公司档案管理制度范例（2篇）

公司档案管理制度范例一、引言本企业为实现档案管理的规范化和强化，提升档案管理效率与安全性，特此制订本档案管理制度。二、目标与适用范围1.目标：本制度旨在确保公司档案的规范管理、有效利用和安全保存，保证档案的准确、完整和真实。2.适用范围：本制度适用于公司内部所有档案管理活动。三、基本原则1.法规遵循原则：遵守国家档案管理相关法律法规和规定，确保管理活动的合法性与规范性。2.统一管理原则：公司设立统一的档案管理机构，全面负责档案管理工作。3.标准化操作原则：依据标准操作流程，进行档案的收集、整理、归档和检索。4.安全保密原则：确保档案的安全、完整和保密，防止档案丢失、损毁或信息泄露。四、档案管理机构1.公司设立档案管理部门，全面负责档案管理工作。2.档案管理部门由专业人员组成，负责档案的收集、整理、归档、检索及安全工作。五、档案管理流程1.档案收集：各部门每月按时将生成的各类档案提交档案管理部门。2.档案整理：对收集的档案进行整理分类，编制档案目录和清单。3.档案归档：整理后的档案按照目录和清单归档，每份档案标注档案编号和保存期限。4.档案借阅：员工需填写借阅申请表，经上级批准后方可借阅档案。5.档案归还：借阅期满或不再需要借阅时，需及时归还，由档案管理部门核查档案完整性。6.档案销毁：达到保存期限或无需保存的档案，按照公司规定进行销毁，并保留销毁记录以备查证。六、档案管理要求1.档案编号：每份档案需分配唯一编号，以便标识和检索。2.保存期限：根据法律法规和公司规定确定档案保存期限，到期档案进行销毁处理。3.档案存储：档案存储区域应保持干燥、通风，防止潮湿和火灾，采取必要防护措施。4.档案检索：建立完善的检索系统，便于员工查询和借阅档案。5.档案保密：对涉及公司机密和个人隐私的档案，所有人员均有保密责任，未经授权不得泄露。6.档案备份：定期对重要电子档案和纸质档案进行备份，确保档案安全。七、档案管理考核与奖惩1.档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行考核，发现问题并提出改进建议。2.对于管理得当的部门和个人，予以表彰和奖励；对存在问题、不合规的部门和个人，进行批评教育，并视情况给予纪律处分。八、其他条款1.本制度的解释权归公司所有，如有修改或补充，需经上级部门批准。2.本制度自发布之日起生效，原有档案管理制度同时废止。公司档案管理制度范例（二）第一章总则第一条为规范公司档案管理，确保档案的安全与有效利用，提升工作效率和服务品质，特制定本规定。第二条档案管理涵盖档案的收集、整理、归档、保存、使用及销毁等流程。第三条公司档案以纸质和电子两种形式保存，其中纸质档案为主，电子档案为辅。第二章档案管理责任与权限第四条公司档案管理部门全面负责档案管理工作，其主要职责包括：（一）组织、协调及督导全公司的档案管理工作；（二）制定和修订档案管理制度和标准；（三）保管档案，确保其安全与完整；（四）提供档案查询、复制及服务；（五）执行档案的整理、归档和分类工作；（六）指导各部门、分支的档案管理工作；（七）建立和执行电子档案管理系统。第五条各部门、分支应遵循档案管理部门的规定，负责本部门、本机构的档案管理，并指定专人负责档案的管理与保存。第三章档案分类与归档第六条档案分类基于文件内容、形式和功能，归档规范相应制定。第七条在归档前，应对档案进行整理和编目，以保证其准确性和完整性。第八条归档档案应按指定位置存放，禁止擅自改动或移动。第九条归档档案需配备详细目录和编号，便于检索和使用。第四章档案保管与利用第十条档案应按规定的保存期限保管，并采取适当措施防止丢失、损坏或泄密。第十一条保管人员应定期检查和整理档案，确保档案的安全与完整。第十二条档案的使用应遵循既定程序，不得擅自取用或外借。第十三条档案复制及服务应按规程进行，以维护档案的安全和机密性。第五章档案的销毁与移交第十四条档案销毁需经过相关程序审批，由相关部门确认。第十五条档案移交需经过确认，双方应签署移交协议，并存档备查。第六章附则第十六条公司档案管理部门有权对