文档管理系统管理制度

文档管理系统管理制度1.前言本规章制度旨在规范和管理企业内部的文档管理系统，确保文档管理系统的高效运行，提高生产管理的质量和效率。本制度适用于全体员工，并应严格遵守。2.定义2.1文档：指企业内部所拥有的各类记录、文件和资料，包含但不限于业务文件、合同、报告、会议纪要、培训资料等。2.2文档管理系统：指由企业搭建和使用的用于组织、存储、检索和共享文档的信息化系统。3.文档管理系统权限管理3.1每位员工在文档管理系统中应设有唯一的账号，并严禁与他人共享账号。3.2管理员负责为员工设置在文档管理系统中的权限，依据员工职责和需求，调配相应的操作权限。3.3管理员应及时调整权限，当员工转岗、离职或职责发生变动时，必需及时取消或调整其在文档管理系统中的权限。3.4员工在文档管理系统中的操作应遵守权限限制，不得越权操作他人的文档。4.文档分类和命名规范4.1企业内部文档应依照肯定的分类方式进行管理，常见的分类方式包含：业务文件、合同文件、内部报告、会议纪要、知识库等，具体分类方式由管理员依据实际需要定义。4.2每个文档在存储时应给予明确的文件名，文件名应具有描述性，能够清楚反映文档的内容和属性。4.3文档的分类和命名规范应在文档管理系统的使用手册中明确定义，供员工参考和遵从。5.文档创建和修改流程5.1员工在创建新的文档时，应在文档管理系统中选择合适的分类，并填写相关属性信息，如文档标题、作者、创建日期等。5.2经过初稿编辑和审核后的文档，应在文档管理系统中进行备案和归档，并标注相关流程信息。5.3在需要修改文档内容时，应依照修改流程进行操作，确保修改的文档能够被完整记录和追溯。5.4关键文档的修改应经过相关负责人的审批，确保修改的准确性和对相关流程的影响评估。6.文档存储和归档管理6.1文档存储应基于文档管理系统进行，不得将文档存储在个人电脑、移动存储设备等非正式途径中。6.2企业应为文档管理系统供应充分的存储空间，确保能够存储全部需要管理的文档。6.3文档应依照其分类和紧要性进行归档管理，归档后的文档不得再进行修改，只能通过特定流程进行访问和复制。6.4定期对文档管理系统中的文档进行备份，以避开文档的丢失和损坏。7.文档检索和共享7.1文档管理系统应具备便捷的检索功能，员工可以通过关键字、属性等方式进行文档的检索。7.2员工在使用文档时应尽量选择已有的文档，而不是重新编写，提高工作效率和文档的全都性。7.3文档的共享应基于文档管理系统进行，不得将文档通过其他方式进行传递，确保文档的安全性和完整性。7.4对于需要对外共享的文档，应经过相关负责人的审批，并遵从企业的相关规定和流程。8.文档管理系统的维护和更新8.1管理员应定期对文档管理系统进行维护，确保系统的稳定运行和数据的安全。8.2对于文档管理系统的更新和升级，应在周末或非工作时间进行，以减少对员工工作的影响。8.3系统更新和升级前，应提前通知员工，并进行必需的培训和引导，以确保员工可以适应和熟识新的系统功能。9.监督和惩戒9.1管理员应对员工在文档管理系统的使用情况进行定期监督和检查。9.2对于违反文档管理规定的行为，将依据企业相关制度进行相应的惩戒，包含但不限于口头警告、书面警告、降低岗位评价、工资扣减、解除劳动合同等。9.3员工对于本规章制度中的内容有疑问或建议，可向上级主管或人力资源部门进行咨询和反映。10.结束语本制度是为了规范和