电力设备EPC总承包工程采购组织与职责

电力设备EPC总承包工程采购组织与职责1.1采购程序为了对公司承接的EPC总承包项目采购工作进行有效的管理，公司制定了针对总承包项目的采购控制程序，如下图所示：工程总承包项目设备材料采购程序根据公司采购程序的要求，项目采购工作执行如下：1.1.1总承包项目设备材料采购的策划1.1.1.1在总承包合同签订后，经项目经理推荐，公司任命项目采购经理，并由公司采购部组织项目采购专业人员(采买工程师、催交工程师、检验工程师、运输工程师、仓储工程师、综合管理师)，报项目经理批准成立项目采购部，完成项目采购工作。1.1.1.2根据总承包项目合同和实施计划，由项目采购经理负责组织编制项目采购计划。1.1.2编制项目合格供商名录，合格供货商的资格审查由公司采购部负责，总承包项目的《合格供货商短名单》由项目采买工程师编制、项目采购经理校核、项目经理审批。审查过程应填写供方评价记录。对多个供货商可采用集中填写方式。每个招标项目确定的合格供货商名单原则上每一类不少于3个。《合格供货商短名单》将根据总承包项目合同的要求报业主审核。1.1.3编制设备招标文件，按要求提交相关部门审核。1.1.4评标和授标1.1.4.1项目采购部及招标代理机构进行招标的具体工作；项目评标专家组负责对总承包项目设备材料的评标工作，提交评标报告；1.1.4.2评标专家组负责对投标书或报价书进行评审。评标专家组分为技术组、商务组和工作组，并推选出各组组长。评标专家按评标结果得分高低排出中标单位顺序，推荐预中标单位，提交相关部门批准后，确定中标单位。1.1.4.3中标单位确定后，以书面形式向供方授标，并签订采购合同。1.1.4.4合同签订后，由项目财务人员协助采买工程师按照合同约定验收保函(保证金)、付款凭证，手续齐全并经项目经理或公司授权委托的人员批准后付款。1.1.5设备监造、催交催运、检验、接收和保管1.1.5.1项目采购部的催交工程师应编制项目催交计划，并经项目采购经理批准后实施。催交工程师对采购的设备、材料及相关资料进行催交，并负责将经设计确认的图纸及时返回给供方。1.1.5.2项目采购部的检验工程师应编制监造(必要时)和检验计划，并经项目采购经理批准实施。1.1.5.3项目采购部的运输工程师应编制运输计划，并经项目采购经理批准后实施。1.1.5.4总承包(EPC)项目采购部的现场仓储工程师负责组织设备、材料的现场接收和移交管理工作。1.1.6设备、材料在检验过程中发现不合格品时，相应人员应记录不合格项描述(文字、照片、录像)，提出处理措施并进行相应签署。1.1.7项目采购经理在项目竣工一个月内应组织编制采购总结报告。根据项目的规模和采购范围的情况，评价报告可与项目采购总结报告合并完成。1.2项目采购部与本部采购部的组织结构关系项目采购部成员来自公司采购部。在人力、物力上得到充分保证，并实行矩阵式组织进行管理。项目采购部在项目经理和项目采购经理的领导下负责执行该项目的采购任务。公司采购部是项目采购部人员的派出部门，为项目采购部人员提供技术指导、培训等各项人力资源的支持。下图显示了项目采购部与公司本部采购部的组织管理关系。实线表示连续的工作报告关系，虚线表示必要的指导和支持关系。图1项目采购部与公司采购部关系图1.3公司采购部组织机构及职责1.3.1公司采购部的机构组成如下设立六个专业组：综合管理组、采买组、催交监造组、检验组、运输组、仓储组。如图所示：图2公司采购部组织机构1.3.2公司采购部的职责范围1.3.1.1公司采购部归口管理公司工程总承包项目的设备、材料采购工作。1.3.1.2在项目报价和合同谈判阶段，派员参加项目报价工作，提供设备、材料采购的有关价格数据和采购风险等资料，并参加合同有关条款的谈判。1.3.1.3总承包中标后，向项目部(组)派出项目采购经理及采购专业人员(采买工程师、催交监造工程师、检验工程师、运输工程师、综合管理工程师、仓储工程师等)，在项目经理领导下，完成项目采购任务。1.3.1.4组织制订采购工作程序、作业文件、标准、规定、工作手册、统一格式等基础工作。1.3.1.5负责指导项目采购经理和采购专业人员的工作。1.3.1.6负责合格供货厂商的资格审查，合格供货厂商名单的更新和管理。1.3.1.7协助项目采购经理进行采购招标，或经公司授权签订采购合同。1.3.1.8调配采购人员，保证公司各个项目的采购任务全面完成。1.3.1.9协调各个项目采购部与设计部、工程技术部、经营部之间的关系。1.3.1.10收集商情，积累设备、材料的价格资料。1.3.1.11负责经验总结，管理和改进采购《工作手册》。1.3.1.12考核和培训职工，提高职工的素质和业务能力。1.3.3公司采购部的岗位设置采购部经理、采买工程师、催交监造工程师、检验工程师、运输工程师、仓储管理工程师、综合管理师1.3.4公司采购部的岗位职责1.3.4.1公司采购部经理(1)负责归口管理公司工程总承包项目或采购服务项目的物资采购工作。(2)负责组织人员进行项目投标、报价和合同谈判工作；提供物资采购的有关价格数据和采购风险等资料，并参加合同有关条款的谈判工作；经公司授权签订采购合同。(3)负责向中标项目派出项目采购经理、采购副经理采购专业人员(采买工程师、催交监造主管、检验工程师、运输工程师、综合管理师)。(4)负责协调公司采购部与各部门的接口关系。(5)负责组织编写公司采购部的管理程序和作业文件，并负责实施。(6)负责合格供货厂商的资格审查，并组织编制、维护和管理《公司合格供货厂商名录》的工作。(7)负责公司采购管理软件平台的建立和配合公司建立集成平台的工作。(8)负责采购人力资源的合理配置，保证公司各项目的采购任务全面完成。(9)负责采购部员工的考核和培训工作。(10)负责部门员工执行公司各项管理制度的工作。(11)负责公司采购部内部的其他管理工作。(12)负责完成项目建设部经理安排的其它工作。1.3.4.2采买工程师(1)负责管理采买工作的文件，资料，项目结束时整理、归档。(2)作为项目部采买工程师和现场采买工程师的人员储备，必要时也作为项目采购部催交工程师、检验工程师和运输工程师的人员储备。(3)参加收集商情、积累物资的价格资料工作。(4)参加采购部的标准化工作。(5)完成采购部经理交办的其他工作。1.3.4.3催交监造工程师(1)负责管理催交监造工作的文件、资料，项目结束整理、归档。(2)作为现场催交监造工程师的人员储备。(3)参加采购文件商务部分的编制工作。(4)完成采购部经理交办的其他工作。1.3.4.4检验工程师(1)负责管理检验工作的文件、资料，项目结束时整理、归档。(2)作为现场检验工程师的人员储备。(4)参加采购文件商务部分的编制工作。(5)完成采购部经理交办的其他工作。1.3.4.5运输工程师(1)负责管理运输工作的文件、资料，项目结束时整理、归档。(2)作为现场运输工程师的人员储备。(3)参加采购文件商务部分的编制工作。(4)完成采购部经理交办的其他工作。1.3.4.6仓储工程师师(1)归口管理各项目的物资仓储工作及仓储管理单位的工作。(2)负责指导对仓储管理单位进行培训。(3)是项目仓储管理工程师的人员储备。(4)参加仓储管理单位招标文件的编制。(5)完成采购部经理交办的其他工作。1.3.4.7综合管理师(1)在采购部经理的领导下，按照质量体系文件和项目采购管理程序及作业文件，完成规定的计划管理、合同管理和文件管理工作。(2)负责汇总各项目采购部采购报告的数据统计，并经采购部经理审阅后交项目建设部。(3)负责提出采购费用计划和申请。(4)负责编写采购合同、费用、变更台帐；(5)负责采购工作文件、联络函件台帐的管理工作。(6)参加编制《公司合格供应商名录》工作，并负责维护和管理。(7)参加编制报价数据库工作，并负责维护和管理。(8)负责通知各项目部的采购人员关于公司的各项新的规定和政策。(9)参加采购招标及文件资料的管理工作。(10)作为现场综合管理工程师的人员储备。(11)负责整理采购部的各项会议纪要。(12)负责采购部文件的收发和管理工作。(13)完成采购部经理交办的其他工作。1.4项目采购部组织机构及职责现场项目采购部成立以后，与公司本部采用矩阵式组织管理方式，各岗位人员由公司本部采购部相应的部门人员组成，接受项目采购经理的领导，公司本部提供必要的人力支援。1.4.1项目采购部组织机构图3项目采购部组织机构1.4.1.1人员配置根据项目进展过程中，现场采购相关工作对招标采买、生产监造、到货检验人员需求的差异性，项目采购部人员进行动态合理配置，如下：岗位名称/工作阶段招标采买为主设备生产监造为主到货检验为主设备消缺为主项目采购部经理1项目采购部副经理1综合管理工程师12采买工程师3211催交监造工程师-2～311检验工程师-14～5-运输工程师-1-仓储工程师1合计711～1212～137注：本项目设备监造、物资仓储都将分包给专业的管理公司，因此本项目派驻的催交监造工程1.4.1.2拟派驻本项目主要岗位人员简历序号姓名岗位年龄执行项目经验备注项目名称项目规模在建/完成1采购部经理2采购部副经理3采买工程师4采买工程师5采买工程师6催交监造工程师7催交监造工程师8检验工程师9检验工程师10检验工程师11检验工程师12综合管理工程师13综合管理工程师1.4.2项目采购部职责范围在项目经理的领导下，项目采购经理组织项目采购部公司质量、环境、职业健康、安全体系文件的要求，在公司《采购控制程序》的基础上完善以下文件，并作为本项目的执行依据：1.4.1.1本项目的采购协调程序。并于规定的时间上交业主审核批准。1.4.1.2本项目的采购实施计划，在项目经理批准后执行。我公司全面负责物资管理流程，包括物资供应策略的定义、执行和实施工作，及材料识别、材料制造的要求、裕量申请、采购、催交、清关和质量保证所要求的合适文件、货运及清关、开箱检验等工作的组织和参与。我公司还负责材料交付至仓库、预制厂或工地，解决工地现场对溢、短损的疑问，施工缺料的确定及余料的处理。我公司提供所有的仓储、现场物流和协调施工实体，负责项目施工阶段的正确物资管理程序和流程。我公司接受业主为物资管理计划的应用和实施提供的支持和监督。1.4.3项目采购部主要工作内容1.4.3.1综合管理(1)项目采购计划管理及计划调整；(2)数据统计分析和采购工作报告；(3)采购合同管理；(4)采购费用计划和申请；(5)直接材料相关费用管理及采购分包合同管理；(6)文件资料管理(7)负责通知业主、监理和各部门参加招标、评标、验收等工作。1.4.3.2采买(1)编写采购计划；(2)接受请购单，包括设备材料清册、设备技术性能、数据表、采购说明书、图纸等；(3)与招标代理单位共同编制招标与询价文件的商务部分，并与技术部分整合成完整的招标书和询价文件；(4)选择合格供应商，并组织对投标厂商的资格评审；(5)管理招标代理发出招标和询价文件、接收报价；(6)管理组织报价评审；(7)组织召开厂商协调会；(8)按流程确定中标厂商、督促招标代理单位发出中标通知，签订订货合同。1.4.3.3催交监造(1)与监造分包商共同编制催交监造计划，特别是复杂设备和特殊散装材料的催交监造计划；(2)负责催交供货厂商的配合资料，并在确认后按时返回供货厂商；(3)了解并督促供货厂商的生产进度、外协件的落实情况等；(4)保证交货日期；(5)编制物资到货状态报告。1.4.3.4检验(1)编制设备、散装材料检验计划；(2)原材料检验；(3)中间检验；(4)成品检验、试验；(5)办理委托第三方检验；(6)提交检验报告。1.4.3.5运输(1)编制物资运输计划；(2)确定国际或国内运输公司，办理运输委托手续；(3)超限设备、大件设备运输的有关问题处理；(4)物资的包装、发运前装箱检查、验收；(5)报关、运输保险、商检等手续办理或委托；(6)完成进出口货物的核销。1.4.3.6仓储管理(1)编制仓储管理计划；(2)物资的接货、卸货(3)物资的验收、入库；(4)物资的保管、保养(5)物资的出库、发放；(6)做好仓储管理台帐。1.4.4项目采购部岗位职责1.4.4.1项目采购经理项目采购经理在项目经理的领导下，负责组织、协调、指导工程的采购工作，对工程采购质量、进度、费用全面负责，主要职责如下：(1)组织编写本项目的采购协调程序，该程序应涵盖所有采购事项以满足采购要求。该程序应说明项目采购部与业主的所有界面以及各方所应承担的相应工作；(2)对于所有采购工作进行全面的管理与协调，进行一切必要的记录工作，发布一切必要的报告，并采取一切必要的措施及跟进工作以保证采购工作能够顺利完成；(3)详细列明需编制和发布的各项须经业主审查的记录、登记和报告，在完成上述记录、登记和报告的过程中应遵循业主和国内有关管理机构的所有要求；(4)组织须经业主、监理工程师批准的事项的工作，按相关要求上报审批文件，并接受业主、监理工程师的监督；(5)组织编制采购计划，申报采购费用；(6)组织编制采购文件的商务部分，并协调、汇总设计部编制的物资的技术规范部分，以组成完整的采购文件；(7)组织审核投标商的资格，包括偿付能力、现有工作负荷以及其与业主对于制造厂在履约前的各项要求的吻合度。审核后提出合格的邀请招标/询价厂商名单，并附审核评估情况的详细资料报业主审批；(8)组织须向业主进行采购申请及规格等工作的审批。在向业主发出材料采购申请时，我公司可同时与制造厂(制造商)接洽材料采购事宜。我公司应负责将业主的所有意见纳入该物料材料采购工作；(9)按规定的程序组织货物采购的邀请招标/询价或分承包操作；(10)组织报价的商务评审和综合评审，按规定确定供货厂商或分包商；(11)组织与供货厂商或分包商的合同谈判和订立合同；(12)组织提交技术标的分析供业主参考，每个技术标分析应包括有足够数量的制造厂(制造商)或分包商的分析，以保证该技术标分析是建立在多个制造厂(制造商)或分包商竞价的基础之上且其建议选择的制造厂(制造商)或分包商在技术层面上可完全满足项目要求。在未经业主批准或不适用于业主明确定义的特殊情况下，上述技术标分析不得仅限于对一个制造厂(制造商)或分包商作出分析；(13)组织采购人员按规定和分工，做好货物的采买、催交、检验和监造、包装和运输、交接及交接后的服务工作；(14)组织编制采购进展月报，定期组织分析采购计划执行情况，针对存在问题提出解决办法，并及时向项目经理和有关部门报告；(15)组织工程货物采购的总结和收尾工作；(16)组织做好工程采购文件、资料和质量记录的管理和归档工作。1.4.4.2项目采购副经理(1)协助项目采购经理工作；(2)组织编写采购计划。(3)组织供应商的选择、评审。(4)组织招标、询价、汇标、评标。(5)组织合同签订工作。(7)检查合同执行情况、校核付款计划、申请。(8)检查催交、监造进度，指导催交监造主管处理各种催交监造中的问题。(9)指导并检查检验工程师的工作。(10)负责监督、检查仓储管理工作，处理仓储管理过程中出现的各种问题。(11)完成采购部经理交办的其他工作。1.4.4.3采买工程师项目采买工程师在项目采购经理的领导下，对分工范围内货物采购的质量、进度和费用负责，主要职责如下：(1)参加编制采购文件的商务部分，了解和掌握采购文件有关技术部分的内容和要求；(2)参加审查有关投标商的资格或参加研究合格询价厂商的名单；(3)参加有关货物采购的招标/询价或分承包；(4)参加有关货物采购招标/询价的商务评审，组织分工范围内的技术评审，提出初选的供货厂商或分包商；(5)参加与有关供货厂商或分包商的合同谈判和订立合同；(6)编制分工范围内的采购计划，并申报有关费用；(7)按规定做好分工范围内货物的催交、检验和监造、包装和运输、交接及交接后的服务工作；(8)编制分工范围内的采购进展月报，定期分析采购计划的执行情况，针对存在问题提出解决办法，及时向项目采购经理报告；(9)做好分工范围内货物采购的总结和收尾工作；(10)做好分工范围内采购文件、资料和质量记录的管理和归档工作。1.4.4.4催交监造工程师催交监造主管在项目经理的领导下，对分工范围内货物采购的催交与监造负责，主要职责如下：(1)负责设备材料催交工作，及时掌握设备、材料的到货信息。(2)负责管理监造分包商的监造工作，(3)协调设计部与供应商的关系，并对设备资料进行催交。(4)编写工作日志。(5)组织编写催交日报、催交周报、催交月报、监造周报、监造月报。(6)完成采购部经理、副经理交办的其他工作。1.4.4.5检验工程师项目检验工程师在项目采购经理的领导下，对所分工范围内货物的到货检验、保管及发放等工作负责，管理仓储管理公司的仓储工作，主要职责如下：(1)组织仓储管理公司到货接收；(2)编制检验计划，组织代保管公司进行设备验收；(3)联系处理检验出现的问题；(4)管理仓储管理公司对库内物资的存放及保养工作；(5)管理仓储管理公司的物资发放工作；(6)完成项目经理和部门领导交办的临时工作。1.4.4.6运输工程师项目运输工程师在项目采购经理的领导下，对所承担运输范围内货物的采运输方式、过程等工作负责，主要职责如下：(1)跟踪管理供应商的物资运输方案，尤其是大件物资的运输。(2)了解不同地区运输管理制度的差异，协调供应商运输中存在的问题。(3)检查包装是否合格，标识是否正确；(4)完成项目经理和部门领导交办的临时工作。1.4.4.7综合管理工程师综合管理工程师在项目采购经理的领导下，对分工范围内计划管理、合同管理和文件管理等工作负责，主要职责如下：(1)跟踪项目采购计划的执行情况，并对项目采购计划进行管理及更新；(2)接收采买、催交、检验和运输工作台帐或报告，进行数据统计分析，并编写采购工作报告；(3)采购合同的登记、编写台帐和保管；(4)负责跟踪、接收、归档/保存、管理、复制、分发和保护所有与合同相关的以及由此产生的往来通信、工程设计规格、计算、图纸及其它相关数据；(5)确保采购管理系统可以通过内部审核流程，跟踪、监督及控制、接收和转发所有的制造厂(制造商)的图纸、规格说明及文件，直至上述图纸、规格说明及文件原样返回发出人并收到竣工图。同时保证项目部的批复及意见无延误地迅速通知到相关制造厂(制造商)；(6)负责采购文件管理，包括对于日志、文件登记，技术档案和在工程竣工时需移交业主的文件的维护管理；(7)采购费用计划的编写和办理付费申请手续；(8)直接材料相关费用管理；(9)负责通知业主和各相关部门参加招标、评标工作，通知业主、监理参加设备材料的验收等工作。负责向业主、监理提交需要的所有文件。1.4.4.8仓储管理工程师(1)负责对仓储管理单位进行管理，对仓储管理队伍的岗位、职责、人员进行审核把关，对不符合要求的人员及时更换或辞退。(2)负责监督、培训仓储管理单位按公司的仓储、发放、领用管理规定执行。对仓储管