需求为主的差旅费报销制度。根据实际需求，湖南千思装饰有限责任公司现行的差旅费报销标准主要以职务分为总监、经理、主管、员工四级，并按照地区的发展程度和乘坐交通工具的差异进行具体的划分，根据票据进行实报实销。目前湖南千思装饰有限责任公司报销流程如图1所示。申请人填写《出申请人填写《出差申请单》出纳付款财务部审核总经理审核副总经理审核部门经理审核图1湖南千思装饰有限责任公司当前报销流程2.2报销标准主要报销费用项目有:交通费、住宿费。一切差旅费用的报销都应取得发票和审批通过《出差申请单》。因特殊原因实在无法取得发票，应提供原始凭证（小票、付款截图）等，再以其他同类等额发票代替，（注意同类发票）如无发票，财务将不予核销。经理级以下，两个同性在同一个地方出差，需要合住一个房间。报销一人住宿费（可按标准上涨20%），不同级别两人按职务最高级别标准报销。如若进行会议、培训等，需要由公司统一安排住宿，则不报销住宿费。外派城市如有公司营业所，出差人员，需住公司营业所，不报销出差住宿费用。（公司承担营业所租金、物业费、水电气、网络通讯费等正常办公费用，由营业所负责人统一报销）。根据实际报销费用提供可用的交通工具，不能按规定乘坐交通工具时，须向部门负责人、市场文员报备后方可执行。表1湖南千思装饰有限责任公司差旅费报销标准表（单位：元/天）职务住宿费长途交通费市内交通费报销

标准备注一类区域

(北、上、

广、深)省会

城市县级

地级市交通工具交通工具总监400300200需提前出具出差

计划。飞机经济舱

或高铁的士在报销

标准

内,凭

票实报

实销餐补、电

话费在

工资中

统一发

放,不单

独报销经理220150130高铁二等座

火车硬卧、硬座

汽车的士主管220150130高铁二等座

火车硬卧、硬座

汽车的士

地铁

公交车员工220150130高铁二等座

火车硬卧、硬座

汽车地铁

公交车自2005年湖南千思装饰有限责任公司成立以来，湖南千思装饰责任有限公司的经营范围不断扩大。公司人员越来越多,对产品的质量和供需方面都有较大的需求和较高的要求。湖南千思装饰有限责任公司的差旅费报销制度流程采用的是传统的手工流程填写的纸质表格来进行差旅费的借款申请和审批，员工出差借款需部门经理签字和经理审批，部门经理出差时需经理审批签字，经理出差本人可以直接向财务部预支差旅费，差旅费用现金方式支付，员工出差回来后，自己到财务部报销，也可以由部门经理代为报销。2.3差旅费报销占比情况湖南千思装饰有限责任公司差旅费报销制度使公司差旅支出最小化，进行差旅成本控制，提高差旅效率，减轻行政和财务负担。在湖南千思装饰有限责任公司所有经营费用中，近几年差旅费支出费用高，占企业管理费用的比重为40%。具体的管理费用占比如图2所示：图2管理费用占比图3湖南千思装饰有限责任公司差旅费报销存在的问题3.1出差审批制度不完善湖南千思装饰有限责任公司虽然在差旅费申报问题上有一定的明文规定，但是公司对出差审批并没有制定完整制度，就总有人利用其不完善的地方以公济私。比如有时部门领导对批准出差后对员工没有过多约束，公司员工填写《出差申请单》后，部门领导有报备后就签字同意了其出差申请，之后的财务部以及正副总经理因部门领导的报备通过便直接选择同意出差申请，造成了许多员工获得以公司为其提供便利的出差机会，公司出差员工数量不受控制直线上升。3.2差旅费报销时间跨度长湖南千思装饰有限责任公司经常出现差旅费上报日期不统一的现象。差旅费报销时间长的主要原因是部分出差人员出差地点距离较近，费用较低。他们不想找老板签字，害怕不必要的麻烦，他们喜欢在去财务部报销之前积累一定的金额。一次性还款；或是由于出差次数多、时间长，时间不明确，账单丢失，给财务部门带来了很大的工作量。3.3出差外派人员虚报差旅费由于公司的差旅费报销是任意的，因此批准程序不完整，退款附件也不完整。员工报销差旅费时没有填写差旅申请表，没有让相关公司负责人批准，也没有出差的相关工作内容和任务，且出差单据不完整。没有旅费和住宿费的相关收据。所以就会使一些公司员工乘坐交通工具时超出他们所享受的水平；当他们入住酒店时，他们会选择高档酒店，让公司偿还超额支付的费用。以及公司员工谎报乘车或自驾出行天数，领取食品补贴和中途补贴。4湖南千思装饰有限责任公司差旅费报销制度优化4.1建立企业全新差旅费管理制度4.1.1报销流程优化公司在外派出差方面应注意控制好出差的人数及天数，虽然公司在省外很多城市都有着业务合作，但是能够使用电话或者网络就能解决的问题就没有必要再外派人员出差了。因为公司在出差审批上无完整制度，在必须要出差的情况下，设计批准具体流程，如下图3所示。图3差旅费报销流程出差人应该在填写出差申请表时要注意填写好自己的姓名、所属部门、出差事由、目的地、出差时间以及预计出差费用等信息，然后将出差申请表交以财务部门暂时保管。有具体的制度规定后能更好的控制出差人数。公司是有出差申请表的，但是每次事务不明确就出差了，在领导检查时也搞不清员工到底出差做了什么，但是资源就这样浪费掉了，因此，商务旅行申请表已经经过优化，并添加了出差报告摘要。在完成出差返回公司后，请前往财务部门并在表格的相关部分中完成出差程序。这不仅节省了内部资源，还阻止了滥竽充数的人的出现。而且还方便老板阅读其出差的具体信息。具体表格优化设计如下表4-1所示：表4-1出差申请表出差申请人部门出差目的地预计出差时间年月日年月日共计天出差事由费用预算交通费住宿费伙食费其他费用总计预支费用部门经理签字财务部门意见实际出差时间出差报告提要部门经理财务审核总经理签字在填写完毕出差申请单后，对出差人员要预支的差旅费应填写借支单。借支单应写清借支人员姓名、所属部门及职务、借支事由、借支时间及借支金额等内容，填写完之后交由上级领导或者部门经理签字审核后交予财务部门审核，审核通过后予以付款，通过后的借支单应交财务部门保管。原则上前有欠款的人员不允许再填写借支单借支钱款。借支单具体如下表4-2所示：表4-2借支单年月日部门:借支人姓名职务借支事由人民币(大写)核准会计出纳借支人4.1.2报销标准优化交通⑴员工使用公共交通工具的基本原则：企业员工出行选择公共交通时，应以安全经济方便快捷为基本原则，在工作时间条件允许的特殊情况下，应尽可能多地选择以大型火车、汽车和大型轮船车辆为主的交通工具，并尽量选择最直接的、经济的和效率高的员工出行交通方式。⑵在外出差工作人员对其往返乘车交通费严格实行实名制报销，往返乘车交通工具收费按行业级别不同特点设置了各种收费标准，最大收费标准按照附表1规定严格实行。出差者自行搭乘航空公司经营交通运输工具时，不得自行报销单次往返单程车费。⑶员工因特殊工作需要，须同时乘坐大型飞机、软卧或个人自带自驾车如需出游，须报经行政经理提出批准。无特殊需要每年应免费乘坐公交。员工若遇到有特殊工作需要，应根据劳务批准工作程序由行政经理进行审核，报经行政经理作出批准，否则由每位员工自己自行承担劳务超标的部分劳务费用。⑷报出差者必须实行市内出租交通费，经理及以上职员本人可以搭乘市内出租车，报名者身上应详细标明出差起始时间地点及搭乘出租时的车票、机票，车船票(长途旅行)由行政部门统一安排定票。具体采用交通工具及交通费用如下表4-3所示。表4-3交通工具标准表飞机火车长途汽车出租车总监普通舱软卧软座实报实报经理需申请便卧硬座可乘实报业务员不予报销硬卧硬座可乘需申请住宿⑴在收费标准中，出差工作人员旅游住宿费实报实销，按单位职工工作级别和旅游目的地人均消费水平不同分别制定了各自的收费标准。⑵入住标准不能由放假而提高，两名员工同住一间房子，入住标准仅能按其中一名员工的单人标准入住，不能将入住标准与其他员工一起使用，不能作为选择住房的标准。⑶外出人员出差地如为家庭常住，则不报销宿舍费用。⑷如有特殊服务需要，员工在申请入住星级酒店时须由行政经理进行审查。餐费补贴餐费采用按员工等级不同，地区各有不同，按标准计算。早餐的20%和午餐、晚餐占40%，如出差发生交际报酬费，则仅报销当次应酬的交际报偿费用。如果员工在家庭中出差，每天餐费为10元/人。下表中显示的是餐费报销。表4-4伙食补助标准表（单位：元/天）计量单位:元/每天特区直辖市省会城市具级市及以下总监实报实销经理70606040业务员605050404.2差旅费报销时间跨度长优化方案差旅费报销应采取一个月两次报销，并且需要分次报销的员工须提前申请，报销单据必须真实有效。出差人员应在回公司后一周以内到财务部统一结算，财务部门对于出差人员实行监督责任，每半个月进行一次清查，差旅费报销时间不得超过一个月，对于出差借款超一个月的人员在公司通告栏进行通报，并提醒其及时报销，对于逾期仍不报销或不归还借款者，从工资中扣还借款并处于一定的惩罚。具体罚款标准如下:表4-5逾期罚款标准提前申请未申请超一周未报销不予罚款50元/天15天清查未报销不予罚款70元/天超30天未报销罚款90元/天,并不予报销4.3出差外派人员虚报差旅费优化方案为保证出差的真实性,需要在出差前12个小时向财务人员进行报备同时出示具有部门领导审批通过的出差申请表。为保证金额的真实，出行方式和住宿的订票由财务人员在监督人员的监督下进行，同时将出差所发生的费用及行程进行报备。为避免ps的情况应在报销时向财务人员出示凭证后进行银行流水，或者支付的账单的清查，以确保信息的真实性。5总结通过对湖南千思装饰有限责任公司的毕业设计，希望健全并制定一套湖南千思装饰有限责任公司的科学合理的